Was genau versteht man unter „Wiedervorlage“ und
wie finden Sie das richtige System für Ihr Büro?

Bei der Wiedervorlage geht es darum, dass Sie bestimmte Vorgänge nicht jetzt sofort sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten wollen. Dabei kann es sich um Rechnungen, Antragsformulare oder Anschreiben an Sie handeln, das eine Aktion Ihrerseits erfordert. „Auf Wiedervorlage legen“ wollen Sie vielleicht ebenso einen Brief, den  Sie selbst verschickt haben, z. B. ein Angebot, oder ein Einschreiben mit Rückschein, dessen Ankunft sie überprüfen wollen.

Gemeinsam ist allen Wiedervorlagen, dass Sie nicht vergessen werden dürfen, weil durch eine versäumte Frist viel Geld verloren geht oder sonst irgendwie Ärger entsteht. Deshalb muss das System folgende Kriterien erfüllen:

1. Es muss an einen Termin erinnern 
2. Es muss einen Platz definieren, wo Sie den Vorgang bis zum Termin   deponieren – und garantiert wiederfinden

Nachfolgend werden 4 Wiedervorlagensysteme beschrieben.

Eine Möglichkeit ist, die Vorgänge, die Sie später bearbeiten wollen, in Sichthüllen zu stecken und an einen bestimmten Ort auf Ihrem Schreibtisch zu deponieren. Das kann eine Stapelbox sein mit der Beschriftung  „Wiedervorlage“ oder „zu erledigen“. Der Stapel sollte aber nicht mehr als 5 bis max. 10 einzelne Vorgänge haben. Sie müssen jedes Mal alle sichten, wenn Sie einen suchen! Deponieren Sie wirklich nur wichtige Unterlagen, die Sie tatsächlich in dieser Woche oder den nächsten zwei Wochen bearbeiten wollen - keine Kataloge oder Protokolle, die Sie „irgendwann mal lesen“ wollen! Diese Wiedervorlage funktioniert nur gut, wenn Sie den Stapel auch regelmäßig abarbeiten, z. B. ein Mal pro Woche, damit keine Frist versäumt wird! Diese Regelmäßigkeit ersetzt im Prinzip den festen Termin, bewahrt aber durch die wöchentliche Sichtung vor Fristversäumnissen. Tipp: Bessere Übersicht bekommen Sie durch farbige Sichthüllen. (Nichts bleibt auf dem Schreibtisch liegen – die Stapelbox hat hier ihren berechtigten Platz, da hier aktuelle Vorgänge liegen!)

Ähnlich wie die klassische Wiedervorlagenmappe funktioniert die Wiedervorlage mit dem Stehmappensystem. An Stelle einer Seite in einer Mappe haben Sie pro Tag eine Stehmappe und legen da die Erinnerung rein. 31 Mappen für die Tage des Monats und noch mal 12 für die Monate. Es ist auch möglich, nur Mappen von 1 bis 12 zu wählen, wenn Sie die Wiedervorlagen für einen Monat bündeln wollen. Gleiches System geht auch mit der Hängeregistratur – ist aber sehr Platz aufwändig. Auch hier gilt: Möglichst keine Originalunterlagen ablegen, da sie schwer wiederzufinden sind. Nur möglich, wenn die Anzahl der Vorgänge überschaubar ist und Sie die Vorgänge in der Regel vorher nicht benötigen oder suchen müssen. Die bearbeitete Tagesmappe wandert nach Erledigung nach hinten. Dieses System ist für Neueinsteiger kompliziert und sollte erst dann eingesetzt werden, wenn schon Erfahrung mit Wiedervorlagensystemen vorhanden sind. Die Stehmappen sind in einer Box untergebracht, die nicht viel Platz einnimmt. Gibt es nur von den Firmen mappei und classei über das Internet. (Nichts bleibt auf dem Schreibtisch liegen. Eine Wiedervorlagenbox hat ihre Berechtigung auf dem Schreibtisch, da sie täglich genutzt wird. Umfasst die Wiedervorlage allerdings 3 Boxen, sollten diese in der Nähe des Schreibtisches oder im Schubladenbereich untergebracht sein.)