Der wohl am wenigsten umstrittene Bereich der Dokumentation ist die Buchführung. Als Grundlage für die Besteuerung eines landwirtschaftlichen Unternehmens ist sie etabliert und wird nach den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung erstellt – vom Betrieb selbst oder vom Steuerberater. Der Nutzen für die Unternehmensführung ist in der Regel unumstritten.

Direktzahlungen der EU sowie Zahlungen aus nationalen Förderprogrammen des Bundes, des Landes und der Kommunen machen einen großen Teil des betrieblichen Einkommens aus. Auch hiermit sind mehr oder weniger umfangreiche Aufzeichnungspflichten verbunden. Vor allem die Cross Compliance-Regelungen sind in den letzten Jahren heftig diskutiert worden und deren Umsetzung geht in den landwirtschaftlichen Betrieben nicht immer mit Begeisterung einher.

Betriebskontrollen sind heute keine Seltenheit mehr. Die folgenden Kontrollen sind im Allgemeinen für landwirtschaftliche Betriebe relevant:

• Vor-Ort-Kontrolle der im Sammelantrag und in den Anlagen angegebenen Flächen (Flächenkontrolle) und Kontrolle von Sachverhalten im Zusammenhang mit verschiedenen Fördermaßnahmen der EU – zum Beispiel Uferrandstreifenprogramm oder Vielfältige Fruchtfolge (Kontrolle von Flächenbezogenen Maßnahmen).
• Kontrolle zur Einhaltung der Cross Compliance-Verpflichtungen durch die zuständige Fachrechtsbehörde oder auch die zuständige EU-Zahlstelle (CC-Kontrolle).
• Kontrollen, die nach dem nationalen Fachrecht vorgeschrieben sind (Fachrechtskontrolle). So sieht zum Beispiel das deutsche Pflanzenschutzgesetz Kontrollen vor, die sich auf den Einsatz von Pflanzenschutzmitteln beziehen. In NRW prüft der Pflanzenschutzdienst.  Die Viehverkehrsverordnung sieht Kontrollen zur Einhaltung der Regelungen für den Viehverkehr vor. Hier prüfen in der Regel die Veterinärämter. In Milchviehbetrieben kommen zum Beispiel Kontrollen nach den gesetzlichen Vorgaben für die Milchhygiene hinzu.
• Kontrollen im Rahmen von Qualitätssicherungssystemen wie QS, QM oder Global-GAP (Audits). Diese Kontrollen beruhen auf einer freiwilligen Vereinbarung und werden daher nicht so sehr als Kontrolle „von oben“ empfunden.

Im Falle einer Gesundheitsgefahr durch Lebensmittel ist die Identifizierung der betroffenen Chargen zur Rücknahme der Produkte vom Markt die wichtigste Maßnahme zum Schutz der Verbraucher. Landwirte als Lebensmittelunternehmer haben deshalb die Rückverfolgbarkeit der Lebensmittel und der zur Lebensmittelgewinnung dienenden Tiere sicher zu stellen. Für Lebensmittel muss dokumentiert werden, von wem der landwirtschaftliche Betrieb sie erhalten oder an wen er sie abgegeben hat. Gleiche Dokumentationspflichten bestehen für Futtermittel. Informationen und Rechtsquellen dazu finden Sie in der Informationsbroschüre Cross Compliance 2009

Freiwillige Qualitätssicherungssysteme im Rahmen der Erzeugung von Lebensmitteln haben zum Ziel, eine systematische Qualitätssicherung über alle Stufen des Produktionsprozesses zu gewährleisten und so ein möglichst hohes Maß an Sicherheit der Lebensmittel für den Verbraucher zu gewährleisten. Mittlerweile müssen sich viele Landwirte zertifizieren lassen, wenn sie an bestimmte Abnehmer liefern wollen. Die Teilnahme an Qualitätssicherungssystemen ist mit umfangreichen Dokumentationspflichten verbunden.

Strategische Entscheidungen im Unternehmen wollen gut überlegt sein. Zahlen, Daten und Fakten helfen dabei, eine Lösung für die Weiterentwicklung des Betriebes zu finden. Langfristige Aufzeichnungen können dazu beitragen, Betriebszweige zu optimieren und Vergleiche mit anderen Betrieben durchzuführen. Nutzen Sie Dokumentationspflichten für das Unternehmen und für die persönliche Weiterentwicklung, denn neue Aufgaben bedeuten Herausforderung und können mit effektiven Lernprozessen verbunden werden!