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29. 10. 2019

Die Pinnwand - Chaos an der Wand oder hilfreich im Büro?

Pinnwände im Büro können eine große Hilfe sein. Sie können aber auch Verwirrung stiften und kommen vielmehr als Chaos an der Wand zur Wirkung. Die Pinnwand ist oft nur ein Papierkorb in anderem Format, in dem alles entsorgt wird, was sonst keinen Platz findet. Hier tummelt sich die Einladung zur Mitgliederversammlung, über die längst keiner mehr spricht. Hier finden sich Info-Flyer und Visitenkarten zu Angeboten, die längst nicht mehr aktuell sind. Ebenfalls aufzustöbern sind Urlaubsgrüße, Bilder und Eintrittskarten, die sich hinter Schreiben der Versicherung und der Bank verstecken.

Je voller die Pinnwand ist, desto schneller sehen wir darüber hinweg, denn unser Auge vermeidet das Chaos lieber und sucht nach Ordnung und Struktur. Einen kurzen Moment des schlechten Gewissens gibt es meist gratis dazu: „Das habe ich auch noch nicht geschafft…!“ Trotzdem kann die Pinnwand das vermeintliche Gefühl verleihen alles im Blick zu haben. Stellen Sie sich die Frage: „Brauche ich die Pinnwand wirklich? 

Wenn ja, wie kann ich das Pinnwand-Management verbessern?

  1. Räumen Sie die Pinnwand auf und entsorgen Sie alle alten Zettel.
  2. Finden Sie für persönliche Erinnerungstücke einen besseren Platz, z. B. eine „Schatzkiste“, einen Bilderrahmen, in dem jedes Bild besser zur Wirkung kommt, oder eine ganz persönliche „Pinnwand“, die Ihr Herz erfreut, aber frei von offiziellen Infos ist.
  3. An der Büro-Pinnwand heften nur noch Infos, die aktuell und wichtig sind.
  4. Termine und Fristen übertragen Sie in Ihren Terminkalender. Doppelt hält besser – und vielleicht gelingt es Ihnen bald, ganz auf den Terminkalender umzusteigen.
  5. Legen Sie fest, was nur noch auf die Pinnwand kommt: zum Beispiel Kino- und Theaterkarten, Notfall-Adressen, aktueller Busfahrplan, aktueller Entsorgungskalender, aktuelle Einkaufsliste für Büromaterial. Alles schön übersichtlich und vor allem aktuell!

Am besten heute oder morgen erledigen. Viel Erfolg!

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31. 05. 2019

Hohe Papierstapel auflösen - So kann's erfolgreich enden!

Papierstapel im Büro entstehen schnell und verschwinden langsam. Oder sind hartnäckig und verschwinden gar nicht. Zu viele und zu hohe Stapel signalisieren aber ständig "Da ist noch viel zu tun!" Gegen diesen "Motivationskiller" im Büro sind die wenigsten immun. Fangen Sie noch heute mit dem ersten Stapel an und lösen ihn einfach auf:

Sortieren Sie den Inhalt wie folgt:

  1. Kann weg: Diese Unterlagen gehören eindeutig in den Papierkorb, ins Altpapier oder in den Schredder. Für Unentschlossene kann ein Papierkorb auf Probe hilfreich sein. Der wird frühestens in zwei Monaten geleert.
  2. Aktuelle Zeitschriften, Prospekte, Rundschreiben: Sind sie wirklich wichtig? Werden Sie sie noch lesen? Wenn Sie eindeutig ja dazu sagen, legen Sie diese Unterlagen in Ihre "Leseecke". Zum Beispiel an einen bestimmten Platz im Regal, auf einen Nebentisch oder auf Ihr Stehpult. Wenn Sie noch keine haben, suchen Sie sich einen geeigneten Platz dafür. Wenn Sie Zeitschriften und Prospekte längerfristig aufbewahren wollen, nutzen Sie Stehsammler.
  3. Wichtige Aufgaben, die noch zu erledigen sind: Diese Dokumente sind die wichtigsten, dürfen auf dem Schreibtisch bleiben und werden in Kürze bearbeitet. Erledigen bedeutet nicht, dass Sie ein recht interessantes Angebot oder eine allgemeine Information "irgendwann lesen" wollen, sondern hier geht es zum Beispiel um eine Rechnung, die zu überweisen ist, eine behördliche Mitteilung die noch zu machen ist oder die Checkliste für das nächste Audit, die zu bearbeiten ist.
  4. Abgeschlossene Aufgaben: Solche Unterlagen werden aktuell nicht mehr bearbeitet, müssen aber aufbewahrt werden. Heften Sie die Dokumente direkt ab oder - sollten es sehr viele sein - notieren Sie einen Termin, wann Sie das machen wollen. 
  5. Wichtig aber kein "zu Hause": Wenn Sie noch keinen Ablageort haben, überlegen Sie zu welchen anderen Unterlagen in einem Ordner sie passen könnten oder ob sich ein neuer Ordner lohnt. Alternativ könnte eine Hängeregistratur zum Einsatz kommen. Beschriftung nicht vergessen!

Vorsicht Falle! Bei der Durchsicht der Stapel passiert es nicht selten, dass man sofort etwas erledigen oder ein Dokument komplett lesen will. Das dauert dann natürlich länger und endet vielleicht damit, dass der Stapel immer noch da ist. Bleiben Sie also hartnäckig und sortieren Sie nur. So kann Ihre Aufräumaktion erfolgreich enden!

Wenn Sie Ihre Ablage verändern wollen, kann der Musteraktenplan eine gute Hilfe sein. Behalten Sie bei Ihrer Ablage das bei, was gut funktioniert. Ändern Sie die Ablage nur in den Bereichen, wo Sie Handlungsbedarf sehen.

Musteraktenpläne für die Landwirtschaft finden Sie im Formular-Center im Sachgebiet Büroorganisation.

undefinedZum Formular-Center

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27. 10. 2016

Übersicht mit Ordnungsmappen

Kennen Sie das? Immer wieder sammeln sich viele Blätter auf Ihrem Schreibtisch, die aber zu ganz unterschiedlichen Aufgaben gehören. Aufgaben, die aktuell sind und an denen Sie in den nächsten zwei bis drei Wochen arbeiten wollen. Zum Beispiel die Vorstandssitzung vorbereiten, Rechnungen schreiben oder Checklisten fürs nächste Audit ausfüllen. Wenn ja, dann könnte eine Ordnungsmappe für Sie hilfreich sein!

Ordnungsmappen sind DINA 4 Mappen mit 5 bis 12 Fächern und Taben (Sortier- oder Navigationshilfe / Register an der rechten Seite). Oben auf der Titelseite ist Platz für die Beschriftung der Fächer, so dass Sie mit einem Handgriff das gewünschte Fach aufschlagen können. Mit gezieltem Griff legen Sie jedes Schriftstück ruck zuck in die Ordnungsmappe. Ist die Aufgabe erledigt, werden die Unterlagen entweder weggeworfen oder im Aktenordner abgeheftet. Je nachdem ob es sich um Notizen handelt, die nach der Aufgabe nicht mehr benötigt werden oder um aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Das Fach in Ihrer Ordnungsmappe ist nun wieder frei für eine neue Aufgabe.

Sie können die Fächer auch dauerhaft nutzen; beispielsweise zum (Vor-)Sammeln von Rechnungen und Lieferscheinen gleichbleibender Lieferanten oder zum kurzfristigem Aufbewahren von Pflanzenschutzfaxen.

Damit Sie bei der Beschriftung flexibel sind, können Sie entweder mit Bleistift, schreiben oder Aufkleber benutzen, die wieder ablösbar sind. Kunststoffmappen gibt es mit entsprechenden Fächern für das Verzeichnis.

Ordnungsmappen haben in der Regel zwei Spanngummis, die dafür sorgen, dass nichts rausfällt. Beim Schutz vor Schmutz, z. B. im Stallbüro, punkten die Kunststoffmappen. Am besten im Geschäft in die Hand nehmen und ausprobieren, welches Material Sie bevorzugen.

Tipp: Suchen Sie in Ihrem Fachgeschäft, Katalog oder Online-Shop nach „Ordnungsmappen“. Es gibt viele verschiede Modelle aus Karton oder Kunststoff. Die Auswahl ist groß und sicher ist eine passende für Ihre Bedürfnisse dabei!

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05. 10. 2016

Alles klar? Verschiedene Sichthüllen und Sichtmappen für Ihre Büroarbeit

©Gunnar Assmy - Fotolia.com

Die Standard-Sichthülle, die in keinem Agrarbüro fehlen sollte, haben wir bereits vorgestellt. Heute möchten wir noch einmal nachlegen. Denn es gibt noch mehr, was den Büroalltag  transparenter und leichter macht.

Zum Beispiel die neue Blätter-Sichtmappe von Classei. Hier kann alles zum Lesen und Bearbeiten in der Hülle bleiben, da sie oben und unten zwei kurze 25 mm Schweißnähte hat. Dieser Klemmeffekt hält die Schriftstücke seitlich wie eine Art Büroklammer zusammen. Man kann darin blättern, lesen und bearbeiten wie in einem Buch ohne die Blätter herauszunehmen. undefinedClassei Blätter-Sichtmappe

Der einklappbare Lochrand macht die Leitz CombiFile Hülle flexibel für Ablage im Ordner, zum Stapeln auf dem Schreibtisch oder unterwegs. Die rechte Seite ist zu 1/6 geschlossen, damit nichts herausfällt. Ein Beschriftungsstreifen sorgt für schnelles Wiederfinden. Die Öffnung oben und rechts sorgt für einen einfachen Zugriff auf den Inhalt. undefinedLeitz CombiFile Hülle 

Die transparente Organisationshülle A4 von Durable, mit funktioneller 3-fach-Teilung dient dem praktischen Ordnen von Unterlagen. Beschriftung der Taben erfolgt mit farbigen Selbstklebeetiketten. Auch hier ist Transparenz Trumpf! undefinedDurable Organisationshülle 

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23. 05. 2019

Sichthüllen - Schutz gegen sichtbare Spuren

© smallblackcat - Fotolia.com

So manches Blatt Papier nimmt nach seinem Einsatz ein recht zerknittertes und unansehnliches Ende. Ob Einsatzplan für Mitarbeiter, Tagesplan für Azubis oder die Checkliste für das nächste Bankgespräch. Eines haben alle Dokumente gemeinsam: Sie dienen der Information und Organisation und werden immer wieder zur Hand genommen. Weiterreichen, Durchlesen, Weglegen, Mitnehmen – all das hinterlässt sichtbare Spuren. Und das eigentlich wichtige Dokument sieht bald aus als wäre es unwichtig und gehöre in den Papierkorb. Das sollte nicht sein!

Dokumente, die für eine gewisse Zeit im Dauereinsatz sind, können Sie zum Beispiel mit einer transparenten Sichthülle schützen. Sichthüllen sind oben und an der Seite offen. So können Sie das Blatt schnell hineinlegen und wieder rausnehmen.

Bei Bedarf sind weitere Zettel, die als Ergänzung dienen, schnell hinzugefügt. Alles bleibt schön zusammen. Ein Greifausschnitt erleichtert das Öffnen. Zum Lesen kann das Dokument in der Hülle bleiben.

Sichthüllen sind nicht gelocht! Transparente Sichthüllen gibt es in verschiedenen Farben und Kunststoffen. Die einfachsten sind genarbt und eher dünn, andere haben eine glatte Oberfläche und sind aus stärkerem Kunststoff. Die Variationen sind vielfältig. Es gibt sie auch mit Schildchen.

Bespiele: undefinedHerlitz Aktenhüllen undefinedLeitz-Premium Sichthüllen undefinedDurable-Sichthüllen

Sichthüllen bieten Schutz und machen deutlich: Dieser „Zettel“ ist wichtig! Probieren Sie es aus!

29. 06. 2016

Sichthüllen bei der Postbearbeitung – Pluspunkt für die Effizienz

© Netzwerk-Agrarbüro

Die Post kommt an. Ein ganzer Stapel! Wie immer in Standardbriefumschlägen 22 x 11 cm. Der Inhalt: ein Blatt oder mehrere, zweimal geknickt. Was für den Versand hilfreich ist, kann bei der weiteren Bearbeitung ganz schön lästig sein!

Geknicktes Papier entfaltet sich nämlich nach der Befreiung aus dem Briefumschlag zu einem sperrigen Etwas. Viele Briefe wandern deshalb bis zur weiteren Bearbeitung zurück in den Briefumschlag. Weil es schnell geht und die Blätter schön zusammen bleiben. Für die weitere Büroarbeit bringt das in der Regel nichts.

Ein Alternativvorschlag:

Statt zurück in den Briefumschlag kann das Dokument in eine transparente Sichthülle gesteckt werden, die oben und an der rechten Seite offen ist. Die Hüllen liegen griffbereit im oder auf dem Schreibtisch. Der Einsatz von Sichthüllen hat mindestens drei Vorteile:

Erstens können Sie - oder eine andere Person, die im Büro arbeitet - sofort erkennen, um welches Dokument es sich handelt und was die wichtigsten Informationen sind. Steckt das Dokument im Briefumschlag, muss es erst wieder entnommen und auseinandergefaltet werden. Das ist nicht effizient.

Zweitens lassen sich beim Weg heraus aus dem Briefumschlag hinein in die Sichthülle weiterführende Schritte erledigen.

  • Sie können schon etwas markieren -  zum Beispiel eine wichtige Frist. 
  • Die zweite Seite können Sie nach vorne legen, wenn hier die weitere Bearbeitung ansetzt.
  • Sie können ein Post-ist mit einer Mitarbeiterinformation aufkleben sowie weitere für die Bearbeitung notwendige Dokumente, Karten oder Broschüren zum Vorgang legen.

In der Sichthülle geht auf dem folgenden Bearbeitungsweg nichts verloren. Würden Sie zum Beispiel ausschließlich Büroklammern nutzen, um Dokumente hinzuzufügen, besteht die Gefahr, dass sich ganz verschiedene Vorgänge ineinander verhaken.

Drittens können Sie die Effizienz steigern. Die Wiederholung ein- und desselben Arbeitsschrittes ist im Sinne der stetigen Verbesserung von Arbeitsabläufen nicht effizient. Wenn also der Brief zweimal oder sogar mehrmals aus dem Briefumschlag genommen wird und unbearbeitet zurück gesteckt wird, bringt das den Arbeitsablauf insgesamt nicht weiter. Wird die Post hingegen sofort so aufbereitet, dass der nächste Arbeitsschritt zügig erfolgen kann, ist das ein Pluspunkt für die Effizienz!

Charakteristisch für eine Sichthülle ist, dass sie oben und auf der rechten Seite offen ist. Nur so geht das Hineinlegen und Herausnehmen der Schriftstücke ruck zuck! 
Fragen Sie in Ihrem Bürofachgeschäft nach oder geben Sie bei Ihrem Online-Anbieter für Büromaterialien die Begriffe „Sichthüllen“ oder „Sichthüllen mit Beschriftungsfeld“ ein.

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13. 02. 2014

Kleine praktische Helfer im Büro - Selbstklebende Heftstreifen

©Foto Netzwerk-Agrarbüro

So manches Schriftgut möchte man gern ordentlich abheften, aber nicht lochen. Zum Beispiel kleine Heftchen, Muster, wichtige Broschüren oder Bilder. Selbstklebende Heftstreifen oder Abheftstreifen mit einer Universal-Lochung sind dann eine einfache und praktische Lösung.

Heftstreifen für leichtes Schriftgut werden nur rückseitig geklebt; Heftstreifen für schwereres Schriftgut hingegen auf der Vorder- und Rückseite. Es gibt diese kleinen praktischen Bürohelfer in verschiedenen Größen. Überstrapzieren sollte man diese Heftsreifen aber nicht. Allzu schwere Broschüren stellen Sie lieber in einen Stehsammler.

Suchen und Finden: Suchen Sie im Internet oder fragen Sie in Ihrem Bürofachhandel nach "selbstklebenden Heftstreifen oder Abheftstreifen mit Lochung".

Gleiche Bezeichnung - verschiedene Funktionen! Selbstklebende Heftstreifen gibt es auch mit einer Abheftmechanik, wie man sie zum Beispiel in einem Schnellhefter findet. Solche Heftstreifen können zum Beispiel nachträglich in Mappen eingeklebt werden, um dann zuvor gelochtes Schriftgut einzuheften.

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30. 01. 2014

Ordnung für Kataloge und Zeitschriften - Stehsammler und Katalogsammler

©Netzwerk-Agrarbüro

Bücher in Ihrem Regal stehen in der Regel schön übersichtlich nebeneinander. Wenn Sie ein bestimmtes Buch suchen, finden Sie es anhand der Beschriftung auf dem Buchrücken. Ein Buch steht fest im Regal. Kataloge hingegen kippen um. Aber - die meisten Kataloge und Fachzeitzeitschriften, sind heute so umfangreich, dass auch sie einen – wenn auch schmalen – „Buch“-Rücken haben. Das können Sie nutzen!

Unser Tipp: Wenn Sie Kataloge in Ihrem Agrarbüro schön und ordentlich präsentieren möchten, so dass jeder, der sie benötigt, sie schnell zur Hand hat, verwenden Sie Stehsammler die an der „Vorderseite bis unten offen“ sind.

Ein Beispiel: Sie möchten die Jahreskataloge Ihrer Geschäftspartner, in denen Sie häufig etwas nachlesen, gut sichtbar und mit schnellem Zugriff in Ihrem Regal oder auf einem niedrigen Schrank platzieren. Würden Sie die Kataloge einfach als Stapel ablegen, müssten Sie bei Bedarf den gewünschten Katalog erst aus dem Stapel ziehen und dabei den (schweren) Rest hochheben.

Praktischer ist es, wenn Sie den Katalog einfach wie ein Buch aus dem Regal ziehen können. Genau das ermöglichen Stehsammler, deren Vorderseite bis unten offen ist. Diese Stehsammler gibt es sowohl farbig als auch transparent in Acryl. Letztere sind meistens etwas teurer.

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18. 10. 2013

Haftmarker – Kleine bunte Bürohelfer

© kaktus2536 - Fotolia.com

Sicher nutzen Sie auch die kleinen gelben „Post it’s“-Haft-Notizzettel, um Seiten in einem Buch oder einer dicken Akte zu markieren. Das ist ganz praktisch. Speziell und vorrangig zum Markieren gibt es jedoch weitere Alternativen: Die sogenannten Haftmarker.

Diese kleinen Bürohelfer gibt es inzwischen in vielen unterschiedlichen Varianten: kleiner, schmaler, bunter und reißfester als die kleinen Notizzettel. Möchten Sie zum Beispiel eine bestimmte Seite zu einem späteren Zeitpunkt lesen, bearbeiten oder kopieren, signalisieren diese kleinen Marker am rechten oder oberen Rand wo Sie aufschlagen müssen. Langes Suchen und Durchblättern von Katalogen, Zeitschriften oder Akten entfällt.

Tipp: Geben Sie im Internet in einer Suchmaschine den Begriff Haftmarker ein und suchen Sie gezielt nach Bildern (in der Menüleiste der Suchmaschine "Bilder" anklicken). Sie finden eine bunte Vielfalt an Möglichkeiten! 

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02. 10. 2013

So können Sie Ihre USB-Sticks aufbewahren

In vielen landwirtschaftlichen Betrieben haben sich USB-Sticks als Datenträger sowohl  im betrieblichen als auch im privaten Bereich durchgesetzt. Daher gibt es vielfach mehrere Sticks, die die unterschiedlichsten Dateien beinhalten. Jetzt gilt es, diesen Datenträger sinnvoll und möglicherweise nach Sachgebieten aufzubewahren. Der Markt bietet hierfür inzwischen unterschiedliche Aufbewahrungsmöglichkeiten an:

USB Stick-Boxen
oder USB Stick-Hüllen.

Bei den Boxen handelt es sich z. B. um kleine Standboxen aus Kunststoff, in denen bis zu 6 Sticks aufbewahrt werden können. Boxen eignen sich eher zur Aufbewahrung in der Schreibtischschublade oder auf dem Schreibtisch.

Die Hüllen fassen ein oder zwei Sticks und weisen entweder einen Abheftrand auf oder sind mit einer selbstklebenden Folie versehen. Die Hüllen können also sehr gut bestimmten Ordnern/Sachgebieten im Büro zugewiesen und dort eingeheftet oder eingeklebt werden.

Wenn Sie im Internet die Suchwörter usb stick box oder usb stick hülle in eine Suchmaschine eingeben, werden Ihnen unterschiedliche Boxen und Hüllen verschiedener Hersteller angezeigt. Oder fragen Sie in Ihrem Bürofachhandel nach!

Tipp: Der USB-Stick dient in erster Linie als kleiner handlicher Datenträger. Bei langfristiger Aufbewahrung von Dateien denken Sie daran, dass die Daten auf dem Speichermedium langfristig zur Verfügung stehen müssen. Überprüfen Sie, ob das gewählte Speichermedium z. B. noch in 10 Jahren die Lesbarkeit garantiert.

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20. 05. 2011

So schützen Sie Ihre Unterlagen

Betriebsanleitungen, Warnhinweise, eine Liste mit wichtigen Telefonnummern, Hinweise zu Hygienevorschriften oder grundsätzliche Arbeitsanweisungen sollten vor dem Anbringen im Stallbüro, im Stall oder in anderen Betriebsstätten einlaminiert werden. Damit sind sie vor Schmutz und Nässe gut geschützt und können längerfristig genutzt werden.

Einfache Laminiergeräte sind im Fachhandel schon ab ca.20 € zu bekommen. Achten Sie bei der Anschaffung darauf, ob Sie nur DIN A4 -Blätter oder auch DIN A3-Blätter und eventuell andere gewünschte Größen laminieren können. Die entsprechenden Folien (Laminiertaschen) in unterschiedlicher Größe müssen zusätzlich gekauft werden.
Wenn Sich die Anschaffung aus Ihrer Sicht für Sie nicht lohnt, übernehmen auch Bürofachgeschäfte das Einlaminieren für Sie.

Für Unterlagen, die häufig angefasst und mitgenommen werden müssen, bieten transparente Sichthüllen, die oben und an der rechten Seite offen sind, hervorragenden Schutz. Man sieht auf den ersten Blick, was drin ist. Die Formulare müssen nicht gelocht sein. Die Hüllen sind im Fachhandel farbig sortiert zu bekommen, so dass durch die Farbwahl auch eine Sortierung erfolgen kann. Transparente Sichthüllen haben im Gegensatz zu den häufig verwendeten Prospekthüllen keine Lochung am Rand, so dass sie nicht abgeheftet werden können. Wählen Sie am besten Sichthüllen aus extra starkem Kunststoff und glasklar. Dann ist auch die „Durchsicht“ optimal.

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