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31. 05. 2019

E-Mail und Anlage auf der Festplatte abspeichern

Immer mehr Dokumente kommen im Betrieb als Anlage einer E-Mail an. Wohin damit, wenn sie im Posteingang gelesen wurden? Im Postfach liegen lassen? In einen Unterordner verschieben? Ausdrucken und abheften? E-Mail und Anlage lokal auf der Festplatte abspeichern oder nur die Anlage? Die Entscheidung fällt nicht immer leicht. Arbeiten im Agrarbüro mehrere Personen in einem Netzwerk, ist die Ablage zentral auf einem PC-Laufwerk sinnvoll.

Viele Dokumente müssen aufbewahrt und im Falle einer Kontrolle vorgezeigt werden, oder sie dienen langfristig der Entscheidungsfindung und Information. Eine geordnete zentrale Ablage ermöglicht allen, die im Büro arbeiten, das Finden wichtiger Dokumente. Zum Beispiel bei einer Kontrolle. Was im eigenen Postfach „schlummert“, ist in der Regel für andere nicht zugänglich oder schwer zu finden.

Diese Argumente sprechen dafür, die Dokumente gut sortiert in Ordnern lokal auf der Festplatte abzuspeichern:

  1. Wenn Sie Ihren E-Mail-Provider einmal wechseln sollten, haben Sie alle wichtigen Dokumente auf Ihrem PC gespeichert.
  2. Sie können jederzeit auf die Dokumente zugreifen, auch wenn die Internetverbindung mal nicht besteht.
  3. Ihr Speicherplatz im Postfach wird durch große Anhänge nicht unnötig belastet.
  4. Zentral und geordnet abgelegt, steht das Dokument auch anderen zur Verfügung, und niemand muss erst in Ihr Postfach wechseln und dort suchen.
  5. Speichern in der Cloud. Auch hier ist eine Archivierung möglich, ebenfalls gut sortiert. Für den Zugriff muss eine sichere Internetverbindung aufgebaut sein.

Komplette E-Mail oder nur die Anlage speichern? Wenn die E-Mail nur eine „Briefumschlag-Funktion“ hat, reicht es aus, die Anlage selbst zu speichern. Enthält die E-Mail wichtige Informationen, sollte sie ebenfalls gespeichert werden.

Bei der digitalen Ablage von Belegen für die Buchführung gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Demnach müssen digitale Rechnungen auch digital aufbewahrt werden.

Microsoft Office Support: undefinedAnleitung Erstellen eines neuern Ordners

Abspeichern der kompletten E-Mail im Windows-Explorer:

1. Möglichkeit: Klicken Sie im Posteingang auf die E-Mail, so dass sie blau hinterlegt ist (nicht öffnen). Gehen Sie auf den Reiter „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“. Suchen Sie den Ordner aus, in dem die E-Mail gespeichert werden soll. Im Ordner erscheint das Briefumschlag-Symbol, das Sie nun im Explorer öffnen können. Auch die Anlagen sind dann von hier aus abrufbar – wie in der ursprünglichen E-Mail.

2. Möglichkeit: Klicken Sie im Posteingang auf die E-Mail, so dass sie blau hinterlegt ist (nicht öffnen). Kopieren Sie die E-Mail durch Mausklick rechts und Auswahl von „Kopieren“. Gehen Sie über den Dateimanager in den Ordner Ihrer Wahl und fügen Sie durch Mausklick rechts und Auswahl von „Einfügen“ in den Ordner. Es erscheint wie bei Möglichkeit eins das Briefumschlag-Symbol.