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12. 02. 2014

Aufbewahrungsfristen

Viele verschiedene Gesetze oder Anforderungen im Qualitätsmanagement schreiben vor, wie lange ein Dokument, z. B. ein Lieferschein, aufzubewahren ist. Oft sind die Fristen je nach Grundlage unterschiedlich lang. Das führt im Alltag zu Unsicherheiten, ob das Dokument entsorgt werden kann.

Auch wenn es für manche Dokumente keine Vorschriften gibt, kann es sinnvoll sein, diese aufzubewahren. Weil sie zum Beispiel erforderlich sind, um Gewährleistungsansprüche geltend zu machen. Belege sind auch zu Garantiezwecken aufzuheben. Manchmal dient die Aufbewahrung auch einfach nur dazu Wissen zu erhalten oder im Falle eines Falles nachschauen zu können, wie ein Sachverhalt oder wie hoch die Investition vor 20 Jahren war.

Fristen in einzelnen Bereichen siehe linke Spalte!

12. 02. 2014

Interne Aufbewahrungsfristen

Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Sie auch interne Aufbewahrungsfristen festlegen. Die gelten dann nur für Ihren Betrieb. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass Terminkalender des Betriebes generell nicht entsorgt werden. So können Sie stets nachsehen, welche Termine Sie in einem bestimmten Jahr notiert haben.

Aber Vorsicht! Die Grenze zum "Sammlertum" ist fließend! Also Achtung vor übertriebener Aufbewahrung. Wägen Sie Vor- und Nachteile ab.

Manche Unterlagen könnten für eine Chronik wichtig sein und sollten deshalb nicht vernichtet werden.

Grundrisse, Skizzen und weitere Informationen zu Gebäuden und Grundstücken werden als Wissensdokumente benötigt und sollten dem Unternehmen - auch wenn es keine bestimmte Aufbewahrungspflicht gibt - langfristig erhalten bleiben. 

12. 02. 2014

Nutzen Sie ein Archiv für alte Akten

Alle Unterlagen, auf die Sie nicht mehr regelmäßig zugreifen müssen, können aus dem Büro raus und in ein Archiv gebracht werden. Damit haben Sie Platz für aktuelle Unterlagen. Als Archiv kann durchaus ein Raum dienen, der weiter vom Büro entfernt liegt - zum Beispiel auch der Dachboden oder der trockene Keller.

Übrigens... Der Begriff Archiv ist hier als Ablageort für Unterlagen definiert, die aktuell nicht benötigt werden. Der Begriff Archiv wird aber auch - zum Beispiel in Software-Programmen -  für die aktuelle Ablage genutzt.

12. 02. 2014

Beschriftung auch im Archiv

Eine eindeutige Beschriftung von Unterlagen ist auch im Archiv hilfreich. Wenn Altakten komplett mit Ordner und Inhalt ins Archiv wandern, schreiben Sie - sofern nicht schon bei Anlage des Ordners geschehen - die Jahreszahl oder einen Zeitraum auf den Ordnerrücken, um sofort zu erkennen, welchem Zeitraum diese Unterlagen zuzuordnen sind. Dann finden Sie bei Bedarf auch im Archiv alles schnell wieder.
Wenn in Stapeln abgelegt wird, nutzen Sie Zwischenblätter (Laschen) mit Angaben zu Inhalt, Zeitraum und eventuell zusätzlich schon Angaben, ab wann die Stapel entsorgt werden können.

12. 02. 2014

Gut und sicher aufbewahren

Diesen Unterlagen gilt besondere Aufmerksamkeit! Sie haben entweder einen dauerhaften Wert - wie zum Beispiel das Familienstammbuch - oder sollten an einem möglichst sicheren Ort aufbewahrt werden, den alle Familienmitglieder kennen:

  • Geburtsurkunde, Taufschein
  • Heiratsurkunde, Familienstammbuch
  • Kopien von Reisepass und Personalausweis, Führerschein, Impfpässen, EC/Kreditkarten,
  • Zeugnisse, Gesellen-, Gehilfen-, Meisterbriefe
  • Ernennungsurkunden, Urkunden
  • Ausbildungsnachweise
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Sozialversicherungsunterlagen, Rentenbescheide
  • Sonstige Versicherungs- und Vorsorgeunterlagen
  • Krankenkassen-Mitgliedsausweis
  • Sparbücher, Dokumentation über vorhandene Bankkonten
  • Dokumentation weiterer Geldanlagen
  • Grundschuld- und Hypothekenbriefe, Grundbuchauszüge
  • Pacht-, Miet- und sonstige Verträge
  • Fahrzeugbriefe
  • Hinweis auf Testament, Vollmachten 

12. 02. 2014

Elektronische Datenspeicherung

Wenn die Papier-Unterlagen zu viel Platz einnehmen, ist die elektronische Datenspeicherung eine Alternative. Dokumentenmanagementsysteme sortieren Ihre Dokumente in einen digitalen Aktenschrank ein. Dazu werden die Dokumente eingescannt. Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater, wenn Sie Buchführungsunterlagen digital speichern wollen.

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