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Tipps und mehr

Beschriften Sie Ihre Ordner immer mit Jahreszahlen auf dem Rückenschild, dann haben Sie auch im Archiv stets die chronologische Übersicht.

Wenn eine Akte ins Archiv verlagert wird und klar ist wann die Akte vernichtet werden kann, notieren Sie dieses Datum am besten sofort auf den Aktenrücken.

Im Zweifelsfall sollten Sie Unterlagen lieber länger aufbewahren, als sie zu früh zu vernichten! Wenden Sie sich bei Fragen an die zuständige Bewilligungsbehörde.

Auf einen Klick

undefinedLandwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen - Fördermaßnahmen "Ländlicher Raum"

Förderunterlagen

Die Aufbewahrungsfristen für Förderunterlagen sind in den jeweiligen Förderrichtlinien, den Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) oder der Landeshaushaltsordnung (LHO) geregelt. Die Aufbewahrungsfristen werden dem Antragsteller immer mitgeteilt: Es erfolgt entweder ein direkter Hinweis im Zuwendungsbescheid oder die Verpflichtung ist im Antrag nachzulesen - meistens unter der Überschrift "Verpflichtungen". Möglich ist auch, dass auf die jeweilige Richtlinie oder die ANBest-P hingewiesen und damit die Frist mitgeteilt wird.

Agrarumweltmaßnahmen und Vertragsnaturschutz

Dazu gehören:

  • Markt- und standortangepasste Landbewirtschaftung (MSL - Richtlinie in Überarbeitung) mit den Bausteinen Vielfältige Fruchtfolge, Extensive Dauergrünlandnutzung, Ökologische Produktionsverfahren, Anlage von Blühstreifen oder Blühflächen, Anbau von Zwischenfrüchten
  • Anlage von Uferrandstreifen 
  • Zucht vom Aussterben bedrohter lokaler Haustierrassen
  • Vertragsnaturschutz
  • Förderung der Weidehaltung von Milchvieh (Richtlinie in Erarbeitung)  

In den Richtlinien zur Förderung einer markt- und standortangepassten Landbewirtschaftung (MSL) und in den jeweiligen speziellen Richtlinien ist geregelt, dass die Unterlagen während des 5-jährigen Verpflichtungszeitraums und weitere 5 Jahre nach Ende des Verpflichtungszeitraums aufzubewahren sind.

Investitionen, Beratung und Weiterbildung

Zu den investiven Maßnahmen des Förderprogramms Ländlicher Raum NRW gehören:

  • Investitionsförderung (AFP) ¹
  • Diversifizierung ²
  • Betriebsführungsdienste
  • Weiterbildung

Die Aufbewahrungspflichten sind bei diesen Projektförderungen durch die ANBest-P (Allgemeine Nebenbestimmungen zur Projektförderung) festgelegt, die Anlage zum Zuwendungsbescheid sind.
Demnach gilt: Die Zuwendungsempfängerin oder der Zuwendungsempfänger hat die Belege 5 Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren¹,², sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist. Zur Aufbewahrung können auch Bild- oder Datenträger verwendet werden. Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen.

¹Achtung! AFP-Antragstellern wird in dem Auszahlungsbescheid, der nach dem Schlussverwendungsnachweis folgt, ein konkretes Datum mitgeteilt, bis wann die Unterlagen aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsdauer ist verlängert worden.

²Achtung! Antragsteller Diversifizierung erhalten aktuell im Zuwendungsbescheid die Mitteilung "Abweichend von Nr. 6.8 der ANBest-P sind Sie dazu verpflichtet, alle für die Gewährung der Zuwendung nach diesen Richtlinien notwendigen Unterlagen bis zum 31.12.2028 aufzubewahren und für Prüfzwecke vorzuhalten." Werden die Rechnungen und Belege bei der normalen Buchführung mit einsortiert, ist die Gefahr groß, dass diese vor dem Jahr  2029 entsorgt werden. Kennzeichnen Sie die Buchführungsordner mit diesem späteren Vernichtungsdatum oder sammeln Sie die Belege und Rechungen sofort separat!

Achtung - Steuerrecht geht vor!

Einige Förderunterlagen sind auch steuerrechtlich relevant und müssen deshalb länger aufbewahrt werden als es zum Beispiel die Förderrichtlinie vorsieht. Der Antragsteller wird im Anschreiben darauf hingewiesen. Im Zweifelsfall den Steuerberater um Rat fragen!

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