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28. 06. 2019

Ordner droht zu platzen - drei Möglichkeiten, die Gefahr abzuwenden

Wer kennt sie nicht: Dicke auseinanderberstende Ordner, die einem das Büroleben – im wahrsten Sinne des Wortes – schwermachen? Dabei lautet die Empfehlung der Hersteller, die Ordner nur zu 80% zu füllen. Das erleichtert das Umblättern und Abheften, das Greifen des Ordners mit einer Hand und schont die Mechanik. Ganz zu schweigen von dem Durcheinander, das entsteht, wenn der dicke Ordner hinfällt, die Mechanik auseinanderschnappt und alle Dokumente schön verstreut auf dem Fußboden liegen.

Was tun, wenn ein Ordner (mit wirklich wichtigen Unterlagen) überquillt? Drei Möglichkeiten, die nach rund 30 bis 60 Minuten Zeitaufwand spürbare Entlastung schaffen:

1. Möglichkeit: Durchblättern und Aussortieren, Ordner bleibt
Blättern Sie den Ordner systematisch durch und nehmen Sie alte Unterlagen, die definitiv nicht mehr benötigt werden oder nicht mehr aktuell sind raus. Zum Beispiel Versicherungsunterlagen von Kraftfahrzeugen, die Sie seit vielen Jahren nicht mehr besitzen oder von Gebäuden, die gar nicht mehr existieren.
Das Verbraucherportal der GDV (Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft e. V.) empfiehlt, die Unterlagen mindestens bis zu 3 Jahre nach Ablauf der Versicherung aufzubewahren, um der gesetzlichen Gewährleistungspflicht zu genügen.
Auch alte Angebote, die geschäftlich keine Bedeutung mehr haben, Informationsbroschüren, die nicht mehr aktuell sind, Weiterbildungsunterlagen, die veraltet sind oder allgemeine Informationen, die inzwischen im Internet abrufbar sind, können entsorgt werden.

Wenn Sie unsicher sind, empfiehlt sich das Wegwerfen auf Probe – Hauptsache der Ordner ist nur mit aktuellen und aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gefüllt.

2. Möglichkeit: Alter Ordner geht, neuer Ordner kommt
Der Ordner geht ins separate Archiv für alte aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Für die zukünftigen neuen Unterlagen wird ein neuer Ordner angelegt. Zum Beispiel im Bereich Tiergesundheit. Hat sich die Ordnungsstruktur im alten Ordner bewährt, wird sie im neuen Register mit Inhaltverzeichnis übernommen. Starten Sie die Ablage im neuen Ordner ab einem definierten Monat oder Jahr und notieren Sie dies auf dem Rückenschild. Zum Beispiel: „Ab 2019“ oder „Ab Juli 2019“. Notieren Sie auf dem Rückenschild des jetzt alten Ordners ebenfalls den Zeitraum, auf den sich der Akteninhalt bezieht.

3. Möglichkeit: Aus einem Ordner werden zwei
Sind die Unterlagen weiterhin aktuell und sollen vollumfänglich im Büro bleiben, teilen Sie den Ordner. Je nach Inhalt kann der Ordner einfach in der Mitte geteilt werden oder Sie nehmen ein oder zwei Fächer raus und legen dafür einen separaten Ordner an. Zum Beispiel im Bereich der Pachtangelegenheiten. Sind Verträge und Schriftverkehr so umfangreich, teilen Sie den Ordner nach Namen der Pächter in A bis M und N bis Z. Oder nehmen Sie einige Pächter, mit denen Sie besonders viel zu tun haben heraus und legen Sie dafür einen separaten Ordner an.

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23. 08. 2017

Übersicht mit Folgen – Wie Deckblätter Ordnung schaffen können

Die meisten Dokumente werden nach wie vor in Aktenordnern aufbewahrt. Ein Register hilft dabei, die Akte in verschiedene Fächer zu unterteilen und damit die Unterlagen sinnvoll zu bündeln. Ein Inhaltsverzeichnis obenauf – handschriftlich oder mit dem PC erstellt -  dient als Übersicht und erleichtert das Suchen und Finden einzelner Dokumente.

Register aus Karton können dazu auf der ersten Seite beschriftet werden – in der Regel handschriftlich. Ein Register aus Kunststoff hingegen benötigt für das Inhaltsverzeichnis ein zusätzliches Papier-Deckblatt. Wir haben für Sie im Formularcenter einige Vorlagen erstellt, die Sie individuell nutzen können.

Die Register-Deckblätter sind außerdem als schneller Ersatz hilfreich. Möchten Sie etwas umsortieren, können Sie das alte Inhaltsverzeichnis durch ein neues Register-Deckblatt ersetzen. Ist ein Ordner noch gar nicht unterteilt, ist ein Vordruck für den ersten Ordnungs-Entwurf hilfreich. So helfen Deckblätter immer wieder Ordnung zu schaffen. Die Folge: Das spart eine Menge Suchzeiten!

Die Register-Deckblätter finden Sie im Formularcenter in der Rubrik „Büroorganisation“. undefinedZum Formularcenter