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Tipps und mehr

Wenn die papiergebundenen Unterlagen zu viel Platz einnehmen, ist die elektronische Datenspeicherung eine Alternative. Erste Informationen zur Datensicherung können Sie beim undefinedbsi für bürger nachlesen. Informieren Sie sich ggf. auch bei Ihrem Steuerberater!

CDs und DVDs sachgemäß lagern! Benutzen Sie zur Aufbewahrung professionlelle Boxen und Register, die für die Archivierung geeignet sind. Fragen Sie in Ihrem Bürofachhandel.

Auf einen Klick

KKL, Kriterien Kompendium Landwirtschaft, bringt Übersicht: Gesetzliche Anforderungen, Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen für landwirtschaftliche Betriebe. Informationen bei den Beratungsleitern in Ihrer Beratungsregion der undefinedLandwirtschaftskammer NRW

undefinedABC der Aufbewahrungsfristen - Informationen der Handelskmmer Hamburg

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Gut zu wissen

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Die gesetzlichen Aufbewahrungfristen zu kennen und zu beachten ist wichtig für die professionelle Büroarbeit. Darüber hinaus sind für den Umgang mit alten Unterlagen ganz praktische Tipps hilfreich, um das Büroleben leichter zu machen. Nutzen Sie diese und lehnen sich dann ganz entspannt mit einem Kaffee zurück.

Nutzen Sie ein Archiv

Alle Unterlagen, auf die Sie nicht mehr regelmäßig zugreifen müssen, können aus dem Büro raus und in ein Archiv gebracht werden. Damit haben Sie Platz für aktuelle Unterlagen. Als Archiv kann durchaus ein Raum dienen, der weiter vom Büro entfernt liegt - zum Beispiel auch der Dachboden oder der trockene Keller.

Beschriftung auch im Archiv

Eine eindeutige Beschriftung von Unterlagen ist auch im Archiv hilfreich. Wenn Altakten komplett mit Ordner und Inhalt ins Archiv wandern, schreiben Sie - sofern nicht schon bei Anlage des Ordners geschehen - die Jahreszahl oder einen Zeitraum auf den Ordnerrücken, um sofort zu erkennen, welchem Zeitraum diese Unterlagen zuzuordnen sind. Dann finden Sie bei Bedarf auch im Archiv alles schnell wieder.
Wenn in Stapeln abgelegt wird, nutzen Sie Zwischenblätter (Laschen) mit Angaben zu Inhalt, Zeitraum und eventuell zusätzlich schon Angaben, ab wann die Stapel entsorgt werden können.

Interne Aufbewahrungfristen

Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Sie auch interne Aufbewahrungsfristen festlegen, die dann nur Ihren Betrieb betreffen. Das gilt insbesondere für Unterlagen, für die es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt. Wenn Sie in späten Jahren noch in Ihrem Terminkalender nachschlagen wollen, was Sie für Termine in einem bestimmten Jahr hatten, dann sollte der Kalender eben nicht entsorgt werden. Die Grenze zum Sammlertum ist fließend! Also Achtung vor übertriebener Aufbewahrung. Wägen Sie Vor- und Nachteile ab.

Gut und sicher aufbewahren

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Diesen Unterlagen gilt besondere Aufmerksamkeit! Sie haben entweder einen dauerhaften Wert - wie zum Beispiel das Familienstammbuch - oder sollten an einem möglichst sicheren Ort aufbewahrt werden, den alle Familienmitglieder kennen:

  • Geburtsurkunde, Taufschein
  • Heiratsurkunde, Familienstammbuch
  • Kopien von Reisepass und Personalausweis, Führerschein, Impfpässen, EC/Kreditkarten, Organspendeausweis
  • Zeugnisse, Gesellen-, Gehilfen-, Meisterbriefe
  • Ernennungsurkunden, Urkunden
  • Ausbildungsnachweise
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Sozialversicherungsunterlagen, Rentenbescheide
  • Sonstige Versicherungs- und Vorsorgeunterlagen
  • Krankenkassen-Mitgliedsausweis
  • Sparbücher, Dokumentation über vorhandene Bankkonten
  • Dokumentation weiterer Geldanlagen
  • Grundschuld- und Hypothekenbriefe, Grundbuchauszüge
  • Pacht-, Miet- und sonstige Verträge
  • Fahrzeugbriefe
  • Hinweis auf Testament, Vollmachten 

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