10. 04. 2012

Was bedeutet Dateiverwaltung?

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Nach demselben System wie die Dokumente und Ordner im Aktenschrank sollen auch digitale Dateien im Explorer abgelegt und verwaltet werden. Dazu erhalten die Dateien und Ordner Namen.
Datei- und Ordnernamen können aus bis zu 255 Zeichen bestehen. Allerdings sind lange Dateinamen bei der tätlichen Arbeit unübersichtlich. Bei der Anzeige der Namen auf dem Desktop, im Explorer oder in der Mail können lange Namen möglicherweise durch drei Punkte abgekürzt werden.
Erlaubt sind Buchstaben von A bis Z sowie a bis z, Zahlen von 0 bis 9 und fast alle Sonderzeichen sowie Leerzeichen und Kommas, jedoch nicht zu Beginn eines Dateinamens.

Nicht erlaubt sind folgende Sonderzeichen: / \ : * ? < > | „ “

Weitere "Verwaltungsaufgaben":

Ordnerstruktur anlegen - neuen Ordner und Unterordner erstellen

  • Öffnen Sie den Windows-Explorer
  • Markieren Sie im Navigationsbereich den Ordner, für den Sie einen neuen Unterordner erstellen möchten
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Ordner“
  • Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und bestätigen mit Return (Eingabetaste)

Dateien mit Drag & Drop verschieben
Oft zeigt die laufende Arbeit, dass bestehende Dateien in einem anderen Ordner besser aufgehoben sind. Hierzu ordnen Sie die Dateien neu:

  • Schließen Sie alle Dateien und Programme und öffnen den Windows-Explorer
  • Öffnen Sie den Ordner, aus dem Sie die Dateien verschieben möchten und markieren eine oder mehrere Dateien.
  • Ziehen Sie die markierten Dateien mit gedrückter linker Maustaste auf den Ordner, in dem sie abgelegt werden soll. Der Zielordner wird dabei farbig hervorgehoben.
  • Lassen Sie die Maustaste über dem Ordner los.

Dateien mit Hilfe der Zwischenablage verschieben
Die Zwischenablage dient als temporärer Zwischenspeicher, der zum Verschieben und Kopieren von Dateien genutzt werden kann. Die Dateien, die hier abgelegt werden, bleiben nur so lange erhalten, bis neue Dateien eingefügt werden oder der Explorer geschlossen wird.

  • Markieren Sie die zu verschiebenden Dateien und klicken Sie auf die Schaltfläche „Organisieren“ in der Symbolleiste. Alternativ klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen aus dem Menü.
  • Wählen Sie „Ausschneiden“ und suchen im Navigationsbereich den neuen Ordner, in den die Dateien eingefügt werden sollen.
  • Klicken Sie auf „Einfügen“ (über „Organisieren“ oder rechte Maustaste)

29. 07. 2011

Ordnung im Explorer

Je häufiger Sie den PC für die Büroarbeit nutzen, desto mehr Dateien werden Sie speichern. Hier spart Ordnung Zeit! Legen Sie im Explorer im Ordner „Eigene Dateien“ Unterordner bzw. entsprechende Pfade an. Sinnvoll ist hier die Ordnung nach Betriebszweigen wie z.B. Pflanzenproduktion, Milchvieh, Ferkelproduktion, Schweinemast, Unternehmensführung, Nebenbetriebe, Finanzen. Windows wird die Ordner und die entsprechenden Unterordner jeweils alphabetisch ordnen.

Möchten sie Ihre eigene Ordnung schaffen, setzen Sie vor den Namen eine Nummer. Die Ziffer ist in Windows dem Buchstaben übergeordnet. Beachten Sie, falls Sie mehr als 9 Unterordner anlegen, dass Sie als Zehnerstelle eine 0 schreiben (00, 01, 02,…). Gleiches gilt für die Nummerierung von Dateien oder Bildern. Beabsichtigen Sie mehr als 99 Dateien (Bilder) abzulegen, ersetzen Sie die fehlenden Zehner- und Hunder-terstellen ebenfalls durch eine 0 (001, 002, … 020, … 049, … 111, …).

In der professionellen Büroorganisation entspricht die Ordnung der Dateien auf dem Rechner der Ordnung der Akten im Aktenschrank. Ein aufgestellter undefinedAktenplan erleichtert die Arbeit sehr!

Daten im gewünschten Ordner speichern

Egal in welchem Office-Programm Sie arbeiten, so speichern Sie die Dateien in Windows:

  • Speichern Sie über den Menüpunkt „Datei“ und „Speichern unter…“. In der Grundeinstellung gelangen Sie sofort zum Ordner „Eigene Dateien“.
  • Klicken Sie nun jeweils doppelt auf die einzelnen Unterordner im Pfad bis der Ordner, in dem Sie die Datei ablegen möchten, hinter „Speichern in:“ sichtbar ist.
  • Jetzt geben Sie der Datei ihren Namen und bestätigen mit speichern.
  • Fehlt Ihnen ein weiterer Unterordner, klicken Sie auf das Symbol „Neuen Ordner erstellen“, bestätigen mit OK und tippen dann den Dateinamen ein.

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