Büroorganisation

Büroorganisation

Die Büroarbeit ist ein zentraler und verantwortungsvoller Aufgabenbereich im landwirtschaftlichen und gartenbaulichen Unternehmen. Im Agrarbüro laufen alle Fäden zusammen. Buchführung, Dokumentation zur Einhaltung des landwirtschaftlichen Fachrechts, die Mitarbeiterverwaltung und betriebsspezifische Fördermaßnahmen spielen dabei eine wesentliche Rolle. Zunehmende Qualitätssicherung und Teilnahme an privatwirtschaftlichen Qualitätssystemen wie QS, GlobalG.A.P, QM geht mit mehr Aufzeichnungen und Kontrollen bzw. Audits einher. Grund genug, das Betriebsbüro gut auszustatten und effizient zu organisieren.

21. 12. 2018

Aufräumen oder "Entrümpeln" - einfach loslegen!

Aufräumen oder "Entrümpeln" tut gut, befreit und verschafft neue Sicht(weisen)! Wer sein Büro mal so richtig aufgeräumt hat weiß den "neuen" Zustand zu schätzen. Experten-Ratgeber sagen sogar: Klarheit außen, Klarheit innen! Ein chaotisch überfüllter Schreibtisch in einem auch sonst überladenen Büro kann sogar zu schleichendem Dauerstress führen. Machen Sie Schluss mit überfüllten Regalen, Tischen und Schränken. Eine Aufräumaktion lohnt sich! Im Winter ist die beste Zeit! 

In einer Stunde oder "im Vorbeigehen" kann vieles entsorgt werden: Alte Kataloge, alte Verzeichnisse, alte Zeitschriften. Auch im „Vorbeigehen“, kann immer mal wieder etwas in den Papierkorb oder die Altpapier-Kiste wandern. Der kaputte Stift, die zerknitterte Sichthülle oder die Broschüren und Angebote, die man sowieso nicht mehr liest. Verbannen Sie alles aus dem Büro, was nicht der Büroarbeit dient. Romane, Spiele, abgestellte elektrische Geräte oder sonstige Gegenstände. Schaffen Sie sich wieder freien Platz und freie Sicht. Das tut einfach gut!

Haben Sie’s gewusst? Nach einer gelungenen Wegwerfaktion – egal ob bei einer Großaktion oder in kleinen Schritten – bleiben oftmals nur die Hälfte oder noch weniger Unterlagen und Dinge im Büro übrig. Alle anderen waren tatsächlich einfach überflüssig!

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21. 12. 2018

Tipps für das "Wohlfühl-Büro"

Sie gehen nicht gern ins Büro? Versuchen Sie es doch einmal mit einfachen Veränderungen, die zu mehr "Wohlfühl-Atmosphäre" beitragen können. Fangen Sie am besten schon heute mit einer Veränderung an:

Hängen Sie ein Bild auf, das Ihnen besonders gut gefällt. Urlaubsbilder, Landschaften oder Cartoons, die Sie einfach zum Schmunzeln bringen. Investieren Sie in einen schönen Rahmen, so dass das Bild ein Blickfang wird.

Räumen Sie konsequent überflüssige Gegenstände und Unterlagen aus dem Büro und schaffen Sie "Luft". Freier Raum und freie Flächen wirken sich in der Regel positiv aus. Wirkliche Chaoten, die das Chaos brauchen sind eher selten. Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Wenn das Chaos nervt, packen Sie es an! 

Kaufen Sie sich ein paar neue gute Kugelschreiber oder andere Stifte, mit denen das Schreiben Spaß macht. Benötigen Sie vielleicht neue Textmarker, die wieder gut funktionieren? Was fehlt sonst noch? Legen Sie eine Einkaufsliste fürs Büro an - als Notizzettel oder im Smartphone.

Belohnen Sie sich, wenn Sie eine schwierige Aufgabe erledigt haben. Gönnen Sie sich eine Tasse Kaffee oder eine kleine Auszeit. Ruhepausen dienen auch der Kreativität.

Hängen Sie einen Jahresplaner auf, um stets einen Blick aufs Jahr zu haben. Kennzeichnen Sie wichtige Termine wie Urlaub, Seminar oder Unternehmertage.

Weitere Tipps finden Sie in der AID-Broschüre "Büroorganisation im landwirtschaftlichen Unternehmen" mit einem kleinen Poster, das Sie aufhängen können. So können Sie immer mal wieder einen Tipp umsetzen. Schritt für Schritt, so wie Sie es sich wünschen bzw. vornehmen!

Zum Download beim ble-Medienservice undefined"Büromanagement im landwirtschaftlichen Unternehmen" 

Zur undefinedBestellung der Broschüre mit Poster

Studien und Erfahrungen zeigen, dass Arbeitsmotivation und Leistung besser sind, wenn das Umfeld stimmt und das Büro ein "Wohlfühl-Büro" ist!

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29. 10. 2016

Bringen Sie neuen Schwung in Ihr Agrarbüro

©Colours-Pic - Fotolia.com

Mal ehrlich, mögen Sie Ihr Büro? So wie es jetzt ist? Mit allem Drum und Dran? Wenn ja, dann können Sie sich glücklich schätzen. Ein Büro, in das man gern hineingeht, ist die beste Voraussetzung für eine Arbeit, die man nicht so gerne tut. Mögen Sie Ihr Büro hingegen nicht, verändern Sie’s. Wir haben einige Empfehlungen für Sie, die neuen Schwung in Ihr Agrarbüro bringen.

Veränderungen, die gut tun. Fragen, die weiterbringen.

Räumen Sie etwas um...

Ist der Drucker an jetzigen Stelle gut platziert oder wäre er an anderer Stelle besser erreichbar? Stehen die Ordner so zusammen, wie Sie es gerne möchten oder könnten einige umgestellt werden? Liegen Ersatzmaterialien, auf die Sie nur einmal im Monat zugreifen, in der Schreibtischschublade oder wären sie besser im entfernteren Schrank untergebracht?

Werfen Sie etwas weg...

Benötigen Sie die Prospekte von 2013 noch oder können Sie jetzt ins Altpapier? Wird das ausgetauschte Faxgerät wirklich noch gebraucht oder kann es zum Elektroschrott? Werden die Papier-Formulare noch genutzt oder sind sie längst durch digitale ersetzt?

Machen Sie etwas schön...

Könnte vielleicht eine Grünpflanze die Ecke hinten links - da fällt beim Betreten des Raums der Blick besonders hin - attraktiver wirken lassen? Haben Sie ein schönes Urlaubsfoto, das Sie vergrößert an die Wand hängen könnten? Würde vielleicht ein neuer Bildschirm den täglichen Blick in den Computer nicht nur verschönern sondern auch noch gesünder machen?

Rufen Sie jemanden an...

Ist die Beleuchtung im Büro hell genug oder müsste der Elektriker eine neue Leitung legen? Blendet das Sonnenlicht bei der PC-Arbeit oder müsste der Dekorateur einen Blendschutz anbringen? Ist das Büro gut beheizt oder soll der Installateur den Heizkörper endlich erneuern?

Kaufen Sie etwas ein...

Irgendetwas fehlt immer. Druckerpapier, gute Stifte, neue Ordner, schnurlose Tastatur, CD´s, externe Festplatte, Hängeregister, Stehsammler, Notizblock, Schreibtischlampe, Aktenvernichter. Sicher gibt es einige Dinge, die neuen Schwung in Ihr Agrarbüro bringen können. Es müssen ja nicht immer gleich große Anschaffungen sein.

Tipp: Wenn Sie Ihr Büro etwas genauer unter die Lupe nehmen möchten, hilft Ihnen der Basis-Check Büroorganisation. Sie finden den Basis-Check zum kostenlosen Download im Formularcenter im Sachgebiet „Büroorganisation“. undefinedZum Formularcenter 

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29. 10. 2016

Den inneren Schweinehund überwinden mit der 10-Minuten-Routine

Der Schreibtisch liegt voll mit Papieren und Stapeln, die Ordner liegen um den Schreibtisch verstreut und auch der Besprechungstisch und die Fensterbank müssen herhalten und als Ablage dienen. Chaos pur! Bei diesem Anblick macht es den meisten Menschen keinen Spaß, anstehende Büroarbeiten zu erledigen, müsste doch eigentlich erst mal der Arbeitsplatz frei geräumt werden. Damit es erst gar nicht so weit kommt, testen Sie die 10-Minuten-Routine:

Stellen Sie sich vor, wie aufgeräumt Ihr Arbeitsplatz sein soll, wenn Sie am nächsten Morgen mit der Büroarbeit beginnen. Und genauso wie Ihr Bild im Kopf aussieht, genauso verlassen Sie den Arbeitsplatz am Abend. Dazu sind meistens diese kleinen „Arbeiten“ nötig:

1. Stifte zurück in die Box oder in die Schublade legen
2. Laufende Vorgänge in Ablagefächer, undefinedOrdnungsmappen oder Hängeregister einordnen
3. Aktenordner an fest definierte Orte ins Regal zurückstellen
4. Postausgänge ins entsprechende Fach ablegen
5. Büroaufgaben für den nächsten Tag kurz planen - To-do-Liste
6. Benutzte Kaffeetassen oder Gläser mit in die Küche nehmen
7. Sonstige Dinge die nicht ins Büro gehören an Ort und Stelle bringen

Fertig! Und sollte Ihr „innerer Schweinehund“ laut kläffen und sagen: „Lass doch das Aufräumen sein, das macht viel zu viel Arbeit!“ Dann antworten Sie ihm: „Lass mich nur machen! Wenn ich jetzt kurz aufräume, habe ich morgen ein Problem weniger! Schau Dir mein Bild im Kopf an! Auf den vielen freien Plätzen darfst Du Dich dann auch ausruhen!“

10. 09. 2015

Büro-Test

(aid) Wie steht es um Ihre Büroorganisation? Ein Gefühl sagt Ihnen sicherlich schon ungefähr, wie zufrieden oder auch unzufrieden Sie mit der Situation in Ihrem Betrieb sind. Es gibt Bereiche, die gut laufen und solche, wo Sie nicht so gut zurechtkommen. Eine genaue und ausführliche Analyse hilft, die Schwachstellen herauszufinden und darauf aufbauend passende Lösungen zu entwickeln. Aber auch ein kurzer Test, kann dazu beitragen, den Standort ungefähr zu bestimmen. Kreuzen Sie an, was bei Ihnen zutrifft und was nicht. Je mehr Kreuze Sie in der Spalte Trifft zu machen, desto dringender ist der Handlungsbedarf.

undefinedBüro-Test zum Download