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30. 11. 2018

Drei Outlook-Tipps

Mit diesen Tipps sind Sie in Outlook in Sekundenschnelle einen Schritt weiter:

1. Outlook-E-Mail: Eine E-Mail versenden ohne Mausbewegung? Das geht! Mit diesem nützlichen Tastenkürzel schicken Sie Ihre aktuell geschriebene Nachricht los: Alt + S. Testen Sie es einfach mit einer Nachricht an Ihre eigene E-Mail-Adresse.

2. Outlook-E-Mail: Sie haben gerade eine E-Mail von einem neuen Geschäftspartner erhalten und möchten den Kontakt schnell in den Outlook-Kontakten speichern? In der geöffneten E-Mail-Nachricht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Absenders und wählen "Zu Outlook Kontakten hinzufügen" aus. Es erscheint ein neues Kontakt-Fenster, wobei der Namen und das E-Mail-Feld bereits gefüllt sind. Ergänzen Sie weitere Angaben und schon sind Sie fertig!

3. Outlook-Kalender: Sie würden gerne bestimmte Wochentage in der Ansicht sehen - z. B. nur Do - So? In der Datumsansicht, dem kleinen Kalender auf der linken Seite, markieren Sie genau die Tage, die Sie sehen wollen - schon ändert sich die Ansicht nach Ihrem Wunsch!

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14. 09. 2018

Schnellbausteine in Outlook

Sie wollen sich das Schreiben von E-Mails vereinfachen? Dann könnten die Schnellbausteine für Sie hilfreich sein! Mit dieser Funktion, die einfach zu nutzen ist, können Sie Texte, die Sie immer wieder nutzen wollen speichern und bei Bedarf schnell in eine neue E-Mail einsetzen. Einfach mal testen! So geht's:undefined Zur Anleitung

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23. 08. 2018

Termin vergessen? - Nicht mit der Erinnerungsfunktion!

Elektronische (digitale) Kalender sind ein wichtiger Helfer im Betriebs- und Büroalltag. Einer der bekanntesten ist der Outlook-Kalender. Insbesondere die gemeinsame Verwaltung von Terminen, Mails, Aufgaben und Kontakten macht ihn attraktiv fürs Agrarbüro. Wer Outlook für die Terminverwaltung aller wichtigen betrieblichen Termine und Fristen einsetzen will, sollte auf jeden Fall die Erinnerungsfunktion kennen und nutzen.

undefinedAnleitung Erinnerungs-Funktion im Outlook-Kalender

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Outlook-Termin verschicken

Sie können einen Outlook-Termin an eine andere Person weiterleiten, so dass diese den Termin direkt in ihren Outlook-Kalender aufnehmen kann.
So geht’s: undefinedAnleitung mit Screenshots

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29. 09. 2017

Outlook-Tipp: Wenn der Junk-E-Mail-Ordner versehentlich E-Mails "schluckt"

Der Ordner „Junk-E-Mail“ in Outlook ist eine Art „Quarantäne-Station“ für Junk- und Spam-Mails, also E-Mails, die auf irgendeine Art und Weise Viren und andere hässliche Schadprogramme auf den PC einschleusen wollen. Erkennt Outlook beim Ankommen einer E-Mail, dass es sich um eine Spam-Mail handelt, wird diese automatisch vom Junk-E-Mail-Ordner "geschluckt". Hier kann die Spam-Mail dann einfach gelöscht werden.

Aber auch Outlook kann sich irren. So kommt es vor, dass eine E-Mail, die Sie eigentlich im Posteingang erwarten und lesen möchten, im Junk-E-Mail-Ordner landet. Das passiert zum Beispiel dann, wenn der Absender einen Massenversand nutzt und Ihr Schutz-Grad auf „hoch“ eingestuft ist. Schauen Sie also regelmäßig in den Junk-E-Mail-Ordner! Ist darin eine E-Mail, die aus Ihrer Sicht ok ist – und auf die Sie vielleicht schon lange gewartet haben - können Sie diese per Drag & Drop einfach in den Posteingang ziehen.

Sie können den Junk-E-Mail-Filter nach Ihren Wünschen konfigurieren. Das heißt Sie können zwischen verschiedenen Filterstufen wählen, z. B. „niedrig“ oder „hoch“. Dazu gehen Sie auf die Registerkarte „Start“ und wählen in der Gruppe „Löschen“ die Schaltfläche „Junk-E-Mail“. Im Kontextmenü wählen Sie „Junk-E-Mail-Optionen“. Dann wählen Sie aus den Reitern „Optionen“ und Sie sehen die Auswahlmöglichkeiten mit kurzen Erläuterungen. Wählen Sie den gewünschten Schutz-Grad aus und bestätigen Sie mit „OK“.

Wenn Sie darüber hinaus Junk-E-Mail-Filter verwenden möchten, finden Sie Informationen beim undefinedMicrosoft Support 

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28. 07. 2017

Outlook-Aufgaben: Nutzen Sie das Notizfeld für Infos und Dateien

Mit Outlook-Aufgaben können Sie nicht nur Aufgaben planen und sich fristgerecht erinnern lassen. Sie haben auch die Möglichkeit, zu einer bestimmten Aufgabe weitere (digitale) Unterlagen hinzuzufügen. Dazu dient das Notizfeld, das erscheint, wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen.

In dieses Feld können Sie Notizen eingeben oder auch Dateien einfügen - per undefinedDrag & Drop (Ziehen und Ablegen), Copy & Paste (Kopieren und Einfügen) oder über den Reiter „Einfügen“.

So haben Sie neben Ihren Notizen auch Word-Dateien, Bilder, PDFs, eine Visitenkarte aus den Outlook-Kontakten, eine E-Mail oder einen Link parat. Alles was Sie benötigen, um die Aufgabe zu bearbeiten.

Und wenn Sie die Aufgabe zuweisen möchten, hat der Adressat ebenfalls alle Infos zur Hand, die benötigt werden, um die Aufgabe zu erledigen.

Tipp: Wenn Sie noch nicht mit Outlook-Aufgaben arbeiten, bietet das Video einen guten Einstieg:
undefinedMicrosoft-Support Outlook-Training Video: Aufgaben erstellen und bearbeiten (Dauer ca. 9 Min.)

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28. 07. 2017

Bringt Ordnung - Betreff in E-Mail einfach ändern

Werden zu einem Projekt - zum Beispiel "Hoftag 2017" - viele E-Mails verschickt, die zur Dokumentation gespeichert werden sollen, kann es leicht passieren, dass der Überblick verloren geht. Ursache sind die unterschiedlichen Betreffzeilen, die im Laufe des Projektes von den Beteiligten verwendet werden.
Der eine schreibt "Einladung zum Hoftag" in die Betreffzeile, der andere schickt dazu eine E-Mail mit dem Betreff "Hoftag - Treffen am 12.12.2017". 

Damit Sie eine Ordnung für sich schaffen können, ändern Sie einfach die Betreffzeile der empfangenen E-Mail. Sie können zum Beispiel den Projektnamen vornan stellen oder den Text so ändern, dass er zu Ihrem Ordnungssystem passt.

So ändern Sie den Text der Betreffzeile: Sie öffnen die E-Mail, gehen mit dem Cursor zum Text der Betreffzeile und ändern diese als würden Sie in einem normalen Text-Dokument arbeiten. Wenn sie die E-Mail schließen wollen, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen speichern wollen. Dies bestätigen Sie. Nun ist die Betreffzeile für Ihre Ordnung passend.

28. 07. 2017

Die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern erleichtern - Visitenkarte in Outlook

Wenn Sie per E-Mail mit vielen Kunden oder Geschäftspartnern korrespondieren, wirkt es professionell, wenn sie alle Ihre wichtigen Kontaktdaten dem Geschäftspartner zur Verfügung stellen. Das geschieht durch die Signatur im Textformat oder als Visitenkarte. Sie können über Outlook eine Visitenkarte erstellen und diese an die Mail anhängen. Dann haben Ihre Kunden und Geschäftspartner Ihre gesamten Kontaktdaten parat und können Sie auch postalisch, per Fax oder Telefon erreichen. Geschäftspartner können die Visitenkarte bei sich direkt abspeichern.

undefinedZum Dowload

Outlook - So machen Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe

© schnubi - Fotolia.com

Wenn Sie in Outlook 2010 oder 2013 aus einer E-Mail eine Aufgabe machen möchten, markieren Sie die E-Mail im Posteingang und fahren Sie wie folgt fort:

> Sie finden Sie unter der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Verschieben" das Symbol "Verschieben" (Ordner mit Pfeil nach unten).  

> Beim Klicken auf das Symbol eröffnen sich verschiedene Möglichkeiten: "In Ordner verschieben", "In Ordner kopieren" u. a. Beim Verschieben verschwindet die E-Mail aus Ihrem Postfach, beim Kopieren bleibt sie dort erhalten.

> Klicken Sie also die gewünschte Aktion an. Es erscheint ein Fenster mit Ihren Outlook-Ordnern. Wählen Sie den Ordner "Aufgaben" aus und bestätigen Sie mit OK.

> Es erscheint nun das Eingabefenster für eine Aufgabe, in der die E-Mail bereits eingefügt ist. Nun können Sie weitere Optionen eingeben. Zum Beispiel eine Erinnerung oder weitere Notizen.

Zum Abschluss "Speichern & Schließen" nicht vergessen.

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