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Sprüche und Zitate

Der Schreibtisch ist der Ort, wo sich die Welt entscheidet. G. Eich

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17. 09. 2014

So bleibt der Schreibtisch leer

© Picture-Factory- Fotolia.com

Einen leeren Schreibtisch! Wer wünscht sich das nicht? Doch Wunsch und Wirklichkeit klaffen oft auseinander. Post kommt an, jemand gibt eine Information per Telefon durch und das Faxgerät hat auch einiges an Informationen zu bieten. Eher man sich versieht, liegen schon wieder Prospekte, Papiere und Notizen auf dem Schreibtisch. Wenn Sie selbst mit der Situation unzufrieden sind, versuchen Sie, Schritt für Schritt etwas zu ändern.

17. 09. 2014

Prinzip "Durchgangsverkehr"

Informationen, die per Post, Telefonnotiz oder Fax am Arbeitsplatz ankommen, werden in einem gut organisierten Büro sofort bearbeitet und "fließen" gleichsam über den Schreibtisch wie Durchgangsverkehr durch eine Stadt. Ziel ist es, die Information die ankommt, sofort auf den richtigen (Büro)-Weg zu bringen und keinen Stau entstehen zu lassen. Eine Information ist meistens mit einer Aufgabe verbunden, weshalb die Begriffe hier auch synonym verwendet werden. Und das sind die fünf Wege, die eine ankommende Information nehmen kann:

  1. Wegwerfen: Der Weg führt direkt in den Papierkorb. Das betrifft in erster Linie Werbung und Angebote, die ohne Nutzen für den Betrieb sind.
  2. Ablegen: Das Schriftstück geht in die Ziel-Ablage und wird sofort im Ordner abgeheftet. Dazu ist es wichtig, dass die undefinedAblage gemäß Aktenplan genau geregelt ist. Die aktuelle Jahresübersicht eines Verbandes, in dem Sie Mitglied sind, ist ein Beispiel. Die alte Übersicht wird ersetzt. Wichtige Termine werden vorher in den Terminkalender eingetragen.
  3. Weiterleiten oder Delegieren: Die Information geht direkt zu einer anderen Person, weil sie an diese adressiert ist. Oder ein Anderer soll die Information weiterbearbeiten bzw. die Aufgabe erledigen. Dann wird die Information - eventuell mit einem Vermerk - weitergleitet und damit die Aufgabe delegiert. Ein typisches Beispiel ist der Rechnungseingang: Die BL-Ehefrau öffnet die Post. Eine Rechnung wird direkt an den Betriebsleiter weitergeleitet, damit dieser die Rechnung prüft.
  4. Selbst bearbeiten: Was weniger als zwei/drei Minuten dauert erledigen Sie am besten sofort. Auch dringende Informationen bzw. Aufgaben müssen in der Regel sofort bearbeitet werden - auch wenn es etwas länger dauert. Hat die Information bzw. Aufgabe noch etwas Zeit, legen Sie diese auf undefinedWiedervorlage. Dafür nutzen Sie eine Zwischenablage, zum Beispiel in Form einer Mappe oder einer Stapelbox.
    Das gleiche gilt für digitale Informationen, zum Beispiel eine E-Mail. Die E-Mail kann in einen digitalen Ordner abgelegt werden, der Ihre Wiedervorlagen enthält. Hier gibt es noch weitere Möglichkeiten.
  5. Lesen: Die Zeitschrift oder der neue Katalog kommt in die schön eingerichtete Lesecke oder den Stehsammler im Regal direkt daneben. Lesen bezieht sich insbesondere auf Zeitschriften und Zeitungen. Aber auch Protokolle und umfangreiche Mitteilungen gehören dazu. Aber Vorsicht! Wenn sämtliche Post auf einem Stapel "Lesen" landet und nicht weiterbearbeitet wird, sind Papierberge vorprogrammiert!

Wichtig ist, dass die Information immer eine Bearbeitungsstufe weiter geht. Die Telefonnotiz direkt ins Mitarbeiterfach, die Rechnung sofort zu demjenigen, der sie prüft oder bearbeitet, die Seminarankündigung in die Zwischenablage "Besprechen", wenn sie regelmäßige Bürobesprechungen machen und den Termin mit der Familie oder Mitarbeitern absprechen wollen.