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30. 11. 2018

Terminkalender schafft Sicherheit

Wer seine Termine im Blick hat und Fristen wahrt, ist auf der sicheren Seite! Geldbußen oder Prämienkürzungen wegen verpasster Meldungen oder unbeachteter Sperrfristen werden vermieden.  Der richtige Terminkalender - elektronisch oder in Papierformat - hilft dabei!

©nikbu - Fotolia.com

Der folgende Blick auf die verschiedenen Darstellungen bzw. Anzeigen in Papier bzw. PC-Kalendern stellt Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Formate heraus. Ob elektronisch oder auf Papier, für beides gilt: Tragen Sie alle Termine konsequent ein! Die Gewissheit, dass Termine und Fristen im Kalender notiert sind, gibt Sicherheit in einem turbulenten Betriebs- und Büroalltag!

30. 11. 2018

Eine ganze Woche im Überblick

Die Wochenübersicht und -planung entspricht unserem alltäglichen Leben, in dem die Arbeitswoche eine feste Größe und die Freude aufs Wochenende ein steter Begleiter ist. Vorteil dieser Kalender ist, dass mit einem Blick auf die Doppelseite ein größerer Zeitraum erfasst und ein möglicher Engpass im Wochenverlauf besser erkannt wird.

Einzelne Wochentage oder Tageszeiträume mit festen Aufgaben wie zum Beispiel der Aufstallung von Ferkeln oder der Seminarteilnahme können gleich markiert werden. Im Papierkalender einfach mit dem Schrägstrich und im elektronischen Kalender mit dem gebuchten Termin, der die entsprechende Zeit markiert. Nur die nicht markierten Zeiträume stehen dann noch zur Verfügung.

Tipp: Denken Sie bei Ihrer Planung immer auch an genügend Pufferzeiten!

30. 11. 2018

Stundeneinteilung für ein gutes Zeitmanagement hilfreich

Eine vorgegebene Stundeneinteilung in der Tagesübersicht hilft, einen Termin sofort richtig zu platzieren und Zeitfenster zu markieren. So wird gleich deutlich, wie viel Zeit ein Termin oder eine Aufgabe in Anspruch nimmt und beugt einer zu engen Zeitplanung vor. Regelmäßige Arbeiten im Betrieb, wie zum Beispiel die Stallarbeit, oder auch geplante Freizeitaktivitäten, können gleich mit einem Textmarker „gestrichen“ bzw. digital markiert werden. Die Zeit, die noch übrig bleibt, kann dann verplant werden. Durch die Markierung wird schnell deutlich, wie wenig Zeit noch übrig ist.

Tipp: Planen Sie schriftlich! Das hilft Wesentliches zu erkennen und Prioritäten zu setzen. Testen Sie es mal für einen Tag! Nehmen Sie sich nur zwei wichtige  undefinedA-Aufgaben vor!

30. 11. 2018

Ein Tag auf einer Seite - hier steht die Tagesplanung im Mittelpunkt

Angeboten wird eine Vielzahl von Tisch- und Buchkalendern von Postkartengröße bis DIN A4 Format mit der Übersicht von einem Tag auf einer Seite. Hierbei steht die Tagesplanung im Vordergrund. Es ist viel Platz vorhanden, um alle Aktivitäten für den Tag aufzuschreiben und Notizen zu machen. Die größeren Kalender-Varianten sind für Fans von Tagesplänen und all diejenigen, die ihre Wiedervorlagen und Fristen aus dem Büroalltag hier notieren möchten. Nachteil: Sie haben keine Übersicht über die gesamte Woche.

Tipp: Digital ist der Wechsel von Tages-, Wochen- und Monatsübersicht einfacher und schneller. Testen Sie - sofern Sie damit noch nicht arbeiten - die Kalenderfunktionen auf Ihrem Smartphone oder Betriebs-PC.

30. 11. 2018

Nur für den Schreibtisch oder auch zum Mitnehmen?

© Jürgen Fälchle - Fotolia.com

Querterminkalender mit Spiralbindung für den Schreibtisch oder lieber Buchformat zum Mitnehmen in der Tasche? Auch diese Frage ist für die Auswahl entscheidend. Ein Querkalender mit seinem schmalen Format bleibt in der Regel am Arbeitsplatz liegen und gibt allen, die im Büro arbeiten, einen Einblick in die wichtigsten Termine und Fristen. Eintragungen erfolgen in der Regel nur am Schreibtisch. Tischquerkalender sind preisgünstig und werden häufig von Firmen als Werbegeschenke überreicht.

Ein Buchkalender hat den Vorteil, dass Termine auch an anderen Orten sofort richtig notiert werden können. Fragen Sie sich, ob Sie im Alltag eher Termine am Schreibtisch notieren oder ob Sie viel unterwegs sind und außerhalb des Büros den Terminkalender parat haben wollen. Dann können Sie Ihren Gesprächspartnern sofort mitteilen, ob Sie an einem bestimmten Tag Zeit haben oder nicht. Das ist effizient, weil Sie nicht erst zu Hause nachsehen und sich dann nocheinmal melden müssen. 

Tipp: Auch wenn die Zukunft immer digitaler wird, bleiben Sie Ihren schriftlichen Notizen und Eintragungen in einem Kalender oder einem Notizbuch treu, wenn es für Sie wichtig ist!

30. 11. 2018

Wandkalender - pro und contra

© Sonja Calovini - Fotolia.com

Beliebt und praktisch sind Familienkalender, die auf einen Blick zeigen, wann welches Familienmitglied einen Termin hat. Für umfangreichere betriebliche Aufgaben- und Fristenplanung sind sie jedoch nicht gut geeignet. Hierfür eignen sich andere Formate - insbesondere ein digitaler Kalender - besser.

Wand- und Bildkalender geben schnell den Monatsüberblick, und sind eine wichtige Orientierung bei der Frage nach Datum, Wochentag und Kalenderwoche. Oft dienen sie auch als schöne Dekoration an der Wand. Sie sind aber zum Beschriften und zur schriftlichen Zeitplanung und Notieren von Terminen und Fristen ebenfalls nicht geeignet.

Ein großer Jahresplaner, in dem wichtige Zeiträume für alle im Betrieb Beschäftigten sichtbar gemacht werden, sorgt für Transparenz. So kann in Betrieben mit mehreren Mitarbeitern, die Urlaubsplanung dokumentiert werden. Ebenso wichtige Termine, die schon bekannt sind und für den Betrieb bzw. Betriebsleitung und/oder Mitarbeiter eine Rolle spielen.

Jahresplaner geben die grobe Übersicht über das Jahr. Das ist z. B. in Outlook nicht möglich. Hier können Sie maximal auf Monatsebene agieren. Excel-Vorlagen gibt es wiederum auch für eine Jahresübersicht. Webseiten wie schulferien.org stellen verschiedene Kalender zum kostenlosen Download zur Verfügung. Gut für das Zeit-Management!

30. 11. 2018

Zeitplansysteme - Mehr als Terminmanagement

Umfangreicher als Terminkalender sind Zeitplansysteme. Sie werden meist im Ringbuchformat angeboten mit der Möglichkeit, die Blätter nach einem Jahr auszutauschen. Zusätzlich hat das Zeitplansystem Rubriken für Tagesplanung, Adresslisten, Projektmanagement und enthält viele andere Informationen, die je nach Bedarf ergänzt werden können. Tasten Sie sich langsam heran, bevor ein Favorit dann zu Ihrem ständigen Begleiter wird. Suchen Sie sich etwas schönes aus, dass Ihnen richtig gut gefällt!

Tipp: Geben Sie im Internet in eine Suchmaschine den Begriff Zeitplansysteme ein, und sie finden Internetseiten, auf denen genau beschrieben und gezeigt wird, wie sie genutzt werden können.

30. 11. 2018

Neue Formate ausprobieren!

Es ist eher selten, dass man sein Leben lang bei einem Kalender-Format bleibt. Manch einer hat dem Smartphone-Kalender wieder den Rücken gekehrt. Andere können mit Papierkalendern nichts mehr anfangen und sind nur digital unterwegs. Schon wegen des mobilen Datenzugriffs ein klarer Vorteil! Es ist einfach so, dass Zeit-Management immer irgendwie dynamisch bleibt. Probieren Sie einfach wieder einmal ein anderes Format aus - in Papierform oder digital. Vielleicht machen Sie ganz neue Erkenntnisse bei Ihrer Terminplanung!

30. 11. 2018

Terminabsprachen sind wichtig

©gpoint - Fotolia.com

Je größer die Familie oder je komplexer der landwirtschaftliche Betrieb ist, desto mehr Termine sind unter einen Hut zu bringen. Jeder hat seinen eigenen Kalender und eine Terminabstimmung wird notwendig. Eine regelmäßige Terminbesprechung hilft Termin-Überschneidungen zu vermeiden. Der Terminabgleich sollte mindestens einmal pro Woche stattfinden.

Überlegen Sie, was Sie in diesem Jahr vielleicht verbessern könnten und probieren Sie es einfach aus. Die Umstellung sollte nicht zu groß sein! In kleinen Schritten lassen sich Veränderungen besser umsetzen.

Tipp: Wenn im Betrieb mehrere Mitarbeiter am PC arbeiten und Termine koordiniert werden müssen, ist ein Netzwerk hilfreich. So können Termine für alle transparent gemacht werden. Lassen Sie sich von einem IT-Dienstleister beraten, nachdem Sie vorher möglichst genau überlegt haben, wie Sie sich die Zusammenarbeit im Betrieb vorstellen. Bei der Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen gibt es hilfreiche Seminare und Workshops rund um das Thema Digitalisierung! Mit unserem undefinedAgrarbüro-Newsletter sind Sie immer gut informiert!