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22. 12. 2015

Büroorganisation im landwirtschaftlichen Betrieb

Die Büroarbeit ist ein verantwortungsvoller Aufgabenbereich im landwirtschaftlichen und gartenbaulichen Unternehmen. Im Agrarbüro laufen alle Fäden zusammen. Buchführung, Dokumentationen zur Einhaltung des Fachrechts, Mitarbeiterverwaltung sowie betriebsspezifische Fördermaßnahmen spielen eine wichtige Rolle. Zunehmende Qualitätssicherung geht mit mehr Aufzeichnungen und Kontrollen einher. Grund genug, das Betriebsbüro gut auszustatten und effizient zu organisieren.

Kontakt: Auf diesen Seiten finden Sie hilfreiche Tipps und Fachinformationen für Ihre Büroorganisation. Wenn Sie Fragen haben oder sich gern beraten lassen möchten, kontaktieren Sie uns einfach: netzwerk-agrarbuero(at)lwk.nrw.de

22. 12. 2015

Entrümpeln - Endlich wieder Platz und freie Sicht!

©Gunnar Assmy - Fotolia.com

Entrümpeln tut gut, befreit und verschafft neue Sicht(weisen)! Wer sein Büro mal so richtig aufgeräumt hat, weiß den aufgeräumten Zustand zu schätzen. Experten-Ratgeber sagen sogar: Klarheit außen, Klarheit innen! Ein chaotisch überfüllter Schreibtisch in einem auch sonst überladenen Büro kann sogar zu schleichendem Dauerstress führen. Machen Sie Schluss mit überfüllten Regalen, Tischen und Schränken. Eine Aufräumaktion lohnt sich! Im Winter ist die beste Zeit! 

In einer Stunde kann Vieles entsorgt werden: Alte Kataloge, alte Verzeichnisse, alte Zeitschriften. Auch im „Vorbeigehen“, kann immer mal wieder etwas in den Papierkorb oder die Altpapier-Tonne wandern. Der kaputte Stift, die zerknitterte Sichthülle oder die Broschüren und Angebote, die man sowieso nicht mehr liest. Verbannen Sie alles aus dem Büro, das nicht der Büroarbeit dient. Romane, Spiele, abgestellte elektrische Geräte oder sonstige Gegenstände. Schaffen Sie sich wieder freien Platz und freie Sicht. Das tut einfach gut!

Haben Sie’s gewusst? Nach einer gelungenen Wegwerfaktion – egal ob bei einer Großaktion oder in kleinen Schritten – bleiben oftmals nur die Hälfte oder noch weniger Unterlagen und Dinge im Büro übrig. Alle anderen waren tatsächlich einfach überflüssig!

10. 09. 2015

Büro-Test

(aid) Wie steht es um Ihre Büroorganisation? Ein Gefühl sagt Ihnen sicherlich schon ungefähr, wie zufrieden oder auch unzufrieden Sie mit der Situation in Ihrem Betrieb sind. Es gibt Bereiche, die gut laufen und solche, wo Sie nicht so gut zurechtkommen. Eine genaue und ausführliche Analyse hilft, die Schwachstellen herauszufinden und darauf aufbauend passende Lösungen zu entwickeln. Aber auch ein kurzer Test, kann dazu beitragen, den Standort ungefähr zu bestimmen. Kreuzen Sie an, was bei Ihnen zutrifft und was nicht. Je mehr Kreuze Sie in der Spalte Trifft zu machen, desto dringender ist der Handlungsbedarf.

undefinedBüro-Test zum Download

12. 09. 2014

Tipps für den Weg zum "Wohlfühlbüro"

Schaffen Sie sich ein Büro, in dem Sie sich wohl fühlen! Fangen Sie am besten schon heute mit einer Veränderung an:

Hängen Sie sich schöne Fotos oder Bilder an die Wand, die bei Ihnen positive Gefühle wecken oder Sie einfach zum Schmunzeln bringen.

Bringen Sie Farbe ins Büro, zum Beispiel mit einem neuen Anstrich. Klare belebende Farben wie Rot und Orange wirken auf die meisten Menschen positiv und aktivierend. Pastellfarben wirken eher beruhigend. undefinedWeitere Infos zur Farbwirkung...

Räumen Sie überflüssige Gegenstände aus dem Büro  und schaffen Sie Luft und freie Flächen. undefinedWeitere Infos zum Aufräumen...

Kaufen Sie sich ein paar neue gute Kugelschreiber oder andere Stifte, mit denen das Schreiben Spaß macht. Benötigen Sie vielleicht neue Textmarker, die wieder gut funktionieren?

Belohnen Sie sich, wenn Sie eine schwierige Aufgabe erledigt haben. Gönnen Sie sich eine Tasse Kaffee oder eine kleine Auszeit.

Investieren Sie gezielt in eine (kleine) Neuanschaffung, zum Beispiel einen neuen Locher, eine neue Tastatur oder sogar einen neuen Bürostuhl. Überlegen Sie, was Ihre Arbeit im Agrarbüro erleichtern oder verbessern würde.

Wenn nicht jetzt, wann dann?

Studien und Erfahrungen zeigen, dass Arbeitsmotivation und Leistung besser sind, wenn das Umfeld stimmt und das Büro ein "Wohlfühl-Büro" ist!

17. 05. 2014

Bringen Sie neuen Schwung in Ihr Agrarbüro

©Colours-Pic - Fotolia.com

Mal ehrlich, mögen Sie Ihr Büro? So wie es jetzt ist? Mit allem Drum und Dran? Wenn ja, dann können Sie sich glücklich schätzen. Ein Büro, in das man gern hineingeht, ist die beste Voraussetzung für eine Arbeit, die man nicht so gerne tut. Mögen Sie Ihr Büro hingegen nicht, verändern Sie’s. Wir haben einige Empfehlungen für Sie, die neuen Schwung in Ihr Agrarbüro bringen.

Veränderungen, die gut tun. Fragen, die weiterbringen.

Räumen Sie etwas um.

Ist der Drucker an jetzigen Stelle gut platziert oder wäre er an anderer Stelle besser erreichbar? Stehen die Ordner so zusammen, wie Sie es gerne möchten oder könnten einige umgestellt werden? Liegen Ersatzmaterialien, auf die Sie nur einmal im Monat zugreifen, in der Schreibtischschublade oder wären sie besser im entfernteren Schrank untergebracht?

Werfen Sie etwas weg.

Benötigen Sie die Prospekte von 2013 noch oder können Sie jetzt ins Altpapier? Wird das ausgetauschte Faxgerät wirklich noch gebraucht oder kann es zum Elektroschrott? Werden die Papier-Formulare noch genutzt oder sind sie längst durch digitale ersetzt?

Machen Sie etwas schön.

Könnte vielleicht eine Grünpflanze die Ecke hinten links - da fällt beim Betreten des Raums der Blick besonders hin - attraktiver wirken lassen? Haben Sie ein schönes Urlaubsfoto, das Sie vergrößert an die Wand hängen könnten? Würde vielleicht ein neuer Bildschirm den täglichen Blick in den Computer nicht nur verschönern sondern auch noch gesünder machen?

Rufen Sie jemanden an.

Ist die Beleuchtung im Büro hell genug oder müsste der Elektriker eine neue Leitung legen? Blendet das Sonnenlicht bei der PC-Arbeit oder müsste der Dekorateur einen Blendschutz anbringen? Ist das Büro gut beheizt oder soll der Installateur den Heizkörper endlich erneuern?

Kaufen Sie etwas ein.

Irgendetwas fehlt immer. Druckerpapier, gute Stifte, neue Ordner, schnurlose Tastatur, CD´s, externe Festplatte, Hängeregister, Stehsammler, Notizblock, Schreibtischlampe, Aktenvernichter. Sicher gibt es einige Dinge, die neuen Schwung in Ihr Agrarbüro bringen können. Es müssen ja nicht immer gleich große Anschaffungen sein.

Tipp: Wenn Sie Ihr Büro etwas genauer unter die Lupe nehmen möchten, hilft Ihnen der Basis-Check Büroorganisation. Sie finden den Basis-Check zum kostenlosen Download im Formularcenter im Sachgebiet „Büroorganisation“. undefinedZum Formularcenter 

15. 07. 2013

Sammeln oder Wegwerfen?

Gehören auch Sie zu den "Sammler-Typen", die nicht so gut wegwerfen können? Und deshalb liegen auf Ihrem Schreibtisch viele Stapel mit Broschüren und allgemeinen Informationen, die Sie noch einmal durchsehen möchten? Stapel, die Ihnen immer wieder verdeutlichen wie viel Arbeit noch unerledigt ist?

Wenn Sie das ändern möchten, versuchen Sie, jeden Tag wenigstens eine Broschüre oder Reklame wegzuwerfen, die Sie nicht benötigen. Und am nächsten Tag wieder eine. Es dauert rund vier bis sechs Wochen, bis man sich eine neue Gewohnheit aneignet. Dann wird Ihnen die Entscheidung immer leichter fallen, sofort wegzuwerfen was Sie aller Voraussicht nach doch nicht lesen werden.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, werfen Sie die Broschüren zunächst in einen Altpapier-Behälter. Der steht ja in der Regel noch für eine gewisse Zeit im Büro. 

Tipp: Für Prospkte und  Broschüren, die wirklich wichtig für Ihre Arbeit sind, schaffen Sie sich am besten einen festen Platz, zum Beispiel im Regal in Stehsammlern oder auch gestapelt - aber nicht zu hoch! Beschriften Sie dann den Regalboden, zum Beispiel mit einem Label Maker (Etikettendrucker).

15. 07. 2013

Mit Listen den Überblick behalten

Haben Sie den Überblick über Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen Ihrer betrieblich und privat abgeschlossenen Verträge? Zum Beispiel Miet- und Pachtverträge, Telefon- und Smartphone-Verträge, Wartungsverträge, Versicherungs- und Darlehensverträge? Mit Word oder Excel lassen sich Listen erstellen, die Ihnen diesen Gesamtüberblick verschaffen.

Einmal angelegt können die Listen kontinuierlich fortgeführt werden. Abgelaufene Verträge können bei Bedarf gelöscht und neue umgehend ergänzt werden. Somit haben Sie ein Nachschlagewerk, das immer auf dem aktuellen Stand ist. Klären Sie – insbesondere bei einer großen Anzahl aufzunehmender Verträge - wie Sie die Tabelle aufbauen möchten und wer im Büro für die Pflege der Daten zuständig ist. Ansprechpartnerinnen undefinedTeam Agrarbüromanagement 

Ein Beispiel für den Überblick über Ihre Versicherungen finden Sie in unserem Formularcenter im Sachgebiet "Unternehmensführung" undefinedZum Formularcenter

24. 04. 2013

Keine Lust zu großen Aufräumaktionen?

Dann versuchen Sie's in kleinen Etappen: Nehmen Sie sich jeden Tag eine kleine Einheit vor, die Sie "entrümpeln" und auf Vordermann bringen: Die Stiftebox, die oberste Schreibtischschublade, den Papierstapel oben links, die untersten Fächer im Schrank oder ein Dateiordner im PC. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jeden Tag ein wenig zu ordnen oder neu zu strukturieren - Schritt für Schritt! 

Den inneren Schweinehund überwinden mit der 10-Minuten-Routine

Der Schreibtisch liegt voll mit Papieren und Stapeln, die Ordner liegen um den Schreibtisch verstreut und auch der Besprechungstisch und die Fensterbank müssen herhalten und als Ablage dienen. Chaos pur! Bei diesem Anblick macht es den meisten Menschen keinen Spaß, anstehende Büroarbeiten zu erledigen, müsste doch eigentlich erst mal der Arbeitsplatz frei geräumt werden. Damit es erst gar nicht so weit kommt, testen Sie die 10-Minuten-Routine:

Stellen Sie sich vor, wie aufgeräumt Ihr Arbeitsplatz sein soll, wenn Sie am nächsten Morgen mit der Büroarbeit beginnen. Und genauso wie Ihr Bild im Kopf aussieht, genauso verlassen Sie den Arbeitsplatz am Abend. Dazu sind meistens diese kleinen „Arbeiten“ nötig:

1. Stifte zurück in die Box oder in die Schublade legen
2. Laufende Vorgänge in Ablagefächer oder Hängeregister einordnen
3. Aktenordner an fest definierte Orte ins Regal zurückstellen
4. Postausgänge ins entsprechende Fach ablegen
5. Büroaufgaben für den nächsten Tag kurz planen
6. Benutzte Kaffeetassen oder Gläser mit in die Küche nehmen
7. Sonstige Dinge die nicht ins Büro gehören an Ort und Stelle bringen

Fertig! Und sollte Ihr „innerer Schweinehund“ laut kläffen und sagen: „Lass doch das Aufräumen sein, das macht viel zu viel Arbeit!“ Dann antworten Sie ihm: „Lass mich nur machen! Wenn ich jetzt kurz aufräume, habe ich morgen ein Problem weniger! Schau Dir mein Bild im Kopf an! Auf den vielen freien Plätzen darfst Du Dich dann auch ausruhen!“

24. 04. 2013

Tipps für eine größere Aufräumaktion

©Danielle_Bornardelle - Fotolia.com

Ein unaufgeräumtes Büro mit zahlreichen Papierstapeln und Stiften, die nicht funktionieren, nimmt die Lust an der Büroarbeit. Unerledigtes belastet und kann ein schlechtes Gewissen machen. Räumen Sie auf - das schafft klare Sicht und motiviert.

Dabei ist es wichtig, sich beim Aufräumen nicht zu verzetteln und in alten Unterlagen und Erinnerungen zu versinken. Nehmen Sie sich zum Beispiel erst den Schreibtisch vor und räumen Sie alle Unterlagen und Gegenstände auf. Dabei können Sie zunächst diese systematischen Stapel bilden - ggf. auf dem Fußboden:

  1. Alles was in den Müll oder zum Altpapier kann. Nach dem Sortieren am besten sofort in den Papierkorb, die Kiste für Altpapier oder in den Reißwolf! 
  2. Dinge und Unterlagen, die an andere Personen weitergeleitet werden. Wenn Sie fertig sortiert haben, bringen Sie diesen Stapel am besten sofort zu denjenigen, die diese Dinge oder Papiere bekommen sollen.
  3. Arbeitsmittel, die Sie auch weiterhin gebrauchen wollen. Am besten sofort an Ort und Stelle platzieren, wo sie hingehören.
  4. Unterlagen und Post, die Sie selbst noch bearbeiten wollen. Zum Beispiel ein Antrag, der noch ausgefüllt werden muss. Gemeint sind hier nicht Broschüren, die Sie noch lesen wollen! Diese am besten an einen festen Platz im Regal oder in Ihrer Leseecke stellen oder legen. 
  5. Unterlagen, die nur noch abgeheftet werden müssen. Diese werden später im Zielordner zur Aufbewahrung abgeheftet.
  6. Unterlagen, für die Sie noch einen neuen festen Platz finden müssen. Zum Beispiel:Sie haben ein neues Ehrenamt und wollen dafür noch einen neuen Ordner anlegen.

So, nun müsste der Schreibtisch fast leer sein. Und so geht es weiter: Arbeitsmittel und -geräte werden wieder eingeräumt - sofern nicht sofort erledigt - und die Papierstapel Schritt für Schritt abgearbeitet. Das Abheften zum Beispiel können Sie auch auf die nächsten Tage verschieben, ebenso das Anlegen eines neuen Ordners für Ihr neues Ehrenamt - aber dann auch wirklich tun! 

Am wichtigsten ist der Stapel von Punkt 4. Hier müssen Sie noch aktiv werden, z.B. ein Formular ausfüllen und versenden oder einen Anruf tätigen, um einen Sachverhalt zu klären. Das ist Ihre undefinedWiedervorlage. 

Viel Erfolg!

Tipp: Wenn Sie Ihre Büroorganisation einmal unter die Lupe nehmen wollen, melden Sie sich bei der Beratung für Agrarbüromanagement bei der Landwirtschaftskammer NRW. Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines effektiven Büromanagements insbesondere zur Einhaltung des landwirtschaftlichen Fachrechts. undefinedIhre Ansprechpartner 

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11. 04. 2011

Eigene LKV-Tabelle - So gelangen die Infos vom Büro in den Stall

©Fotolyse - Fotolia.com

Als Milchviehhalter müssen Sie die Untersuchungsergebnisse der Tankproben stets im Blick haben. Die zeitnahe Zusendung der Kontrollwerte per E-Mail durch den Landeskontrollverband ist daher eine gute Sache. So kann im Betrieb auf veränderte Zahlenwerte schnell reagiert werden. Aber wie kommt die aktuelle Information aus dem Agrarbüro schnell und übersichtlich in den Stall oder zur Besprechung an den Tisch?

Eine Bäuerin aus dem Bergischen Land hat für sich und Ihren Ehemann, der für die Betreuung der Kuhherde verantwortlich ist und den Computer meidet, eine gute Lösung gefunden: Nach Eingang der E-Mail im Büro trägt die Bäuerin die Kontrollwerte in die Tabelle „LKV-Kontrollwerte“ ein. Auf eine Tabellen-Seite passen die Werte von ungefähr 28 Kontrolltagen. So entsteht ein guter Überblick über die Entwicklung der Kontrollwerte.

Ein weiterer Aspekt ist, dass bei TMR-Fütterung (Totale Mischration mit dem Futtermischwagen) Veränderungen der einzelnen Futterkomponenten im Hinblick auf Fett und Eiweiß direkt gesehen werden. Futteränderungen können dazu notiert werden. Ein Tabellenausdruck erspart rund 7 bis 10 Papierausdrucke der E-Mails. Und das ist gut für die Umwelt.

Eine gute Idee für die Zusammenarbeit zwischen Büro und Stall!

undefinedTabelle LKV-Kontrollwerte - Muster

undefinedTabelle LKV-Kontrollwerte - leer