Informationen, die am Arbeitsplatz ankommen (Informationseingang), passieren in einem gut organisierten Büro den Schreibtisch wie Durchgangsverkehr eine Stadt. Eine Information kann per Post, per Telefon, per Fax oder als E-Mail ankommen. Ziel ist es, die Information sofort auf den richtigen Büroweg zu bringen und keinen Stau zu bekommen. Und das sind die fünf Wege:

1. Wegwerfen (Die Information landet im Papierkorb.)
2. Ablegen (Das Schriftstück wird im Ordner abgeheftet.)
3. Delegieren (Ein Anderer soll die Aufgabe erledigen und Sie leiten die Information weiter an den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin.)
4. Selbst bearbeiten (Was weniger als zwei/drei Minuten dauert erledigen Sie sofort oder sie legen es auf Wiedervorlage.)
5. Lesen (Die Zeitschrift landet in der Lesecke.)

Für jede eingehende Information gibt es einen Weg, der vom Informationseingang weg führt. In manchen Fällen ist es sinnvoll, eine kurze Notiz zu ergänzen, z.B. wenn die Information weitergeleitet und von einer anderen Person bearbeitet wird. Die Entscheidung für einen der 5 Wege wird sofort getroffen und entsprechend gehandelt. Das fällt nicht immer leicht. Aber je öfter Sie so arbeiten, desto schneller geht es bald in Routine über. Weg 4 "gabelt" sich: Die Sachen, die sie selbst bearbeiten wollen, können Sie sofort erledigen oder auf Wiedervorlage legen.

Der Informationsausgang ist alles, was das den Schreibtisch wieder verlässt: Ein Brief, der zur Post gebracht werden muss, eine Unterlage, die ins Archiv gehört oder die Zeitung, die im Wohnzimmer gelesen werden will. Auch die Unterlage, die mit einer Notiz versehen, an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird, ist streng genommen ein Informationsausgang. Ein Briefkorb kann den Informationsausgang nicht nur symbolisieren, sondern auch als Sammler dienen, von dem Jeder weiß: Diese Unterlagen müssen den Schreibtisch - und in der Regel auch das Büro - wieder verlassen!