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04. 09. 2018

DSGVO - gilt auch im Agrarbüro

Seit dem 25. Mai 2018 gilt europaweit die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Diese regelt vor allem den Umgang mit personenbezogenen Daten zum Schutz des Einzelnen. Gleichzeitig wurde auch das nationale Recht, unsere Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) novelliert.

Um welche Daten handelt es sich?
Im Sinne der Begriffsbestimmung des Artikel 4 der DSGVO sind personenbezogene Daten, alle Daten, die sich einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zuordnen lassen. Die nachfolgende Liste gibt einen Einblick in die Arten der personenbezogenen Daten im Sinne des BDSG-neu:

• allgemeine Personendaten
 (Name, Geburtsdatum und Alter, Geburtsort, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.)
• Kennnummern
(Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Nummer bei der Krankenversicherung, Personalausweisnummer, Matrikelnummer usf.)
• Bankdaten
(Kontonummern, Kreditinformationen, Kontostände usf.)
• Online-Daten (IP-Adresse, Standortdaten usw.)
• physische Merkmale (Geschlecht, Haut-, Haar- und Augenfarbe, Statur, Kleidergröße usw.)
• Besitzmerkmale (Fahrzeug- und Immobilieneigentum, Grundbucheintragungen, Kfz-Kennzeichen, Zulassungsdaten usw.)
• Kundendaten (Bestellungen, Adressdaten, usw.)
• Werturteile (Schul- und Arbeitszeugnisse usw.)

Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG-neu).

Achtung! Personaldaten müssen grundsätzlich vor dem Zugriff Fremder geschützt werden! Das gilt sowohl für Papierunterlagen als auch für digitale Unterlagen, die zum Beispiel durch sichere Passwörter am PC-Arbeitsplatz geschützt werden.

Weitere Informationen zur DSGVO:

undefinedLandesschutzbeauftragte NRW 

undefinedBayrisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

12. 08. 2015

Personalunterlagen im Agrarbüro

© MH - Fotolia.com

Wenn Sie in Ihrem Betrieb mehrere Arbeitskräfte beschäftigen, lohnt es sich, ein effizientes System für die Personalunterlagen einzurichten. Auch wenn Sie viele Aufgaben an das Lohnbüro abgeben, bleiben die wichtigsten Personalunterlagen im Betrieb. Im Falle einer Prüfung durch die Rentenversicherung, den Zoll oder das Finanzamt sollten die Dokumente schnell zur Hand sein.

Eine Formvorschrift für die Aufbewahrung gibt es nicht, so dass es Ihnen überlassen ist, ob Sie Aktenordner, Hängeregistratur oder ein ganz anderes System wie Classei oder Mappei nutzen.

5 Tipps für Ihre Personalunterlagen:

1. Name (Nachname) und Personalnummer 
Unterlagen, die nur eine ganz bestimmte Person (Mitarbeiterin oder Mitarbeiter) betreffen, werden dieser Person direkt zugeordnet und unter dem Nachnamen oder der Personalnummer gebündelt. Sind die Unterlagen mehrerer Beschäftigten in einem breiten Aktenordner untergebracht, trennen Sei die Einheiten mit Trennstreifen oder besser einem Register und notieren Sie die Namen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch auf dem Deckblatt.

2. Nehmen Sie den Nachnamen als Suchkriterium: Der Nachname ist immer eindeutig und auch für den Vertretungsfall hilfreich. Den Vornamen setzen Sie an die zweite Stelle. So taucht der im Arbeitsalltag vertraute Vorname auch hier auf. Weitere Ergänzungen sind betriebsindividuell möglich: Beispiele: Mustermann, Max (Außenbetrieb); Gutefee, Angelika (Hofladen).

3. Personalakte gesondert aufbewahren
Trennen Sie die laufenden Entgeltunterlagen (Lohnunterlagen) wie Lohnsteuer- und Sozialversicherungsunterlagen und mögliche Arbeitszeit-Dokumente von den grundlegenden Personalunterlagen wie Bewerbung, Lebenslauf und Zeugnisse. Letztere gehören in die separate "Personalakte". Für die laufenden Entgeltunterlagen gibt es also, wie bereits unter Punkt eins beschrieben, einen weiteren personenbezogenen Ordner.

4. Trennen Sie Personen und Behörden
Unterlagen, welche die Korrespondenz mit den Behörden betreffen und nicht einer einzelnen Person zugeordnet sind, werden gesondert abgeheftet. Hierunter fallen zum Beispiel Ihr Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer, die Beitragsnachweise, die Sie an die Krankenkassen oder Minijobzentrale senden oder Mitteilungen der Arbeitsagentur. Legen Sie hierzu am besten einen separaten Ordner an.

5. Arbeiten Sie mit Querverweisen
Bestehen Entgeltunterlagen (Lohnunterlagen) aus mehreren Teilen und sind in verschiedenen Sachgebieten bzw. Ordnern zu finden, so sind diese Teile durch ein betriebliches Ordnungsmittel zu verbinden. Das schreibt die Beitragsverfahrensverordnung (beitrvv) vor.  Machen Sie in Ihren Akten Querverweise, aus denen deutlich wird, in welchem Ordner die weiteren Unterlagen zu finden sind. Einen Querverweis können Sie zum Beispiel im Aktenplan oder auf dem Deckblatt im Ordner notieren. Zum Beispiel: „Entgeltunterlagen“ siehe Ordner „Mitarbeiter Entgelt“.

12. 08. 2015

Datenschutz

Als Arbeitgeber müssen Sie das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter wahren und die Personalunterlagen vertraulich behandeln. Die Personalakte darf keinem Unbefugten gezeigt oder zugänglich gemacht werden. Ein verschließbarer Schrank ist also Mindeststandard.

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Sie personenbezogene Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte, zum Beispiel Mitarbeiter oder Kunden, sichern. Nur den unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte, und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung, zu ermöglichen.

Der Mitarbeiter hat das Recht, Einsicht in die Personalakte zu nehmen, auch in Begleitung einer betriebsfremden Person, zum Beispiel Rechtsanwalt oder sachkundiger Verwandter. (Quelle: undefinedWikipedia)

Aufbewahrungsformen für Personalunterlagen

©mch67-Fotolia.com

Nicht nur im Falle einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung das Finanzamt oder den Zoll (Bekämpfung der Schwarzarbeit) haben Sie alle erforderlichen Unterlagen schnell parat, wenn Sie die Personalunterlagen immer gut geordnet ablegen.
Auch Ihre tägliche Büroarbeit wird dadurch erleichtert. Sie sparen Zeit und Geld, wenn Sie die vielen Möglichkeiten für mehr Effizienz bei der Büroarbeit nutzen.

Im Wesentlichen gibt es drei Aufbewahrungsformen, die für die Personalverwaltung im landwirtschaftlichen Unternehmen geeignet sind: undefinedWeiter...

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