31. 05. 2017

Förderunterlagen

Die Aufbewahrungsfristen für Förderunterlagen sind in den jeweiligen Förderrichtlinien, den Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) oder der Landeshaushaltsordnung (LHO) geregelt. 

Die Aufbewahrungsfristen werden dem Antragsteller immer mitgeteilt: Es erfolgt entweder ein direkter Hinweis im Zuwendungsbescheid oder die Verpflichtung ist im Antrag nachzulesen - meistens unter der Überschrift "Verpflichtungen". Möglich ist auch, dass auf die jeweilige Richtlinie oder die ANBest-P hingewiesen und damit die Frist mitgeteilt wird. Die Aufbewahrungsfrist wird z. B. unter "Sonstige Zuwendungsbestimmungen" genannt.

Beispiel: Punkt 10.5 der Verpflichtungserklärung im Mantelbogen des Sammelantrags 2017: Ich verpflichte mich, alle Unterlagen, Aufzeichnungen, Belege, Bücher oder Karten für die Dauer von 6 Jahren nach Empfang der Zuwendung aufzubewahren.

Achtung! Die Antragsunterlagen sind auch steuerrechtlich relevant und müssen deshalb in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden, da sie gleichzeitig Buchführungsunterlagen sind! Wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.

Agrarumweltmaßnahmen und Vertragsnaturschutz

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Dazu gehören in der Förderperiode 2007 - 2014

  • Markt- und standortangepasste Landbewirtschaftung (MSL) mit folgenden Bausteinen: Vielfältige Fruchtfolge, Extensive Dauergrünlandnutzung, Ökologische Produktionsverfahren, Anlage von Blühstreifen oder Blühflächen, Zwischenfruchtanbau, Erosionsschutzmaßnahmen, Weidehaltung von Milchvieh
  • Anlage von Uferrandstreifen,
  • Langjährige und 20-jährige Flächenstilllegung, 
  • Zucht vom Aussterben bedrohter lokaler Haustierrassen
  • Vertragsnaturschutz 

In den Richtlinien zur Förderung einer markt- und standortangepassten Landbewirtschaftung (MSL) und in den jeweiligen speziellen Richtlinien ist geregelt, dass die Unterlagen während des 5-jährigen Verpflichtungszeitraums und weitere 5 Jahre nach Ende des Verpflichtungszeitraums aufzubewahren sind.

Dazu gehören in der Förderperiode 2014 - 2020 die Förderprogramme

  • Anbau vielfältiger Kulturen im Ackerbau
  • Anbau von Zwischenfrüchten 
  • Anlage von Blüh- und Schonstreifen
  • Anlage von Uferrand- und Erosionsschutzstreifen
  • Extensive Grünlandnutzung
  • Zucht und Haltung bedrohter Haus-und Nutztierrassen
  • Vertragsnaturschutz

    Die entsprechenden Richtlinien besagen, dass die Dokumente während des 5 jährigen Verpflichtungszeitraumes und weitere 5 Jahren nach Ablauf des Verpflichtungszeitraumes aufzubewahren sind. 
  • Haltungsverfahren auf Stroh
  • Sommerweidehaltung

    Die entsprechenden Richtlinien besagen, dass die Dokumente während des einjährigen Verpflichtungszeitraumes und weitere 10 Jahre nach Ablauf des Verpflichtungszeitraumes aufzubewahren sind.
     

Antragsteller, die seit 1993 bestimmte Flächen im Rahmen der Förderung einer markt- und standortangepassten Landbewirtschaftung (MSL) von Ackerland in Dauergrünland umgewandelt haben und die diese Fläche seit der Umwandlung in Dauergrünland ununterbrochen gemäß den Auflagen der Dauergrünlandextensivierung bzw. der ökologischen Produktionsverfahren bewirtschaftet haben, sollten zur möglichen Inanspruchnahme des sog. Vertrauensschutzes, d.h. Rückumwandlung der Dauergrünlandflächen in Ackerland ohne Bereitstellung von neuem Dauergrünland im gleichen Naturraum, die Unterlagen die die ursprüngliche Umwandlung der Ackerflächen in Dauergrünland belegen, bis auf Weiteres im Betrieb aufbewahren, da diese Unterlagen als Nachweis der Umwandlung in Dauergrünland zwingend notwendig sind. 

Investitionen

Zu den investiven Maßnahmen des Förderprogramms Ländlicher Raum NRW gehören u. a.:

  • Investitionsförderung (AFP) ¹
  • Diversifizierung ²

Die Aufbewahrungspflichten sind bei diesen Projektförderungen durch die ANBest-P (Allgemeine Nebenbestimmungen zur Projektförderung) festgelegt, die Anlage zum Zuwendungsbescheid sind.
Demnach gilt: Die Zuwendungsempfängerin oder der Zuwendungsempfänger hat die Belege 5 Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren¹,², sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist. Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen.

 

Wichtig im Zusammenhang mit der AFP-Förderung und der Förderung nach Diversifizierung ist die sogenannte Zweckbindungsfrist, die besagt, wie lange zum Beispiel eine Anschaffung im Betrieb verbleiben muss!

Bei allen Fragen zur Förderung wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige AFP bzw. Diversifizierungsberatung.

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Achtung - Steuerrecht geht vor!

Einige Förderunterlagen sind auch steuerrechtlich relevant und müssen deshalb länger aufbewahrt werden als es zum Beispiel die Förderrichtlinie vorsieht. Der Antragsteller wird im Anschreiben darauf hingewiesen. Im Zweifelsfall den Steuerberater um Rat fragen!

Beschriftung mit Jahreszahlen

Beschriften Sie Ihre Ordner immer mit Jahreszahlen auf dem Rückenschild, dann haben Sie auch im Archiv stets die chronologische Übersicht.

Wenn eine Akte ins Archiv verlagert wird und klar ist wann die Akte vernichtet werden kann, notieren Sie dieses Datum am besten sofort auf den Aktenrücken.

Im Zweifelsfall sollten Sie Unterlagen lieber länger aufbewahren, als sie zu früh zu vernichten! Wenden Sie sich bei Fragen an die zuständige Bewilligungsbehörde.

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