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Agrarbüro. - 3: Recht.
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Aktenmanagement - So behalten Sie den Überblick
Tipps und mehr
Lieferscheine sammeln
So geht es schnell:
in Briefkorb oder (oberster!) Stapelbox
in der (offenen) Hängeregistratur
an vereinbartem Ort mit einem Stein beschwert (nur für Lieferanten!)
Schadnagerbekämpfung
Machen Sie sich mehrere Kopien von Ihrem Hoflageplan auf Vorrat. Markieren Sie in dem aktuellen Vordruck die Stellen, an denen Schädlingsbekämpfungsmittel ausgelegt wurden. Datum und Mengen nicht vergessen! Ablage in einem separaten (schmalen) Aktenordner "Schadnagerbekämpfung" mit der Untergliederung Hofskizzen (Vordrucke) und Dokumentation. Professionelle Hilfe bietet die 
Agravis an.
Wo was abheften?
Im Zeitalter von Cross Compliance und Qualtitätssicherung bieten Firmen, Organisationen und Institutionen Ordner an, die Ihnen das Einordnen von Aufzeichnungen erleichtern sollen. Das ist in vielen Fällen sehr hilfreich für das Büromanagement, da der Ordner gleichzeitig eine Art Checkliste ist und nichts vergessen wird. Auf der anderen Seite entsteht der Eindruck, dass bestimmte Unterlagen nur in diesen speziellen Ordnern untergebracht sein dürfen. Entscheidend ist jedoch, dass korrekt und vollständig dokumentiert wird, eine Formvorschrift gibt es - außer bei der Buchführung - in der Regel nicht.
Erstellen Sie Ihre individuelle Ablage
Damit Sie Ihre Aufzeichnungen schnell wiederfinden, erstellen Sie Ihre betriebsindividuelle Ablage. Nehmen Sie sich einen Bereich vor, in dem Sie Aufzeichnungen machen müssen - z. B. im Bereich Düngung -, überlegen Sie, welche Unterlagen benötigt werden und was genau dokumentiert werden muss. Danach legen Sie fest, in welcher Form Sie die Unterlagen aufbewahren wollen - abgeheftet in einem Aktenordner oder lose in einer Hängeregistratur. Beschriften Sie den Ordner bzw. die Hängemappe mit eindeutigen Begriffen - z.B. Düngung: Bodenproben - Nährstoffergleiche ... Weitere Informationen, wie Sie "Herr/Frau Ihrer Unterlagen" werden finden Sie im Bereich Aktenmanagement im landwirtschaftlichen Büro.
