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03. 07. 2014

Ihre Aufgaben als Arbeitgeber im Bereich Lohn, Lohnsteuer und Finanzamt

© Marco2811 - Fotolia.com

Das Finanzamt ist die zweite Behörde, die für Sie als Arbeitgeber - neben den Einzugsstellen für die Sozialversicherungen - eine wichtige Rolle spielt. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Lohnsteuern an das Finanzamt abzuführen. An Stelle des Begriffs "Lohn" wird zunehmend der Begriff "Entgelt" verwendet. Der Begriff Lohnsteuer ist aber nach wie vor üblich.

Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer, also keine Steuer eigener Art. Rechtsgrundlage ist das Einkommensteuergesetz (EStG). Ergänzend zu den lohnsteuerlichen Vorschriften des EStG ist die Lohnsteuer- Durchführungsverordnung erlassen worden. Sie enthält Rechtsvorschriften zum Lohnsteuerabzug .
Gut beschrieben finden Sie Informationen zur Lohnsteuer auf der undefinedWebsite des Bundesfinanzministeriums im Glossar

Das sind Ihre Pflichten als Arbeitgeber im Bereich der Lohnsteuererhebung:

1. BETRIEBSSTEUERNUMMER BEIM FINANZAMT BEANTRAGEN
Sofern Sie noch keine betriebliche Steuernummer vom Finanzamt erhalten haben, müssen Sie als Arbeitgeber eine solche jetzt beantragen. Die Steuernummer bezieht sich auf das Unternehmen, in dem Ihr Beschäftigter demnächst arbeiten soll. Das spielt zum Beispiel in komplexen landwirtschaftlichen Betrieben eine Rolle, die rechtlich in mehrere Unternehmen aufgeteilt sind.


2. ELStAM-Abruf vornehmen
Seit 2010 gibt es keine Papier - Lohnsteuerkarte mehr. Und mit Beginn des Jahres 2013 erfolgt alles nur noch auf elektronischem Wege.
Arbeitgeber benötigen lediglich das Geburtsdatum und die steuerliche Identikationsnummer des Arbeitnehmer um die Anmeldung beim zuständigen Finanzamt vorzunehmen  und die elektronisch hinterlegten Lohnsteuerabzugsmerkmale abzurufen (ELStAM-Abruf).   Weitere Informationen zum Lohnsteuerverfahren finden Sie in der Broschüre " Steuern von A - Z "  auf der undefinedWebsite des Bundesfinanzministeriums


3. LOHNKONTO FÜHREN
Sie müssen für jeden Arbeitnehmer und für jedes Kalenderjahr (unabhängig von der Versicherungspflicht bei Sozialversicherung) ein Lohnkonto führen. Rechtsgrundlage und Angaben dazu gibt es in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (undefinedLStDV).
Demnach sind folgende Grundeintragungen erforderlich:

  • Vorname und Familienname
  • Geburtstag
  • Wohnsitz
  • amtlicher Gemeindeschlüssel der Gemeinde
  • zuständiges Wohnsitzfinanzamt
  • die im ELStAM-Abruf enthaltenen Besteuerungsmerkmale

Bei jeder Lohnabrechung hat der Arbeitgeber im Lohnkonto des Arbeitnehmers den Tag der Lohnzahlung, den Lohnzahlungszeitraum und den Arbeitslohn, getrennt nach Barlohn  und Sachbezügen sowie sonstigen Bezügen einzutragen. Ausführliche Informationen bietet die aid-Broschüre "Beschäftigung von Arbeitnehmern in Land-, Forstwirtschaft und Gartenbau" undefinedhttp://www.aid.de/landwirtschaft/recht.php

Softwareprogramme für die Personalverwaltung erleichtern die Arbeit. Achten Sie beim Kauf darauf, dass Sie regelmäßige Updates vom Software-Hersteller bekommen, die den neuesten rechtlichen Anforderungen entsprechen.


4. LOHNSTEUER-ANMELDUNG REGELMÄSSIG DURCHFÜHREN
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die vom Entgelt abzuführende Lohnsteuer beim Finanzamt zu melden (Lohnsteuer-Anmeldung). Anzugeben ist die Summe aus Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Wie oft eine Lohnsteuer-Anmeldung erfolgen muss hängt von der Höhe der zu zahlenden Lohnsteuer ab.
Laut undefined§ 41 Einkommensteuergesetz gilt: Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1000 Euro, aber nicht mehr als 4000 Euro betragen hat; Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist das Kalenderjahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1000 Euro betragen hat. 

Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nur überundefined ELSTER möglich. Gesetzliche Grundlage für die Lohnsteuer-Anmeldung ist undefined§ 41 Einkommensteuergesetz, in dem Arbeitgeber zur fristgerechten Lohnsteuer-Anmeldung verpflichtet werden. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Ihrer Steuerberatung.


5. LOHNSTEUER, KIRCHENSTEUER UND SOLIDARITÄTSZUSCHLAG FRISTGEMÄSS AN DAS ZUSTÄNDIGE FINANZAMT ABFÜHREN
Dies geschieht per Überweisung. Die Zahlung erfolgt zeitgleich mit der Lohnsteuer-Anmeldung. Die Fristen für Anmeldung und Zahlung sind also identisch. Insofern gelten hier die Informationen des vorherigen Abschnitts.


6. LOHNKONTO ABSCHLIESSEN
Am Ende eines Kalenderjahres muss der Arbeitgeber das Lohnkonto eines jeden Mitarbeiters abschließen und eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis zum 28.2. des Folgejahres an das Finanzamt schicken. Das Lohnkonto muss also bis dahin abgeschlossen werden – ebenso wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Grundlage ist undefined§ 41b EStG (Einkommensteuergesetz) „Abschluss des Lohnsteuerabzugs“

Die Höhe der Lohnsteuer kann aus Lohnsteuertabellen ermittelt werden oder mit Hilfe des Abga-benrechners des Bundesministeriums für Finanzen. Website: undefinedSteuerrechner


7. LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG AN DAS FINANZAMT SENDEN  
Mit Abschluss des Lohnkontos senden Sie eine Lohnsteuerbescheinigung an das zuständige Finanzamt. In der Lohnsteuerbescheinigung muss der Arbeitgeber die Beschäftigungsdauer, den steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn (einschließlich Sachbezüge) und die davon einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer angeben.
Außerdem ist der einbehaltene Solidaritätszuschlag zu bescheinigen.Die Lohnsteuerbescheinigungsdaten werden heute elektronisch per ELSTER (Elektronische Steuererklärung) übermittelt. Weitere Informationen auf der Website www.elster.de  


8. LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG AN BESCHÄFTIGTEN AUSHÄNDIGEN
Ein Exemplar der Lohnsteuerbescheinigung, die Sie an das Finanzamt gesendet haben, händigen Sie Ihrem Arbeitnehmer in Papierform aus. undefined(§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).


9. ENTGELT (LOHN) ÜBERWEISEN
Für eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung wird die Überweisung empfohlen. In vielen Fällen – vor allem bei kurzfristig Beschäftigten - wird jedoch oft auch die Barzahlung gewählt. Achten Sie auf eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Abwicklung, die auch einer Prüfung durch die Rentenversicherung oder das Finanzamt Stand hält.


10. VERMÖGENSWIRKSAME LEISTUNGEN ÜBERWEISEN  
Haben Sie mit Ihrer Arbeitskraft die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen vertraglich vereinbart, sind diese regelmäßig an die betreffende Institution zu überweisen. Sie benötigen eine Bescheinigung des Bankinstitutes, an das die Leistungen gezahlt werden.


BEI MINIJOBBERN
Die Meldungen an das Finanzamt selbst entfallen, wenn Ihr Beschäftigter auf 400 Euro–Basis arbeitet und die Pauschalierung der Lohnsteuern erfolgt. Wie auch bei den Sozialversicherungen ist die Minijob-Zentrale zuständige Einzugstelle. Weitere Informationen auf der Website
www.minijob-zentrale.de Arbeitgeber Steuerrecht.

Ein Lohnkonto müssen Sie auch für Minijobber führen und abschließen. Für die Lohnauszahlung gelten die unter Punkt „Entgelt überweisen“ gemachten Angaben.

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