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Tipps und mehr

Erst Planen, dann Umsetzen! Legen Sie eine grobe Grundstruktur für die Unterlagen und Akten im Büro fest. Lassen Sie sich dafür Zeit! Nachdem Sie Ihr Mind-Map erstellt haben, lassen Sie es eine Woche liegen und schauen es sich dann noch einmal an und ergänzen oder korrigieren Sie Ihre Angaben. Erst dann geht es an die Umsetzung!

Wenn Sie mit Ihrem Ehepartner oder einer anderen Person zusammen das Büro managen, entwickeln Sie die Ablagestruktur auf jeden Fall gemeinsam!

Ein Aktenplan ist nicht starr und für immer und ewig. Manchmal müssen Teilbereiche neue gegliedert werden. Das fällt leichter, wenn die Grundstruktur vorhanden ist!

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 undefinedIndividueller Aktenplan Entwicklung Schritt für Schritt. Diese Beschreibung steht Ihnen bei der Entwicklung Ihres Aktenplans stets zur Seite. Hier finden Sie auch die Kriterien, nach denen Sie grundsätzlich Ihre Unterlagen sortieren können!

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So erstellen Sie Ihren individuellen Aktenplan

Teilen Sie die Daten des Unternehmens in maximal zehn Hauptthemengebiete ein - zum Beispiel Unternehmensleitung, Verwaltung, Finanzen, Fördermaßnahmen, Personal, Ackerbau, Milchvieh und Projekte. Danach erfolgt die Untergliederung in Teilbereiche. Die Unternehmensleitung gliedert sich zum Beispiel in die Bereiche Gründung, Mitgliedschaften, Pachtverträge und Geschäftspartner. Je nach Bedarf wird weiter untergliedert. Mitgliedschaften wird so zum Beispiel weiter unterteilt in Betriebshilfdienst und Maschinenring, Landwirtschaftsverband und Arbeitskreise der Landwirtschaftskammer. Sie können in Tabellenform aufschreiben. Dabei notieren Sie die Hauptthemen in die oberste Zeile und ergänzen darunter spaltenweise die Unterthemen. Versuchen Sie es aber lieber mal mit Mind-Mapping!

Mind-Mapping

Mind-Mapping ist eine kreative Methode, um komplexe Zusammenhänge bildlich darzustellen. Mind-Map heißt übersetzt Gehirn-Karte. Hintergrund für diese Methode ist die Erkenntnis, dass unser Gehirn besser mit Bildern arbeitet als mit Zahlen, Texten  und Tabellen. So gehen Sie vor: Nehmen Sie sich ein großes Blatt - am besten DIN A 3 - und schreiben in die Mitte das Thema - also Aktenplan. Dann zeichnen Sie so weiter als wollten Sie einen Baum malen: Äste, feinere Äste, Zweige, Blätter. Die Hauptäste sind Ihre Hauptthemenbereiche im Agrarbüro. Die nächste Untergliederung sind die kleineren Äste - die Unterthemen u.s.w. Zum Schluss haben Sie Alles auf einen Blick. Jetzt sehen Sie, wo Sie eventuell in der Struktur noch etwas ändern wollen. Markieren Sie das mit einem roten Pfeil. Schon ist Ihre Übersicht fertig und Sie können mit der Umsetzung beginnen.

Warum selbst arbeiten? Wenn Sie für Ihr Agrarbüro einen individuellen Aktenplan entwickeln lassen möchten, kontaktieren Sie uns. Wir benennen Ihnen AnsprechpartnerInnen der Landwirtschaftskammer NRW und machen eine unverbindliches Leistungsangebot. Nutzen Sie das undefinedKontaktformular vom Netzwerk-Agrarbüro und teilen uns Ihr Anliegen mit.

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