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30. 11. 2018

Excel-Tipps

Wie bekomme ich schnell das aktuelle Datum oder die aktuelle Uhrzeit in eine Zelle? Die Tastatur-Tipps dazu haben wir für Sie ausgewählt. Viel Spaß beim Ausprobieren - und bei späterer Anwendung!

Strg + . (Punkt): Das aktuelle Datum wird in die Zelle eingefügt.
Strg + Shift (Großschreibtaste) + . (Punkt): Die aktuelle Uhrzeit wird in die Zelle eingefügt.

In der Eingabezeile: =jetzt(): Das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit werden in die ausgewählte Zelle eingefügt. Mit Enter schließen Sie die Eingabe ab. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Angabe aktualisieren wollen, wählen Sie die Zelle aus und klicken Sie auf F9. Das Datum ist dynamisch und wird beim erneuten Öffnen der Datei automatisch aktualisiert.
In der Eingabezeile: =heute(): Das aktuelle Datum wird in die ausgewählte Zelle eingefügt. Das Datum ist dynamisch und wird beim erneuten Öffnen der Datei automatisch aktualisiert.

Alternativ können Sie eine Zelle auswählen und unter dem Reiter „Formeln“ die Schaltfläche „Datum und Uhrzeit“ anklicken. Im Kontextmenü wählen Sie JETZT bzw. HEUTE aus und bestätigen mit OK.

26. 10. 2018

PC-Tipp: Format übertragen

Verwenden von "Format übertragen" in Word, Excel oder Power-Point

Gefällt Ihnen in Ihrem Test eine bestimmte Formatierung wie Farbe, Schriftschnitt, Schriftgrad oder Rahmenart, so können Sie diese Formatierung auf weitere Inhalte Ihres Dokuments übertragen. Verwenden Sie auf der Registerkarte "Start" die Option "Format übertragen", um die gleiche Formatierung schnell auf mehrere Textteile oder Grafiken anzuwenden. Und so wird's gemacht:

1.Markieren Sie den Text oder die Grafik mit der zu kopierenden Formatierung.

2.Klicken Sie auf der Registerkarte "Start" auf "Format übertragen". Der Mauszeiger wird nun als Pinselsymbol dargestellt.

3.Verwenden Sie den Pinsel, um die Formatierung auf markierten Text oder eine Grafik zu übertragen. Das funktioniert nur einmal. Wenn Sie die Formatierung für mehrere markierte Bereiche in Ihrem Dokument ändern möchten, müssen Sie zuerst auf Format übertragen doppelklicken.

4.Wenn Sie die Formatierung beenden möchten, drücken Sie ESC.

06. 07. 2018

So finden Sie die passenden Ordner- und Dateinamen

Welchen Namen gebe ich der Datei? Wie benenne ich den neuen Ordner? Wer viel mit dem PC arbeitet, kennt diese Fragen nur zu gut. Dateien sollten so abgelegt werden, dass sie auch schnell wieder zu finden sind. Entweder über die Ablagestruktur oder mit Hilfe der Suchfunktion. Ordner sollen eine Struktur geben und beschreiben, was man im Ordner finden und ablegen kann. Und dabei spielt die Auswahl des Datei- bzw. Ordnernamens eine wichtige Rolle. Grundsätzlich ist die Vergabe von Datei- und Ordnernamen sehr individuell und kann je nach Betrieb unterschiedlich sein. Einige grundlegende Tipps können bei der Wahl von passenden Datei- und Ordnernamen helfen:

Text möglichst aussagekräftig und - wenn möglich - kurz
Der Text sollte so kurz wie möglich und so lang wie notwendig sein, um bei der Suche nach der Datei möglichst schnell zum Erfolg zu kommen. Zum Beispiel Mitarbeiter_Einsatzplan_Hofladen. Liegen die Einsatzpläne in einem Ordner „Mitarbeiter“ kann das Wort "Mitarbeiter" im Dateinamen entfallen, wenn es keine Überschneidungen in der Ablage geben kann. Dann würde Einsatzplan_Hofladen ausreichen. Wägen Sie ab, ob mit einem längeren Namen die Aussagekraft wesentlich besser ist oder ob ein kurzer Name zwingend notwendig ist.

Datum
Da, wo es sinnvoll ist, hilft die Angabe des Datums im Dateinamen. Zum Beispiel bei der Ablage von Rechnungen und Lieferscheinen, bei Checklisten, welche eine Eigenkontrolle dokumentieren oder bei der Ablage von Anschreiben an Geschäftspartner. Am besten geeignet ist die amerikanische Schreibweise „Jahr-Monat-Tag“. Dann werden alle anfallenden Dokumente in einem Ordner automatisch in der richtigen Reihenfolge sortiert. Zum Beispiel 2018_03_20_LVM_Betriebshaftplicht_Aenderung. Ist nur der Monat oder das Jahr entscheidend, können Tag bzw. Monat und Tag auch weggelassen werden.

Umlaute
Moderne Betriebssysteme können inzwischen mit Umlauten umgehen. Trotzdem kann es immer mal wieder Probleme geben. Deshalb sollten Umlaute vermieden werden. Also statt Fütterungsplan_Schweine besser Fuetterungsplan_Schweine

Groß- und Kleinschreibung
Windows 10 unterscheidet hier nicht. Wenn Sie eine Datei mit dem Namen Checkliste_Audit angelegt haben und wollen erneut eine Datei mit dem Namen checkliste_audit anlegen, so geht das nicht. Früher war das möglich. Einigen Sie sich am besten im Büro auf Groß- und Kleinschreibung bzw. Kleinschreibung für alles.

Sonderzeichen und Leerzeichen
Auch hier streiken moderne Betriebssysteme nicht immer. Die Verwendung von Sonderzeichen wird jedoch weiterhin nicht empfohlen, da Probleme möglich sind. Bei manchen „warnt“ der Dateimanager direkt. Diese Zeichen akzeptiert zum Beispiel Windows 10 nicht: \ / : * ? < > |. Leerzeichen funktionieren meistens, sollten aber besser nicht verwendet werden.
Ein Punkt ist zwar möglich, wird jedoch bereits für die Trennung zwischen Dateiname und Dateinamenerweiterung verwendet und könnte zu Missverständnissen führen.

Bindestrich und Unterstrich
Das sind die am häufigsten genutzten Sonderzeichen. Damit werden Worte im Dateinamen verbunden und damit Leerzeichen vermieden. Zum Beispiel: Checkliste_Hoftag oder Checkliste-Hoftag.

Zahlen und Prioritäten
Zahlen können im Dateinamen an jeder Stelle verwendet werden. Voran gestellt helfen sie beim Sortieren der Dateien. Grundsätzlich gilt: Sonderzeichen vorangestellt erscheinen zuoberst. Dann folgen Zahlen und erst zum Schluss Buchstaben. Wenn Sie also eine bestimmte Reihenfolge wünschen beginnen Sie den Dateinamen mit 00, 01,02 u. s. w. Möchten Sie bestimmte Dateien oder Ordner ganz oben in der Liste angezeigt bekommen, setzten Sie einfach ein Sonderzeichen davor – zum Beispiel die Raute oder einen Unterstrich.

Beispiel wie der Explorer Ordner- oder Dateinamen sortieren würden:
1. #Hoftag
2. 01_Landwirtschaft
3. Betriebsvergleich

Maximal 260 Zeichen sind möglich
Zum gesamten Dateinamen gehört tatsächlich mehr als der Text, den Sie der Datei als Autor geben. Der gesamte Pfad gehört mit dazu! Also Name des Laufwerks oder des Datenträgers, Ordner oder Verzeichnis, Dateiname (Der Text, den Sie der Datei geben.) und Dateierweiterung (z. B.“pdf“ oder „docx“).

Beispiel mit insgesamt 158 Zeichen: C:\Users\MMustermann\Documents\00_Unternehmensführung\12_Weiterbildung\
Landwirtschaftskammer_NRW\2018_Büroorganisation_im_landwirtschaftlichen_Unternehmen.pdf

Abkürzungen
Abkürzungen sind eigentlich ganz praktisch, da sie den Dateinamen schön kurz machen und in der Liste alles schön zu lesen ist. Aber Abkürzungen habe auch ihre Tücken. Was einem selbst vertraut ist, versteht ein anderer überhaupt nicht. Vor allem dann, wenn mehrere Personen im Agrarbüro arbeiten und Zugriff auf alle Dateien haben sollen, ist eine Einigkeit zu erzielen.

Abkürzungen können genutzt werden, wenn sie allen bekannt und geläufig sind und es keine Überschneidungen gibt. Zum Beispiel kann BG für Berufsgenossenschaft, Biogas oder Bürgergemeinschaft stehen. Kommen alle drei in Ihren Dokumenten vor, sollten aussagekräftigere Texte – durchaus auch abgekürzt - genutzt werden. Also zum Beispiel Biogas und BuergerGem. BG für Berufsgenossenschaft könnte bleiben.

Wichtig! Wählen Sie auch für sich selbst nur Abkürzungen, die Sie auch in 5 Jahren noch nachvollziehen können!

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28. 02. 2018

Tastatur-Tipp PDF-Ansicht drehen

Sicher kennen Sie das: Mit Spannung möchten Sie sich die soeben eingetroffene PDF-Datei ansehen und schon ärgern Sie sich. Die PDF steht mal wieder Kopf. Nun gibt es zwei Möglichkeiten das zu ändern.

1. Sie gehen mit der Maus im Menü auf "Ansicht" - "Ansicht drehen" und klicken dann solange auf "Im" oder "Gegen den Uhrzeigersinn (UZS) drehen" bis Sie die richtige Position erwischt haben. Und das klappt ja dann häufig auch nicht auf Anhieb.

2. Schneller geht's mit der Tastatur!

Im UZS drehen: Str + Shift (Großschreibtaste) + 0 (Tastatur oder Nummernblock)

Gegen den UZS drehen: Str + Shift + 1 (Tastatur oder Nummernblock)

Halten Sie Str + Shift gedrückt während Sie die 0 oder 1 mehrmals anklicken.

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29. 09. 2017

Drei Tipps für Ihr iPhone

1. Wenn Sie einen Punkt inklusive Leerzeichen schreiben möchten, machen Sie einen Doppelklick auf die Leertaste.

2. In der Kamera-App können Sie auch durch Drücken der Lautstärke-Tasten an der Seite des Gerätes ein Foto schießen. Praktisch bei Selfies.

3. Wenn Sie auf der Tastatur einen Domainnamen eingeben wollen, z. B. .de oder .com, halten Sie die Punkt-Taste gedrückt. Es erscheint eine Auswahl an Domain-Endungen. Ziehen Sie mit dem Finger auf die gewünschte Endung, die dann automatisch eingesetzt wird.

Hier finden Sie allgemeine weitere Informationen:

undefinedSupport für das iPhone 

undefinedSupport Android

undefinedSupport Samsung Smartphone   

25. 08. 2017

Suchen und Finden mit der F3-Funktionstaste

Die Funktionstaste F3 links oben auf der Tastatur ist unter Windows eine schnelle Hilfe bei der Suche im Internet oder in Programmen. Suchen Sie zum Beispiel nach einem bestimmten Begriff auf einer Internetseite mit viel Text, hilft F3 dabei das gewünschte Wort zu finden.

So funktioniert die Suche: (Beschreibung mit Bildern s. u.)

  • Wenn Sie die F3-Taste drücken, erscheint im oberen linken Bereich der Website – unterhalb Favoritenleiste - eine Zeile mit Suchfunktion. Der Cursor springt direkt in das Eingabefeld. Mit dem x in der Zeile können Sie die Funktion wieder ausschalten. Ebenso mit der Esc-Taste.
  • Bei Eingabe des Suchwortes werden die Übereinstimmungen am Ende der Zeile laufend angezeigt
    Sie können weiterhin auswählen, ob alle Übereinstimmungen angezeigt werden sollen oder nicht. Dazu einfach die Schaltfläche mit dem Stift anklicken. Weitere Optionen sind möglich. So können Sie zum Beispiel unterscheiden, ob zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll.
  • Die gefundenen Übereinstimmungen werden markiert angezeigt. Die aktuelle Markierung ist blau. Mit der Enter-Taste setzen Sie die Suche nach der nächsten Übereinstimmung fort.

In Outlook zum Beispiel wir beim Drücken der F3-Funktionstaste das bereits vorhandene Suchfeld gelb markiert. Auch hier springt der Cursor sofort in das Suchfeld. Das geht schneller als mit der Maus.

undefinedBeschreibung mit Bildern (Screenshots)

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27. 07. 2017

Drag and Drop - Wie genau geht das?

©raven - Fotolia.com

Drag and Drop oder Drag & Drop bedeutet Ziehen und Ablegen. Mit der Drag-and-Drop-Funktion können Sie Elemente wie zum Beispiel Ordner, Dateien oder E-Mails anklicken und bei gedrückter Maustaste verschieben. So geht's:

  • Klicken Sie die Datei, die Sie Verschieben möchten mit der linken Maustaste an und halten Sie die Taste gedrückt.
  • Schieben Sie die Dateien an den Ort, wo sie gespeichert werden soll. Halten Sie dabei die Maustaste gedrückt.
  • Wenn sich der Cursor an dem gewünschten Ort befindet, lassen Sie die Maustaste wieder los.

Achtung! Ob eine Datei per Drag and Drop verschoben oder kopiert wird hängt davon ab, ob sie innerhalb derselben Partition (zusammenhängender Teil des Speicherplatzes) bewegt wird.
Die Windows-Standardeinstellung ist so, dass innerhalb derselben Partition verschoben, sonst kopiert wird. Wenn Sie kopieren statt verschieben möchten, müssen Sie zusätzlich die Strg-Taste drücken!

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27. 04. 2017

Aussteigen leicht gemacht - das kann die Escape-Taste

Oben links in der Ecke der Tastatur befindet sich die Escape-Taste (Esc). Escape kommt aus dem Englischen und bedeutet fliehen, entkommen oder aussteigen. Wie der Name schon sagt: Diese Taste hilft, wenn Sie aus einer begonnenen Aktion Ihres Rechners wieder aussteigen wollen.

Sie haben zum Beispiel in Windows ein oder mehrere Dialogfenster geöffnet (siehe Bild) und möchten aus dem Dialog wieder aussteigen. Die Esc-Taste macht´s möglich. Sie hat dabei die gleiche Funktion wie die Schaltfläche „Abbrechen“, die Sie mit der Maus anklicken müssten.

Vollbildansichten, zum Beispiel bei einem Youtube-Video, können Sie mit der Escape-Taste in den meisten Fällen wieder verlassen. Bei verschiedenen Webbrowsern kann man mit der Esc-Taste auch den Ladevorgang einer Internetseite unterbrechen – also wieder mal einer begonnenen Aktion entkommen.

Die Esc-Taste finden Sie auch auf anderen Geräten wie zum Beispiel auf der Fernbedienung fürs Fernsehen oder auf dem Telefon. Auch hier hat sie die gleiche Funktion, nämlich Aussteigen aus einem Dialog mit dem Gerät. Ganz schön praktisch!

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22. 02. 2017

Schnell gerechnet – der Bildschirm-Rechner macht‘s möglich

Wenn Sie mit Windows 7 arbeiten, sollten Sie den Bildschirm-Rechner in Ihrem Windows-Zubehör nutzen. Sie werden diesen Rechner mögen! Klicken Sie auf Ihre Windows-Taste und wählen Sie den Ordner „Zubehör“. Hier finden Sie das Tool „Rechner“.

Beim Anklicken der Datei erscheint ein Rechner auf Ihrem Bildschirm. Nun können Sie mit der Tastatur oder mit dem Nummernblock die Zahlen und Rechenfunktionen eingeben. Der Nummernblock muss aktiviert sein! Klicken Sie dazu auf die Taste Num. Ein grünes Licht im oberen Bereich der Tastatur zeigt an, dass der Ziffernblock aktiviert ist. Nun kann es losgehen!

Damit sie den Rechner immer schnell parat haben, klicken Sie die Datei im Ordner Zubehör mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „An Taskleiste anheften“. Alternativ ziehen Sie die Datei einfach per Drag&Drop (Anklicken, Festhalten, Herüberziehen) auf die Taskleiste.

Bei Windwos 10 ist der Rechner eine App und ist im Startmenü unter „Alle Apps“ zu finden.

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22. 02. 2017

Einfach praktisch! - Virtuelle Notizzettel auf dem Bildschirm

Wer gerne mit Notizzetteln und Post-ist`s arbeitet, muss in der digitalen Welt nicht darauf verzichten! Mit Windows 7 zum Beispiel können Sie virtuelle Notizzettel erstellen. Spontane Ideen, Tastatur-Kürzel, Erinnerungen oder Formulierungen, die Sie nicht vergessen möchten, finden hier ihren Platz. Die Notizzettel lassen sich sogar farblich ändern. undefinedWeiter...

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28. 06. 2016

PC-Tipp: Wörter finden in der PDF-Datei

© Rene Gastinel - Fotolia.com

Eine umfangreiche PDF-Datei, die Sie mit dem Adobe Reader geöffnet haben, können Sie nach Wörtern durchsuchen. Sie ersparen sich damit das Scrollen durch das gesamte Dokument, bis Sie endlich Ihre gesuchte Passage finden. So geht’s:

Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie in der Menüleiste „Bearbeiten“ an. Wählen Sie „Suchen“ aus. Es erscheint oben rechts ein kleines Suchfenster, in das Sie Ihre Eingabe machen. Mit den beiden Schaltflächen „Weiter“ und „Zurück“ gelangen Sie zu den gesuchten Wörtern im Dokument.

Noch schneller geht’s mit der Tastenkombination „Strg“ + „f“. Auch dann erscheint das Suchfenster. Weitere Möglichkeit: Rechte Maustaste drücken und aus dem Auswahlmenü „Suchen“ auswählen. Und das ständige Scrollen gehört der Vergangenheit an!

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16. 11. 2015

Schnelles Speichern mithilfe der Favoriten im Windows-Explorer

Erstellen Sie zunächst eine Verknüpfung des Hauptordners (hier Beispiel „Controlling“), auf den Sie oft zugreifen möchten, mit den Favoriten im Windows-Explorer. 

Schieben Sie dazu den Order mit gedrückter rechter Maustaste in die Favoriten und klicken dann mit der linken Maustaste auf VERKNÜPFUNG ERSTELLEN.

Wenn Sie nun bei der Arbeit in Ihrem Dokument auf SPEICHERN UNTER klicken, ist Ihr Ordner sofort unter den Favoriten sichtbar. Sie können schnell speichern - ohne viele Klicks durch mehrere Ordnerebenen.

14. 10. 2015

Word-Tipp: Hoch- und Tiefstellen von Zeichen

©raven - Fotolia.com

Kubikmeter (m3), Wasser (H2O), verfügbare mineralisierte Stickstoffmenge im Boden (Nmin) und viele andere Worte, verlangen beim Schreiben der Einheit, der chemischen Formel oder des Fachbegriffs ein Hoch- oder Tiefstellen von Zeichen wie zum Beispiel Zahlen oder Buchstaben.

Die folgenden Tastenkombinationen helfen dabei: Wenn Sie die Strg-Taste und die +-Taste (neben dem Ü) drücken, wird das anschließend geschriebene Zeichen hochgestellt. Wenn Sie die Strg-Taste und die #-Taste drücken, wird das anschließend geschriebene Zeichen tiefgestellt. Wenn Sie den jeweiligen Befehl nicht aufheben, werden auch die weiteren Zeichen hoch- bzw. tiefgestellt. Um den Befehl wieder aufzuheben klicken Sie die Strg-Taste und die Leertaste.

Auf einen Blick:
Strg + + (hochstellen)
Strg + # (tiefstellen)
Strg + Leertaste (Rückgängig machen von hoch- bzw. tiefstellen) Alternativ können Sie auch ein zweites Mal die Kombination Strg + + bzw. Strg + # drücken.

02. 09. 2015

Zahl schlägt Buchstabe – Tipp für Ihre Ordnung im PC

© massimo_g - Fotolia.com

Je häufiger Sie den PC für die Büroarbeit nutzen, desto mehr Dateien werden Sie langfristig speichern. Wer dabei Ordnung hält, ist klar im Vorteil. Legen Sie im Explorer im Ordner „Eigene Dateien“ Ihre betrieblichen Ordner und Unterordner an. Bewährt hat sich hierbei, nach Betriebszweigen wie z.B. Unternehmensführung, Finanzen, Pflanzenbau, Milchgewinnung oder Schweinehaltung zu sortieren.

Windows wird die Ordner und Unterordner jeweils alphabetisch ordnen. Möchten sie jedoch Ihre eigene Ordnung schaffen, setzen Sie vor den Namen eine Nummer. Die Ziffer ist in Windows dem Buchstaben übergeordnet. Beachten Sie, falls Sie mehr als 9 Unterordner anlegen, dass Sie als Zehnerstelle eine 0 schreiben (00, 01, 02 u. s. w.). Gleiches gilt für die Nummerierung von Dateien oder Bildern. Beabsichtigen Sie mehr als 99 Dateien (Bilder) abzulegen, ersetzen Sie die fehlenden Zehner- und Hunderterstellen ebenfalls durch eine 0 (001, 020 u. s. w.).

Die Ordnung der Dateien auf dem Rechner sollte die gleiche sein, die für die Ordnung der Akten im Aktenschrank gilt. Ein grundlegender - für Papier und PC einheitlicher - Aktenplan erleichtert die Arbeit sehr! Einen Musteraktenplan finden Sie in unserem Formularcenter in der Rubrik Büroorganisation.

undefinedZum Formularcenter (siehe dort Sachgebiet "Büroorganisation")

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01. 08. 2017

So erstellen Sie einen Screenshot

Ein Screenshot ist ein Bildschirmfoto ihres gesamten Bildschirms (siehe Bild unten) oder nur eines einzeln geöffneten Fensters. Mit dem Windows-Betriebssystem ist es ganz einfach, einen Screenshot zu erstellen, weil eine Tastenfunktion diese Aufgabe übernimmt.

Screenshot vom gesamten Bildschirm:
Sie drücken die Taste „Druck“ auf der Tastatur. Dabei wird ein Bild erzeugt, dass in der Zwischenablage gespeichert  wird.  Um sich den Screenshot anzuschauen, können Sie es z.B. in ein Worddokument  oder in Bildbearbeitungsprogramm (Paint) einfügen. Gespeichert wird der Screenshot wie jedes anderes Dokument oder Bild auch.

Screenshot eines geöffneten Fensters:
Möchten Sie nur einen Screenshot für einzelnes geöffnet Fenster erstellen, so muss dieses auf dem Bildschirm geöffnet sein. Mit der Tastenkombination  „Alt“ + „Druck“ wird ein Bild erstellt, dass wie oben beschrieben weiter verarbeitet werden kann.

Screenshot mit Notebooks:
Bei Notebooks finden Sie als Besonderheit  die „ Fn“  - Funktionstaste, die Sie mit berücksichtigen müssen. Hier gilt für einen Screenshot des ganzen Bildschirms die Tastenkombination: Fn + Druck und eines einzelnen Fensters die Kombination: Fn + Alt + Druck.

Screenshots sind zum Beispiel hilfreich, wenn Sie zur Fehlersuche jemandem mitteilen wollen, wie eine Website auf Ihrem Bildschirm aussieht. Sie können auch Bilder aus Programmen kopieren und später zuschneiden, die Sie anders nicht speichern können. (Weitere Informationen dazu auf www.wikipedia.de)

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