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19. 09. 2014

Briefe korrekt gestalten

©Feng - Yu - Fotolia.com

Für die Korrespondenz mit Briefen gelten bestimmte Gestaltungsvorschriften. In der Richtlinie DIN 5008 sind alle relevanten Regeln - von Adressfeld bis Zahlen - für einen perfekten Brief zusammengefasst. Die letzten Änderungen wurden im Jahr 2011 vorgenommen.

Wir haben für Sie einige Regeln herausgenommen und stellen Sie Ihnen hier vor. Ein Brief oder Fax muss vielleicht nicht immer perfekt sein, aber so manche Grundregel erleichtert sowohl dem Absender als auch dem Empfänger die Büroarbeit.

09. 01. 2012

Die Betreffzeile im Geschäftsbrief

Die Betreffzeile gibt Aufschluss über den Inhalt eines Briefes. Formal beginnt der Betreff ca. 10 cm vom oberen Blattrand und 2,5 cm vom linken Blattrand entfernt. Er kann optisch durch Fettdruck oder Farbdruck hervorgehoben werden. Der Betreff darf nach DIN weder unterstrichen noch kursiv formatiert werden. Am Ende der Betreffzeile ist ein Punkt als Satzzeichen nicht erlaubt, Rufzeichen oder Fragezeichen hingegen wohl.
Der Betreff kann einzeilig oder mehrzeilig sein. Nach der einzeiligen Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen bis zur Anrede, bei der zweizeiligen Betreffzeile eine Leerzeile.

Beispiel für einen einzeiligen Betreff:
Bewerbung um einen Ausbildungsplatz zum Landwirt ab August 2012

Beispiel für einen zweizeiligen Betreff:
Bewerbung um einen Ausbildungsplatz zum Landwirt ab August 2012
Ihre Annonce im Landwirtschaftlichen Wochenblatt vom 5. Januar 2012

Max Muster oder Herrn Max Muster?

Ob persönliche Einladungen oder geschäftliche Korrespondenz, immer wieder taucht die Frage nach der korrekten Anschrift auf. Wie das Anschriftenfeld gestaltet sein sollte, regelt die DIN 5008. Demnach ist es nach wie vor korrekt die Anreden Herrn bzw. Frau zu verwenden. Das ist höflicher. Das Anschriftenfeld sieht also so aus:

Herrn (nicht Herr!)   Frau
Max Muster   Irene Muster
Musterst. 33   Musterstr. 33
123456 Musterstadt   123456 Musterstadt

Ist der Adressat ein Kind, entfällt „Herrn“ oder „Frau“. Es steht der Name in der ersten Zeile:

Mäxchen Muster
Musterhausstr. 33
123456 Musterstadt

Zwischen der Straße und dem Ort wird keine Leerzeile mehr eingefügt.

„An die“ oder „An den“ sind heute überflüssig. Wenn Sie eine Firma anschreiben, genügt der Firmenname. Also nicht „An die Firma Mustermann“ sondern „Firma Mustermann“.

Die richtige Anschrift für (Ehe-) Paare

Doppelnamen oder unterschiedliche Namen machen es manchmal schwer, die korrekte Anschrift zu finden.
In der Briefanschrift stehen stets die vollen Namen beider (Ehe-)Partner. In der Regel steht der Name der Frau an erster Stelle – das gilt im deutschsprachigen Raum als besonders höflich. Lediglich bei „Herrn und Frau…“ ist die Reihenfolge – vermutlich aus Gewohnheit – vertauscht.
Es heißt also:
•  Frau Irene Muster und Herrn Max Muster
•  Frau Irene Muster, Herrn Max Muster
•  Frau Irene und Herrn Max Muster
•  Herrn und Frau Muster – nur dann, wenn es Ihnen nicht gelingt beide
    Vornamen herauszufinden.

Wählen Sie die richtige Anrede

Diese Anreden sind im Geschäftsbrief erlaubt:

Sehr geehrte Frau Muster / Sehr geehrter Herr Muster
Diese Anrede findet im Geschäftsbrief am häufigsten Verwendung und ist nie verkehrt - auch wenn sie Vielen mittlerweile zu förmlich und angestaubt ist.
Liebe Frau Muster / Lieber Herr Muster
Nicht nur in der privaten Korrespondenz können Sie die Anrede "Liebe/r" verwenden. In der geschäftlichen Korrespondenz muss aber eine sehr herzliche und freundschaftliche Beziehung zum Adressaten bestehen. Für den normalen Geschäftsbrief ist diese Anrede nicht angebracht.
Guten Tag, Frau Muster
Dies ist eine der neuen Anreden, die sich eingebürgert haben und die auch in der geschäftlichen Korrespondenz Verwendung finden können. Sie ist erst zu empfehlen, wenn man den Geschäftspartner bereits kennt.
Hallo, Frau Muster
Tun Sie es nicht. Diese Anrede hat im Geschäftsbrief nichts verloren - auch nicht in E-Mails.

Schreiben Sie (Ehe-)Paare an, sprechen Sie jeweils Mann und Frau einzeln an! Als veraltet gilt heute die Anrede „Sehr geehrtes Ehepaar Muster“ oder „Liebe Eheleute Muster".

Beenden Sie den Brief korrekt!

Beenden Sie den Brieftext mit einem Punkt und lassen zwischen dem Text und der Grußformel eine Zeile Abstand.

Diese Grußformeln sind im Geschäftsbrief erlaubt
Mit freundlichen Grüßen / Mit freundlichem Gruß
Diese Grußformel empfiehlt sich, wenn man den Empfänger noch nicht kennt.
Freundliche Grüße / Freundliche Grüße aus Musterhausen
Dies sind alternative Formulierungen, die sich in der Geschäftspost immer stärker durchsetzen.
Mit herzlichen Grüßen / Viele Grüße / Liebe Grüße / Bis dahin alles Gute
eignet sich eher für den vertrauten und persönlichen Brief
MfG / LG / Ciao / Tschüss / Bye, bye
Diese Grußformeln sind für die geschäftliche Korrespondenz ungeeignet. Solche Abkürzungen werden heute von fast allen Empfängern als negativ empfunden, unabhängig davon, ob es sich um privaten oder geschäftlichen Schriftverkehr handelt.

E-Mail-Knigge im Geschäftsleben - So mailen Sie richtig

Manchmal ist es gar nicht so einfach, beim Mailen im Geschäftsleben den richtigen Ton zu treffen. Wer will, dass seine E-Mails beim Empfänger einen guten Eindruck hinterlassen, der sollte die folgenden Tipps beachten. undefinedWeiterlesen ...

Signaturen in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz

Signaturen sind Textbausteine, die am Ende einer E-Mail zusätzlich zur Verabschiedungs-Formel eingefügt werden können. Die Signatur gleicht dem Briefkopf der schriftlichen Korrespondenz.
Eine gute Signatur ... undefinedWeiterlesen ...

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