23. 09. 2014

Ihre Aufgaben im Bereich der Sozialversicherungen

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Was muss ich als Arbeitgeber tun, damit aus Sicht der Sozialversicherungen nichts zu beanstanden ist? Welche Meldungen muss ich machen? Welche Krankenkassen sind zuständig? Wann habe ich es mit der Minijob-Zentrale zu tun? Auch wenn Sie die Aufgaben an einen Steuerberater vergeben haben, sollten Sie selbst Bescheid wissen. Wir haben für Sie 15 Punkte mit Erläuterungen zusammengestellt und beantworten die Frage was passiert, wenn die Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt werden. Ausführliche Informationen finden Sie auf den speziellen Internetseiten, auf die im Text hingewiesen wird. 

1. BETRIEBSNUMMER ANFORDERN
Das gilt nur, wenn Sie erstmalig einen Arbeitnehmer beschäftigen. Die Betriebsnummer ist Ihre Identifikationsnummer als Arbeitgeber und ein wichtiges Merkmal im Meldeverfahren zur Sozialversicherung und zur Beitragszahlung. Mithilfe der Betriebsnummer werden Arbeitgeber bei den Sozialversicherungsträgern identifiziert und Beitragszahlungen können dem betreffenden Arbeitgeberkonto zugeordnet werden. Sie beantragen die Betriebsnummer beim Arbeitgeber-Service der undefinedArbeitsagentur (Rubrik Unternehmen) oder bei der undefinedMinijob-Zentrale , wenn Sie einen geringfügig Beschäftigten einstellen wollen.


2. GESAMTSOZIALVERSICHERUNGSBEITRAG ERMITTELN
Zum Gesamtsozialversicherungsbeitrag gehören die Pflichtbeiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, die anteilig von Arbeitnehmer und Arbeitgeber gezahlt werden. 

Die Beitragssätze finden Sie auf den Webseiten der Krankenkassen unter den Stichworten "Beiträge und Rechengrößen", "Beiträge", "Beitragssätze", z.B. bei der AOK www.aok.de oder der Techniker Krankenkasse www.tk.de.


3. ARBEITNEHMER BEI DER ZUSTÄNDIGEN KRANKENKASSE ANMELDEN
Die Sozialversicherungsbeiträge werden an die zuständigen Krankenkassen abgeführt. Zunächst müssen Sie dazu Ihren Arbeitnehmer bei dessen Krankenkasse anmelden. Dabei müssen bestimmte Termine und Fristen eingehalten werden. Zuständige Einzugsstelle ist also die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Bei mitarbeitenden Familienangehörigen ist es die Landwirtschaftliche Krankenkasse: undefinedInformationen der LSV NRW
Die Meldung ist nur durch elektronische Datenübertragung möglich. Das Meldeverfahren ist in der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV)geregelt. Eine kostenlose Software ist unter undefinedITSG GmbH zu beziehen - folgen Sie auf der Website dem Link sv-net.
Weitere Informationen zum Elektronischen Datenaustausch finden Sie auf der Website des Spitzenverbandes der Gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen (GKV) www.gkv-datenaustausch.de

Die Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse ist mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn durchzuführen.

Achtung!
Sofortmeldungen (also direkt mit Arbeitsbeginn) bei Beschäftigten in diesen Wirtschaftszweigen:

  • Baugewerbe einschließlich Garten- und Landschaftsbau
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions- Transport und damit verbundenem Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudeereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft

Weitere Informationen zu den Sofortmeldungen bei der undefinedDeutschen Rentenversicherung Bund


4. GESETZLICHE UNFALLVERSICHERUNG, BERUFSGENOSSENSCHAFT
Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegen Unfallgefahren bei Ihrem Unfallversicherungsträger (UV) versichern. Für landwirtschaftliche Unternehmen ist die Landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft zuständig. Bei gewerblichen Betriebszweigen können weitere Unfallversicherungsträger für Sie eine Rolle spielen.

Jeder Arbeitgeber besitzt für sein Unternehmen eine eigene Mitlgiedsnummer beim Unfallversicherungsträger. Die Mitgliedsnummer ist in jedem Bescheid des Unfallversicherungsträgers zu finden.

Auch jeder Unfallversicherungsträger hat eine eigene Betriebsnummer, die der Arbeitgeber in der Meldung anzugeben hat. Die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversciherungsträgers steht im Zuständigkeitsbescheid und jedem anderen Dokument des Unfallversicherungsträgers (Deutsche Rentenversicherung, SUMMA SUMMARUM, Meldungen, 2011).

Die Beiträge zur Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein. Die Beitragsberechung erfolgt nach bestimmten Schlüsseln.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website der undefinedLandwirtschaftlichen Sozialversicherung in Nordrhein-Westfalen  und der Website der undefinedDeutschen Gesetzlichen Unfallversicherung


5. WEITERE MELDUNGEN ERSTATTEN
Es gibt weitere Meldetatbestände, die im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses zu beachten sind: Die Arbeitgeber haben für jeden in der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung kraft Gesetzes versicherten Beschäftigten und für jeden geringfügig entlohnten Beschäftigten  

  • bei Aufnahme
  • bei Beendigung
  • bei Unterbrechung
  • bei Änderung eines Beschäftigungsverhältnisses
  • bei Änderungen im Versicherungsverhältnis
  • bei Änderungen persönlicher Verhältnisse
  • nach Ablauf des Kalenderjahres

eine Meldung zu erstatten. Je nach Situation müssen Sie demzufolge eine Anmeldung, Abmeldung, Unterbrechungsmeldung, Veränderungsmeldung oder Jahresmeldung erstatten. Auch hierbei sind bestimmte Fristen zu beachten. So muss zum Beispiel eine Änderungsmeldung spätestens innerhalb von sechs Wochen nach der Änderung oder des Eintritts des meldepflichtigen Tatbestandes erfolgen. Ausführliche Informationen über Meldetatbestände und Fristen finden Sie auf der undefinedWebsite der AOK > Fachthemen > Sozialversicherungsrecht > Meldungen.

Bei den Meldungen sind immer bestimmte numerische Schlüssel anzugeben. Informationen zu Meldungen, Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel finden Sie auf der Website undefinedAOK-business > Fachthemen > Meldungen 

undefinedMeldungen - Broschüre der Deutschen Rentenversicherung, 2015

Die Meldungen gehen an die Einzugsstelle (Krankenkasse) bzw. bei geringfügig entlohnten Beschäftigten an die Minijob-Zentrale. Auch hier erfolgen die Meldungen auf elektronischem Wege. Ausführliche Informationen finden Sie auf der Internetseite der undefinedMinijob-Zenrale > Arbeitgeber> Melde- und Beitragsverfahren 

Für geringfügig entlohnte Beschäftigte in Privathaushalten sind die Meldungen ausschließlich im Haushaltscheckverfahren zu erstatten. Ausführliche Informationen zum Haushaltscheckferfahren und Beispielrechnungen finden Sie auf der Seite undefinedMinijobzentrale > Privathaushalte als Arbeitgeber.


6. BEITRAGSABRECHNUNG ERSTELLEN 
Für jeden Entgeltabrechnungszeitraum - in der Regel also für jeden Kalendermonat - müssen Sie alle Ihre Arbeitnehmer listenmäßig, nach Einzugsstellen (Krankenkassen oder Minijob-Zentrale) getrennt erfassen.

Diese Liste muss gemäß § 9 undefinedBeitragsverfahrensverordnung (BVV) folgende Daten enthalten:

1. Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal (Personalnummer)
2. das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenver-sicherung
3. Betrag nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b AltTZG (Altersteilzeitgesetz)
4. den Beitragsgruppenschlüssel
5. die Sozialversicherungstage
6. den Gesamtsozialversicherungsbeitrag nach Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteilen je Bei-tragsgruppe getrennt
7. Das Kurzarbeitergeld und das fiktive Arbeitsentgelt sowie die darauf entfallenden Beiträge zur Kranken, Pflege und Rentenversicherung.
8. beitragspflichtige Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge
9. Umlagesätze nach dem AAG und das umlagepflichtige Arbeitsentgelt (s. u.)
10. Parameter zur Berechnung der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld


7. BEITRAGSNACHWEIS ERSTELLEN
Der Arbeitgeber muss die zu zahlenden Beiträge für den jeweiligen Entgeltabrechnungszeitraum der Einzugstelle gegenüber in einem Beitragsnachweis getrennt nach Beitragsgruppen (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) nachweisen. Namen der Arbeitnehmer werden hier im Gegensatz zur Beitragsabrechnung nicht gemacht.

Der Arbeitgeber reicht den Beitragsnachweis bei der zuständigen Einzugstelle (Krankenkasse des Arbeitnehmers) ein. Haben Sie mehrere Arbeitnehmer, die bei unterschiedlichen Krankenkassen versichert sind, müssen Sie an jede dieser Krankenkassen einen separaten Beitragsnachweis senden. Der Beitragsnachweis muss auf elektronischem Weg zwei Arbeitstage vor Fälligkeit eingereicht werden. 

Die Einzugstelle gibt für das Jahr die Fristen vor, die einzuhalten sind. Für jeden Monat wird das Datum für die Beitragsfälligkeit vorgegeben. 
undefinedTermine für die Übermittlung der Beitragsnachweise 

Beitragsnachweis und Beitragsabrechnung beinhalten im Prinzip die gleichen Angaben und Beiträge. Die Summe aller Beiträge, bleibt die gleiche. Nur die Zusammenstellung und Bündelung ist eine andere.


8. UMLAGEN ZAHLEN
Die Umlagen für Entgeltfortzahlung werden separat berechnet. Diese Umlagen sind nur vom Arbeitgeber zu zahlen. Einzugsstelle ist ebenfalls die Krankenkasse. Mit der Beitragsabrechnung erfolgt auch die Auflistung der Beiträge für das Umlageverfahren.

U1 - Ausgleich der Krankheitsaufwendungen:
Durch ein gesetzlich geregeltes Ausgleichsverfahren (Entgeltfortzahlungsversicherung) werden die wirtschaftlichen Risiken der Entgeltfortzahlung für Klein- und Mittelbetriebe auf viele Betriebe verteilt. Das Prinzip des Aufwendungsausgleichsgesetzes ist: Den Arbeitgebern mit wenigen Beschäftigten wird der größte Teil ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung an arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer erstattet. Hierfür zahlen sie einen Umlagebetrag. Die Höhe dieses Umlagebetrages richtet sich nach dem Entgelt der Beschäftigten und dem Umlagesatz der zuständigen Einzugsstelle.
Die Entgeltfortzahlungsversicherung erfasst Arbeitgeber, die in der Regel für einen Zeitraum von mindestens acht Monaten nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen. 
Zuständige Einzugsstellen sind die Krankenkassen (außer LKK) oder die Minijob-Zentrale.

U2 - Ausgleich der Mutterschaftsaufwendungen:
Für Arbeitgeber besteht unabhängig von der Betriebsgröße eine besondere Versicherung, die die Arbeitgeberaufwendungen nach dem Mutterschutzgesetz ausgleicht. Zur Finanzierung der Erstattung von Mutterschaftsaufwendungen wird eine besondere Umlage (U2) von den beteiligten Arbeitgebern erhoben.  Zuständige Einzugsstellen sind ebenfalls die Krankenkassen oder die Knappschaft (siehe oben U1).

Insolvenzgeldumlage:
Die Mittel für die Zahlung des Insolvenzgeldes werden unabhängig von der Betriebsgröße durch eine monatliche Umlage von den insolvenzfähigen Arbeitgebern aufgebracht. Lediglich Arbeitgeber der öffentlichen Hand sowie Privathaushalte sind von der Zahlung der Umlage ausgenommen.

Quelle: Deutsche Rentenversicherung, summa summarum, Beiträge 2011 


9. ENTGELTBESCHEINIGUNG FÜR ARBEITNEHMER ERSTELLEN
Die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erstellung einer Bescheinigung über das gezahlte Arbeitsentgelt in Textform besteht seit Langem. Gesetzliche Grundlage ist § 108 der Gewerbeordnung. Dieser Nachweis muss zumindest den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Insbesondere sind Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen oder Vorschüsse zu machen. Die Verpflichtung zur Abrechnung entfällt, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat im Jahr 2013 mit dem Erlass der undefinedEntgeltbescheinigungsverordnung des Nähere zum Inhalt und zum Verfahren der Entgeltbescheinigung neu geregelt. Arbeitserleichterung bietet eine undefinedKommentierung der Verordnung mit Beispielen


10. BEITRÄGE FÜR SOZIALVERSICHERUNGEN AN DIE ZUSTÄNDIGE KRANKENKASSE ÜBERWEISEN
Um keine Frist zu versäumen, können Sie auch per Einzugsermächtigung überweisen. Wichtig ist, die Zahlungstermine einzuhalten. Eine Terminüberwachung hat hier hohe Priorität. Bei der Überweisung sind be-stimmte Überweisungsschlüssel und Kennziffern zu beachten. Informationen erhalten Sie bei der zuständigen Krankenkasse bzw. der Minijob-Zentrale.


11. ZUSATZVERSORGUNG FÜR ARBEITNEHMER IN DER LAND- UND FORSTWIRTSCHAFT (ZLA)ZAHLEN
Überweisung oder abbuchen lassen. Informationen zur ZLA finden Sie auf der speziellen undefinedWebsite der Sozialversicherungen


12. ARBEITSZEIT ERFASSEN / STUNDENZETTEL  FÜHREN
Sowohl für die Sozialversicherung und Unfallversicherung als auch für die Entgeltabrechnung und das Lohnsteuerverfahren ist eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit Ihres Mitarbeiters erforderlich. Ebenso zur Einhaltung des Mindestlohn-Gesetzes. Nachweise dazu gehören in die Entgeltunterlagen und werden auch geprüft. In welcher Form die Arbeitszeiterfassung erfolgt bleibt Ihnen überlassen. Stundenzettel sind eine Möglichkeit in der betrieblichen Praxis.


13. AUFBEWAHRUNGSFRISTEN EINHALTEN
Nach sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften besteht die Pflicht für die Aufbewahrung von Lohnunterlagen nur bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres (Deutsche Rentenversicherung, SUMMA SUMMARUM, Prüfung von A – Z, 2011). Achtung! Im Steuerrecht gelten längere Aufbewahrungspflichten. Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.


14. ABMELDUNG BEI BEENDIGUNG DES ARBEITSVERHÄLTNISSES
Wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird, melden Sie den Beschäftigten bei der zuständigen Krankenkasse wieder ab. Spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende der Beschäftigung.


15. IHRE AUFGABEN IM BEREICH DER SOZIALVERSICHERUNGEN BEI BESCHÄFTIGUNG VON MINIJOBBERN
Die zuvor genannten Aufgaben des Arbeitgebers im Bereich der Sozialversicherungen sind bei der Beschäftigung von Minijobbern ähnlich. Zuständige Einzugsstelle für die Sozialversicherungen ist hier jedoch nicht die Krankenkasse sondern die Minijob-Zentrale. Das Beitragsverfahren läuft in der Regel auch elektronisch über das Internet. Weitere Informationen: undefinedMinijob-Zentrale 

Wenn Sie Minijobber beschäftigen, entfällt also die direkte Verbindung zu den Krankenkassen. Sie zahlen Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie - wenn gewählt - die pauschale Lohnsteuer für geringfügig Beschäftigte an die Minijob-Zentrale. Die Minijobzentrale verteilt die Beiträge weiter an Krankenkasse und Finanzamt.

Die Minijob-Zentrale
Die Minijob-Zentrale ist zuständige Einzugsstelle für die Pauschalabgaben bei geringfügiger Beschäftigung. Hier gehen alle Meldungen für geringfügig entlohnte und kurzfristige Beschäftigungen ein. Werden für eine Person mehrere geringfügige Beschäftigungen gemeldet, so überprüft die Minijob-Zentrale, ob die Voraussetzungen für eine versicherungsfreie geringfügige Beschäftigung weiterhin vorliegen.

Nach § 8 Abs. 2 Satz 1 SGB IV sind

  • mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen, und
  • mehrere kurzfristige Beschäftigungen
    für die Prüfung der Geringfügigkeit nach § 8 SGB IV zusammenzurechnen.

Werden von einem Mitarbeiter neben einer versicherungspflichtigen Beschäftigung auch geringfügig entlohnte Beschäftigungen ausgeübt, bleibt lediglich die zuerst aufgenommene geringfügig entlohnte Beschäftigung versicherungsfrei.

Weitere ausführliche Informationen auf der Website der undefinedMinijob-Zentrale

Aufzeichnungspflichten und Konsequenzen bei Nichterfüllung

Das Sozialversicherungsrecht schreibt eine Vielzahl von Aufzeichnungspflichten vor. Zuständige Stelle für die Prüfung ist die Deutsche Rentenversicherung. Die Aufzeichnungspflichten erfüllen Sie zum Beispiel schon mit dem schriftlichen Arbeitsvertrag und den darin gemachten Angaben. Die bereits genannten Entgeltbescheinigungen und Beitragsnachweise gehören ebenfalls dazu. Hier noch einmal zur Übersicht der „Blick aufs Ganze“ in Sachen Sozialversicherungen und Aufzeichnungspflichten:

Es wird vorgeschrieben sogenannte Entgeltunterlagen zu führen. Der Begriff Entgeltunterlagen wird im Sozialversicherungsrecht verwendet. Meistens wird im alltäglichen Sprachgebrauch der Begriff Lohnunterlagen oder Lohn- und Gehaltsunterlagen benutzt, der im Lohnsteuerrecht üblich ist. Im täglichen Sprachgebrauch setzt sich der Begriff Entgelt immer mehr durch und ersetzt die Begriffe Lohn und Gehalt, die eine Unterscheidung zwischen Arbeitern und Angestellten beinhaltet

Der Arbeitgeber ist zur Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Reihenfolge und geordnet vorzunehmen. Entgeltunterlagen müssen in deutscher Sprache geführt werden. Sie können nach auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. (Deutsche Rentenversicherung, summa summarum, Prüfung von A - Z, 2011)

Die Verletzung von Aufzeichnungspflichten kann dazu führen, dass Arbeitsentgelte geschätzt werden und auf den Arbeitgeber hohe Nachzahlungen zukommen. Außerdem ist die Verletzung der Aufzeichnungspflicht eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Der rechtskräftige Bußgeldbescheid ist dem Gewerbezentralregister beim Generalbundesanwalt am Bundesgerichtshof in Berlin anzuzeigen (Betriebsprüfung durch die Rentenversicherungsträger, Deutsche Rentenversicherung, 03/2010)

Ausführliche Informationen in Form von Broschüren und Newslettern erhalten Sie bei der undefinedDeutschen Rentenversicherung Bund

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