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10. 09. 2015

Motiviert ins nächste Meeting

©gpoint - Fotolia.com

Regelmäßige Mitarbeiterbesprechungen, an der sowohl der Chef oder die Chefin als auch alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam beteiligt sind, können zu einem guten Betriebsklima und zum Betriebserfolg beitragen. Wissenszuwachs, zielgerichteter Erfahrungsaustausch und gemeinsame Überlegungen, wie die Arbeit nachhaltig verbessert oder erleichtert werden kann, sind Merkmale gelungener Meetings. Nicht zu unterschätzen ist der Raum und die gesamte Atmosphäre in der die Besprechung stattfindet. 

Überprüfen Sie mit Hilfe der folgenden vier Fragen, ob Sie und Ihre Mitarbeiter motiviert ins Meeting gehen oder ob Sie bei der nächsten Besprechung etwas ändern möchten:

1. Fühlen sich alle wohl im Besprechungsraum?
Ist der Besprechungsraum groß genug, hell und freundlich eingerichtet? Fühlen Sie und Ihre Mitarbeiter sich dort wohl? Bietet der Tisch genug Platz für Arbeitsmaterialien und bei längeren Besprechungen auch für Getränke? Gibt es ein Flip-Chart, ein Whiteboard oder eine andere Fläche, an der etwas notiert oder skizziert werden kann? Von Ihnen oder den Teilnehmenden? Lohnt es sich vielleicht, einen Raum für Besprechungen neu einzurichten?

2. Bringt jemand Anschauungsmaterial zur Besprechung mit? 
Gibt es Unterlagen oder Anschauungsmaterialien? Wenn Sie zum Beispiel auf Gefahren im Betrieb hinweisen wollen, können Sie dies mit Hilfe der Betriebsanweisungen tun, die später am Arbeitsplatz wiedererkannt und mit Ihren Ausführungen verknüpft werden können. Wenn es darum geht, die Mitarbeiter auf eine neue Arbeitsplanung vorzubereiten, ist diese in Schriftform als Tischvorlage für alle hilfreich. So können die Mitarbeiter Neues hören und sehen und damit im Meeting besser folgen.

©Stefan Thiermayer - Fotolia.com

3. Sind die Mitarbeiter rechtzeitig über Besprechungspunkte informiert?
Wissen Ihre Mitarbeiter vor dem Termin, worum es bei der Besprechung geht? Das ist hilfreich, damit sich alle darauf vorbereiten können. Gibt es viele unterschiedliche Punkte zu besprechen, sollten diese sogar schriftlich mitgeteilt werden. Das kann eine Tagesordnung auf Papier sein, die jedem Mitarbeiter in sein (Post-)Fach gelegt wird oder die per E-Mail versendet wird oder die Ankündigung am „Schwarzen Brett“ – je nachdem, wie die interne Kommunikation in Ihrem Betrieb geregelt ist.

4. Können Mitarbeiter auch nach der Besprechung am Thema bleiben?
Was besprochen wurde, kann im Arbeitsalltag schnell wieder vergessen werden! Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich weiter zu informieren, am Thema dranzubleiben und damit auch das gewonnene Wissen zu sichern? Zum Beispiel durch Aushänge, Betriebsanleitungen und -anweisungen an Ort und Stelle oder eine kleine Bibliothek, wo Fachinformationen zu finden sind? Im digitalen Zeitalter gehören natürlich auch Tipps für hilfreiche Websites und Apps dazu.

5. Gibt es ein Besprechungsportokoll?
Hilfreich für Besprechungen ist ein Besprechungsprotokoll oder Ergebnisprotokoll. Während der Besprechung werden die wichtigsten Ergebnisse oder auch Aufträge notiert. Im Zweifelsfall kann im Protokoll nachgesehen werden, was genau vereinbart wurde. Ein Vordruck unterstützt Sie während und nach der Besprechung. In unserem Formularcenter finden Sie ein Besprechungsprotokoll zum Download. undefinedZum Formularcenter (siehe Sachgebiet Personalverwaltung)

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09. 01. 2012

Zeit sparen und selbst bestimmen! Bereiten Sie Gespräche systematisch vor!

© WavebreakMediaMicro - Fotolia.com

Ob der Vertreter kommt, die Arbeitsverteilung mit den Mitarbeitern besprochen wird oder ein Kundentermin ansteht - gute Vorbereitung zahlt sich aus.
Insgesamt sollten Sie neun Bereiche genauer beleuchten und dabei durchaus auch Fragen bereits im Vorfeld für sich beantworten:

1. Was ist die eigene Rolle? Was wird von mir erwartet und welchen Einfluss kann und will ich im Gespräch nehmen?

2.
 Mit wem habe ich es zu tun? Welche Erwartungen hat mein Gegenüber voraussichtlich?

3.
 Kann ich Ort und Zeit so festlegen, dass es für das Gespräch günstig ist?

4.
 Was ist Anlass für das Gespräch, welche Motive stecken dahinter? Geht es in erster Linie um die Sache oder gibt es emotionale Gründe wie zum Beispiel eine Konfliktsituation?

5.
 Was möchte ich im Gespräch erreichen? Welches Ergebnis soll am Ende des Gespräches herauskommen? Eine Vereinbarung, eine bestimmte Handlung oder ein Gefühl wie Vertrauen oder Motivation?

6. Welche Themen oder Gesichtspunkte möchte ich im Laufe des Gespräches erwähnen und vielleicht auch diskutieren?

7. Wie steht mein Gegenüber vermutlich zu den Gesprächsinhalten? Mit welchen Einwänden muss ich rechnen?

8.
 Welche Probleme könnten im Verlauf des Gespräches auftreten, weil die Beziehung vielleicht bereits belastet ist? Wie verhalte ich mich, wenn... ?

9. Welche mögliche Übereinkunft sehe ich? Was ist für mich bei einer Lösung wesentlich? Worauf will ich besonders achten?

Häufig reichen schon ein paar Minuten, um sich gedanklich auf ein Gespräch vorzubereiten. Manchmal ist es aber auch sinnvoll, sich etwas mehr Zeit zu nehmen, zum Beispiel wenn es um langfristige Aufgaben oder Projekte geht.

Wenn Sie etwas Zeit zur Vorbereitung haben möchten, bitten Sie Ihr Gegenüber freundlich um eine Terminvereinbarung für das Gespräch. Das hat zwei Vorteile: Sie können zunächst die aktuelle Aufgabe abschließen und sich dann gedanklich auf das anstehende Gespräch vorbereiten. Davon profitieren in der Regel beide Seiten.

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