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27. 04. 2017

Digitale Zeiterfassungssysteme

In der Anschaffung kann ein Softwareprogramm mit Erfassungsgeräten zunächst hohe Kosten verursachen. Bei der richtigen Auswahl und dem richtigen Umgang mit den Systemen überwiegen jedoch die Vorteile - sowohl in der Zeiterfassung als auch in der anschließenden Verwaltung und Datenauswertung.

Entsprechendes Know-how in der PC-Arbeit ist dafür unerlässlich. Das passende System zu finden, ist die größte Herausforderung. Der Markt bietet inzwischen eine fast unüberschaubare Vielfalt an Möglichkeiten. Dabei kann man grundsätzlich zwischen Software-Programmen, die auf dem Rechner installiert werden und Online-Systemen, die Cloud-basiert sind, unterscheiden. Online-Systeme wiederum gibt es als Freeware oder gebührenpflichtig.

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems sollte gut durchdacht und mit den Mitarbeitern richtig kommuniziert werden. Wenn die Betriebsleitung von einem Zeiterfassungssystem überzeugt ist, gilt es, die Mitarbeiter nicht damit zu „überfahren“. Es könnte sein, dass Mitarbeiter die Einführung als gegenseitigen Vertrauensverlust sehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein langjähriges gutes Arbeitsverhältnis – auch ohne Zeiterfassung - besteht.  

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27. 04. 2017

Software und stationäre Erfassung am Terminal

Mit der klassischen Software-Lösung installieren Sie auf Ihrem PC ein Zeiterfassungsprogramm, das viele Auswertungen und Übersichten ermöglicht. Wenn die Mitarbeiter Einsicht haben sollen oder selbst Eintragungen vornehmen sollen, wird die Software auf mehrere PCs installiert.
Die Zeiterfassung durch den Mitarbeiter selbst erfolgt an einer festen Station mit einem Chip oder einer Plastikkarte. Alle Daten liegen damit auf dem PC bzw. auf dem Server des Betriebes.

Der Terminal, das stationäre Erfassungsgerät, wird an der Stelle im Betrieb angebracht, an der die Mitarbeiter am besten einchecken können. Zum Beispiel auf dem Weg zum Aufenthalts- oder Umkleideraum. Die Erfassung der Kommen und Gehen-Zeiten erfolgt per Chip oder Plastikkarte, durch Eingabe eines PIN-Codes oder auch per Fingerabdruck. Bei letzterem sind hohe Datenschutzanforderungen zu beachten, da der Fingerabdruck zu den personenbezogenen Daten gehört. Siehe Kapitel Rechtliche Grundlagen.

Der Chip ist in der Regel ein Schlüsselanhänger. Die Plastikkarte passt wie die Bankkarte in das Portemonnaie und kann bei Bedarf mit einem Barcode versehen werden. Der Barcode dient zum Beispiel der Erfassung von Ernteleistungen und der Weiterverfolgung im Betrieb.
Der RFID-Chip (engl. radio frequency identification) dient der Identifizierung mit Hilfe elektromagnetischer Wellen.

Eine andere Möglichkeit ist die biometrische Erfassung. Hierbei wird der Arbeitnehmer zum Beispiel über seinen Fingerabdruck erkannt. Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass die Speicherung der Daten keine Reproduzierbarkeit des Fingerabdrucks ermöglicht. Die Referenzdatensätze für den Fingerabdruck müssen sicher gespeichert sein. Prüfen Sie, vor der Anschaffung der Geräte, ob Sie diese die hohen Anforderungen erfüllen können und ob Arbeitnehmerrechte (z. B. Zustimmung) beachtet werden!

undefinedInformationen des BSI "Biometrie und Datenschutz"

Bei der Kennwort- oder Code-Eingabe muss sich der Arbeitnehmer einen bestimmten Code merken und diesen auf der Tastatur eingeben.

Vorteile:

  • Automatische Berechnung von Arbeitsstunden und Überstunden
  • Nicht manipulierbar
  • Zeitsparend
  • Verwaltung von Fehlzeiten und Fehltagen, Weiterbildungen, Betriebsurlaub u. a.
  • Berücksichtigung unterschiedlicher Mitarbeiter-Zeitmodelle
  • Berücksichtigung von Feiertagen
  • Echtzeit Anwesenheitsübersicht am PC
  • Vielfältige Auswertungen und Statistiken möglich
  • Export der Daten in Lohnprogramme möglich
  • Guter Überblick bei vielen Mitarbeitern
  • Rechtzeitige Warnungen wenn Arbeitszeiten überschritten werden, bzw. Mitarbeiter Gefahr läuft Mindestlohn zu unterschreiten

Nachteile:

  • Hohe Anschaffungs-Kosten
  • Einarbeitung und Information der Mitarbeiter erforderlich
  • Laufende Kosten für Datenpflege, Datensicherung, Wartung, Ersatz etc.
  • EDV-Kenntnisse erforderlich
  • Evtl. zusätzliche Verwaltungskraft, die das Programm bedient, erforderlich
  • Regelmäßige Datensicherungen und hohe Anforderungen an Datenschutz
  • Möglicher Datenverlust bei Stromausfall, wenn nicht gesichert wurde

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27. 04. 2017

Online-Zeiterfassung

Die Online-Zeiterfassung könnte man auch als virtuelle Stempeluhr bezeichnen. Mitarbeiter loggen sich mit Passwort von jedem Ort aus ein. Die Online-Zeiterfassung kann in der Regel mit der mobilen Zeiterfassung kombiniert werden.
Es muss keine Software auf Rechnern installiert werden. Zeitaufwand dafür und Lizenzkosten fallen also nicht an. Je nach Anbieter werden Gebühren für die Cloud-Nutzung fällig.
Alle Daten und alle Auswertungen erfolgen online, also nicht auf dem eigenen PC sondern auf einem fremden Server.

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27. 04. 2017

Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung mit Hilfe von Tablet oder Smartphone liegt im Trend, vor allem bei jungen Mitarbeitern. Der Vorteil ist, dass Arbeitszeiten von jedem beliebigen Ort aus erfasst werden können. Das erspart Übertragungen von Handaufzeichnungen in digitale Programme. Zeiten sind schnell erfasst und Auswertungen sind schnell möglich.

Mit dem Smartphone ist eine mobile Zeiterfassung möglich geworden. Jeder Mitarbeiter benötigt dazu ein Smartphone / Mobilgerät, das sich ggf. auch per GPS orten lässt. Dann weiß der Arbeitgeber, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet, wo er mit der Arbeit beginnt. Vor allem für die Feldarbeit in Ackerbaubetrieben ist die mobile Arbeitszeiterfassung interessant. Insbesondere geeignet, wenn viele Mitarbeiter an verschiedenen Orten unterwegs sind bzw. arbeiten. Zum Beispiel für Einzelbetriebe, Betriebsgemeinschaften und Lohnunternehmer.

Mobile Zeiterfassung kann auch mit Apps zur Zeiterfassung erfolgen, wobei die erfassten Daten auf dem Smartphone bleiben. Nach der Zeiterfassung werden die Daten dann aktiv per E-Mail weitergeleitet.

Vorteile:

  • Leichte Zeiterfassung (Zeitnahme) jedes Mitarbeiters
  • Arbeitszeiten bestimmter Aufgaben und Projekte können besser kontrolliert werden
  • Einfache Auswertung der Daten über die dazu passende Software
  • Schneller Datentransfer, schnelle Auswertung (kein Medienbruch Papier-digital)

Nachteile:

  • Mitarbeiter müssen eventuell mit Geräten ausgerüstet werden (Kosten)
  • Laufende Kosten für Aktualisierungen, Datensicherung, Wartung der zughörigen Software
  • Bei Online-Zeiterfassung können eventuell Funklöcher die Erfassung beeinträchtigen.

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