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27. 04. 2017

Excel

Das Kalkulationsprogramm Excel ist in vielen Betrieben zur Erfassung der Arbeitszeiten beliebt. Vor allem  bei Excel-Kennern. Außerdem ist es in den meisten Betrieben bereits auf dem PC und wird im Büro für Listen und Kalkulationen genutzt. Gute Excel-Kenntnisse sind unerlässlich!

Beispiele wie Sie Excel nutzen können:
1. Der Arbeitgeber erstellt für jeden Mitarbeiter eine Excel-Datei. Diese besteht in der Regel aus einem Tabellenblatt als Vorblatt und 12 weiteren Tabellen – für jeden Monat eine. Die von den Mitarbeitern auf Stundenzetteln notierten Arbeitszeiten überträgt der Arbeitgeber im Agrarbüro in diese Excel-Tabelle.

2. Der Arbeitgeber erstellt für mehrere Mitarbeiter eine Excel-Datei, in der pro Monat die Stunden mehrerer Mitarbeiter erfasst werden. Die von den Mitarbeitern auf Stundenzetteln notierten Arbeitszeiten überträgt der Arbeitgeber wiederum im Agrarbüro in diese Excel-Tabelle. Entsprechende Filter ermöglichen später, die einzelnen Mitarbeiter herauszufiltern und getrennt anzuzeigen und auszuwerten.

3. Der Mitarbeiter führt selbst eine eigene Excel-Datei oder eine, die er vom Arbeitgeber erhalten hat. Der Mitarbeiter trägt seine Zeiten am eigenen PC in die Tabelle ein. Die Excel-Datei oder die jeweilige Monatstabelle wird zum Monatsende an den Arbeitgeber per E-Mail geschickt. Alle Aufzeichnungen erfolgen also in Excel. Der Arbeitgeber muss jederzeit Zugriff auf die Daten haben, falls eine Kontrolle ansteht! Die 7- Tage-Frist ist schlecht zu kontrollieren. Großes Vertrauen in den Arbeitnehmer ist nötig.

4. Der Arbeitgeber stellt einen PC zur Verfügung, an dem der Mitarbeiter seine Stunden in die Excel-Tabelle einträgt. Zellen, die nicht geändert werden dürfen, sollten mit einem Zellenschutz versehen werden. Der PC könnte zum Beispiel im Sozialraum stehen und im Netzwerk mit dem Büro-PC verbunden sein. Zum Monatsabschluss erhält der Mitarbeiter eine Kopie der Tabelle für seine Unterlagen. Das kann ein abgezeichneter Papierausdruck sein oder er übersendet dem Arbeitnehmer eine Kopie der Tabelle per E-Mail.

5. Um die manuelle Eingabe von Zeiten auf Stundenzetteln – und damit Übertragungsfehler -  zu vermeiden, kann eine Online-Zeiterfassung genutzt werden. Die Zeiten werden also digital erfasst und anschließend in Excel importiert.

Die Arbeitszeiterfassung mit Excel bietet viele Möglichkeiten. Neben der Erfassung der Arbeitszeiten pro Tag, können Urlaubs- und Krankentage und Über- und Unterstunden erfasst werden. Mit den richtigen Formeln werden Arbeitsentgelte gleich mit berechnet und ein Jahresarbeitskonto erstellt. Für Excel-Kenner eine Kleinigkeit. Für alle anderen gilt es, sich einzuarbeiten und mit dem System vertraut zu machen.

Vorteile:

  • Daten können nacheinander eingegeben und für jeden Mitarbeiter einmal wöchentlich bzw. monatlich ausgedruckt werden.
  • Filter in der Excel-Datei ermöglichen eine schnelle Übersicht ausgewählter Daten.
  • Die Software ist sehr flexibel und Excel-Tabellen sind schnell auszufüllen.
  • Aus den Tabellen können Statistiken in Form von Balkendiagrammen erstellt werden.
  • Jahresarbeitszeitkonto zur Berechnung des verstetigten Monatsentgeltes kann erstellt werden.
  • Urlaubstage, Krankheitstage und Fort- oder Weiterbildungstage der Mitarbeiter können erfasst werden.
  • Gesetzliche Feiertage können in eine Excel-Tabelle eingefügt werden.
  • Guter Überblick über Stunden, Entgelt sowie Jahreszeitkonten der Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter können die Listen auch selbst ausfüllen bzw. eigene Listen führen.
  • Listen können den betrieblichen Bedürfnissen genau angepasst werden.
  • Listen können ausgedruckt und als Vorlage genutzt werden.
  • Geringe Kostenaufwand, da Excel in der Regel im Betrieb als Kalkulationsprogramm vorhanden ist.

Nachteile:

  • Sehr gute Excel-Kenntnisse sind erforderlich, um die vielen Vorteile nutzen zu können.
  • Hoher Zeitaufwand für das manuelle Eingeben von Arbeitszeiten auf Stundenzetteln in Excel
  • Die Erstellung von betriebsindividuellen Vorlagen für die Zeiterfassung ist – auch für Kenner – zunächst recht zeitaufwendig.
  • Sind keine sehr guten Excel-Kenntnisse vorhanden, können Dateien leicht zerstört oder Zahlen aus Versehen gelöscht werden.
  • Hoher Zeit- und damit auch Kostenaufwand, wenn die Kenntnisse nicht ausreichen und wenn die gewünschten Excel-Kenntnisse erlernt werden müssen.
  • Bei der Erfassung der Daten von handschriftlichen Stundenzetteln können Übertragungsfehler auftreten.
  • Die Tabellen sind veränderbar und damit manipulierbar.
  • Zur sichern Abspeicherung müssen die Tabellen als pdf-abgespeichert werden
  • Gute Datensicherung erforderlich und rechtzeitiges Speichern der Daten.
  • Selbst-Ausfüllen nur möglich, wenn großes Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter vorhanden ist.

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