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28. 05. 2015

Posteingang bearbeiten wie in großen Unternehmen und Behörden?

©Taffi - Fotolia.com

Der Postbote bringt auch im digitalen Zeitalter weiterhin umfangreiche Post in Form von Papier auf die Höfe. Je größer und vielschichtiger das landwirtschaftliche Unternehmen ist, umso umfangreicher wird der Posteingang sein und umso mehr lohnt es sich, diesen hin und wieder kritisch unter die Lupe zu nehmen.

Wie sieht die effiziente Posteingangsbearbeitung in einem „großen“ Unternehmen aus? Was genau geschieht hier in der „Poststelle“? Was können wir uns für das Agrarbüro abgucken? Wir haben den Profis über die Schulter geschaut und geben Tipps für die „Poststelle“ im landwirtschaftlichen Unternehmen.

1. Posteingang:
Der Posteingang befindet sich in den großen Unternehmen und Behörden immer an einem festgelegten Ort - der Poststelle. Hier geschieht die Posteingangsbearbeitung. Das heißt, hier wird die Post professionell vorsortiert und den Sachbearbeitern zugewiesen. Im landwirtschaftlichen oder gartenbaulichen Betrieb sollte diese Stelle das Agrarbüro sein. Nachdem der Postbote da war, sortieren Sie die Post stets im Block fachgerecht vor. Also nicht immer mal zwischendurch einen Brief vornehmen.

2. Vorsortieren:
Die ungeöffneten Briefe werden zunächst vorsortiert nach Privatpost, Geschäftspost und Irrläufern. Irrläufer gibt es im Agrarbüro sicher selten! Da im landwirtschaftlichen Betrieb in der Regel der Betriebsleiter oder die Betriebsleiterehefrau selbst den Posteingang bearbeitet, kann hier auch schon entschieden werden, was in den Papierkorb wandert. Sortiert eine Bürokraft die Post vor, sollte abgesprochen werden, ob die Werbung der Betriebsleitung vorgelegt wird oder ob sie generell in den Papierkorb wandern soll.

3. Geschäftspost öffnen:

Wer darf welche Post öffnen? Diese Frage spielt im Familienbetrieb wahrscheinlich keine große Rolle. Sind jedoch Fremdarbeitskräfte im Agrarbüro tätig, muss das Öffnen der Post – wie in großen Unternehmen auch – geregelt sein. Grundsätzlich gilt: Nur die Geschäftspost wird geöffnet. Privatpost und Irrläufer werden nur weitergeleitet. Wichtig! Ist der Betrieb genannt, z. B. Gärmann Biogas GbR, kann der Brief geöffnet werden. Ist im Adressfeld zuerst die natürliche Person genannt, zum Beispiel Gregor Gärmann, darf der Brief nicht geöffnet werden. Hier gilt das Briefgeheimnis. Am besten öffnen Sie zunächst alle Kuverts der Geschäftspost mit einem Briefmesser (Serienarbeit).

4. Dokumente aus Kuvert entnehmen und kontrollieren:
Nachdem alle Briefe geöffnet sind, entnehmen Sie Brief für Brief die Dokumente aus dem Umschlag. Einzelne Blätter werden gebündelt, z. B. geheftet oder lose in einer Sichthülle, die oben und rechts offen ist, gebündelt.

Kontrollieren Sie, ob der Briefumschlag wirklich leer ist. Kleinere Anlagen in großen Kuverts fallen nicht immer mit heraus. Sind auch alle Anlagen dabei, die im Anschreiben angekündigt sind? Steht der Absender auch auf dem Anschreiben? Ist bei Rechnungen die richtige Rechnungsadresse angegeben? Dies spielt insbesondere dann eine Rolle, wenn Ihr Unternehmen in mehrere Betriebe aufgeteilt ist und die Ausgaben richtig zugeordnet werden müssen.

In großen Unternehmen und Behörden wird das Schreiben mit einem Eingangsstempel versehen. Der Eingangsstempel gibt Auskunft über die innerbetriebliche Laufzeit eines Dokumentes oder ist dann wichtig, wenn Fristen gewahrt werden müssen. Im Agrarbüro ist der Eingangsstempel in der Regel nicht erforderlich.

©michaeljung - Fotolia.com

5. Feinsortierung und Zuordnung:
Dazu muss die Aufbauorganisation des Unternehmens bekannt sein. Wer ist wofür zuständig oder verantwortlich? Die Post wird bestimmten Arbeitsbereichen bzw. Personen zugeordnet. Auch im Agrarbüro gibt es in der Regel mindestens zwei oder drei „Sachbearbeiter“: Den Betriebsleiter, die Betriebsleiter-Ehefrau und den Hofnachfolger oder die Hofnachfolgerin.

Immer öfter ist auch eine Fremd-Arbeitskraft im Agrarbüro tätig und bekommt ihre Post zur weiteren Bearbeitung zugewiesen. Zum Beispiel eine Bürofachkraft für die Personalverwaltung in Betrieben mit vielen Saison-Arbeitskräften.

Je größer der Betrieb ist, desto größer wird auch die Anzahl zuständiger "Sachbearbeiter" sein. Eine klare Regelung, wer nach der Sortierung welche Post weiter bearbeitet, ist dann umso wichtiger. Klären Sie innerhalb der Familie wer die Rechnungen überprüft, wer sie überweist und wer zum Beispiel Kundenanfragen beantwortet. Die Post wird in Fächer, Körbe oder Mappen einsortiert, so dass jeder im Büro weiß: „Das ist meine Post, die ich nun weiter bearbeiten muss.“

Mit der Zuordnung zu den einzelnen „Sachbearbeitern“ ist die Posteingangsbearbeitung beendet. Erst dann beginnt die eigentliche Postbearbeitung – Antworten auf eine Anfrage, Überweisen einer Rechnung oder Kontaktaufnahme zum Absender.

Fazit:
In großen Unternehmen ist die Bearbeitung des Posteingangs genau geregelt, damit das Kerngeschäft möglichst reibungslos funktioniert, keine Fristen versäumt und effizient gearbeitet wird.
Was für große Unternehmen (lebens-)notwendig ist, kann auch für das „kleinere“ Agrarbüro ganz schön hilfreich sein!

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